電子契約書は文書作成ソフトなどを利用し、無料で作ることもできます。
しかし、この方法では改ざん防止や本人性の担保ができないため、訴訟の際に有効な電子契約とは認められない可能性が高いでしょう。
この記事では、電子契約書の具体的な作り方や無料で作成するときの注意点、電子契約システムを導入する際のポイントを解説します。

「契約業務の工数が多く、時間がかかって困っている」
「契約書を電子化したいが、どの契約書を電子化して良いのかわからない」
「契約書業務を効率化したいけど、具体的な方法がわからない」
など契約業務に関してお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

契約書の作成から締結までには、割印や製本、押印、また郵送に関しては取引先が受領・押印・返送する必要があり、1週間以上かかることもあります。
そのため、業務の工数と締結完了までの時間を短縮するためにも「契約書を電子化したい」と考える方いるのではないでしょうか。

しかし、契約書の中には「書面での契約締結」が義務付けられているものもあり、注意が必要です。
そこで今回は、電子化できる契約書の種類や電子化できない契約書の要件、また電子契約書の作り方など契約書の電子化についてまとめた資料を無料で配布しております。

興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

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1.電子契約書の作り方を解説

電子契約書は無料・有料、どちらの作り方もあるものの基本的には有料の電子契約システムを利用します。
電子契約システムとは、契約書の署名捺印に相当する電子署名とタイムスタンプを電子契約書に付与して契約締結できる仕組みのことです。

電子契約書では文書の非改ざん、本人性、存在性の担保により、裁判でも有効な法的効力を維持できます。
なお、電子契約システムの中にはトライアル版や無料期間を設けているものもあるため、それらを利用すれば無料で法的効力のある電子契約書を作ることも可能です。

1-1.電子契約システムの基本機能

電子契約システムは、電子契約業務を効率化する以下の基本機能を備えています。

・契約書テンプレート
・タスク・ワークフロー管理
・電子印鑑
・電子署名作
・タイムスタンプ
・電子証明書
・電子契約書の保存
・外部システム連携

これらの機能により、電子契約の締結から契約書の保管まで、一連の手続きをデジタル化できます。
なお、取引先が同じ電子契約システムを使っていなくても、メール認証などで契約締結することも可能です。

1-2.電子契約書を自作しメールで送信する方法

電子契約を無料で行う場合、電子契約システムを使わずWordやExcelで契約書を作成し、メールで送信するというやり方もあります。

しかし、上記のみでは契約書の改ざんが容易にできてしまうため、それらを防止する仕組みを自社で導入しなければいけません。

また、PDFなど無料で作成できる電子署名を使う場合、取引相手が電子証明書を取得する必要があるなど手間も多く、スムーズな契約が困難な点がデメリットです。無料で電子契約書を作る際の注意点は次でさらに詳しく解説します。

2.無料で電子契約書を作る際の注意事項

無料で電子契約書を作る方法には以下の2通りが考えられます。

・文書作成ソフトで自作する
・無料で電子契約システムを使う

これらの作り方は、どちらも手軽な点がメリットです。
しかし、セキュリティやコストの問題もあるため、事前に注意点を把握した上で導入を検討しましょう。

2-1.改ざんされない仕組みが必要

WordやExcel、PDFなどで作成した電子契約書をそのまま使えば容易に改ざんが可能です。そのため、改ざん防止や本人性を担保する仕組みを付与しなければいけません。
なお、電子契約の場合、書面のように名前や日付を打ち込んだり、印影の画像を添付したりといった単純な方法では、不正を防止はできません。
電子文書はハッシュ値を用いた暗号技術により改ざんを防止するため、専用のシステムを導入しないと対策は難しいでしょう。

2-2.原本性を確保して保管する

電子的に締結した契約書は、以下のように原本性を確保できる仕組みを備えて保管することが求められています。

・見読性：必要に応じて画面や書面に表示できる
・完全性：改ざんや消失を防ぐ仕組みを備える
・機密性：不正アクセスの防止
・検索性：所定の要件で検索ができる

そのため、締結後の電子契約書をフォルダなどに入れて保管するだけでは不十分です。上記を満たす方法で保管できる仕組みを導入しましょう。

2-3.契約相手の手間が増える可能性がある

取引相手が電子契約に慣れていない場合、相手の手間を増やす恐れもあります。また、電子証明書が必要なら取引先に有料で発行してもらわなければいけないこともあります。

電子契約での締結を拒否されれば、書面で契約を結ぶこととなるため、電子化のメリットを享受できない可能性もあります。
本格的に電子契約の導入を考えているなら、取引相手も対応可能か事前に確認した方が安全です。

2-4.電子契約システムの無料プランは制限が多い

電子契約システムのフリープランは、「月の契約件数が5件まで無料」など、制限を設けているケースが多いです。
5件を超過した場合、有料プランへの登録が必要となることも多いため、想定外のコストがかかる可能性もあります。

今後も電子契約を活用したいなら、有料でも初めから使いやすいシステムを導入した方がコストを抑えられるかもしれません。

3.電子契約書システムを導入する際のポイント

電子契約システムを導入する際は自社に必要な機能が揃っているか、セキュリティ対策は万全かなど、総合的に判断した上で検討しましょう。

電子契約システムは長期に渡り同じものを使うケースが多いため、月額利用料だけでなく、費用対効果の見極めが大切です。

3-1.必要な機能が揃っているか

各社の電子契約システムでは、基本機能に大きな差はなくとも、細かな仕様が変わるケースが多いです。
例えば紙の契約書の電子保存に対応しているか、どのような外部システムと連携できるかなどは、システムにより分かれる仕様です。

また、電子署名の方法も「立会人型」と「当事者型」などの違いがあるため、自社に必要な機能が備わっているか確認しましょう。

3-2.セキュリティ対策が施されているか

電子契約書の改ざん防止策では、電子署名と認定タイムスタンプが付与できる必要があります。また、締結した電子契約書は電子契約システムのサーバーに保管されるため、サーバー側のセキュリティ対策の確認も必要です。
例えば、自動バックアップや多重バックアップなどの仕組みがないと、災害時に契約書データが破損する恐れがあります。

さらに、通信中に契約書のやり取りを傍受される可能性もあるため、暗号化通信に対応しているか、契約書へ不正アクセスできない仕組みがあるかなども確認しましょう。

3-3.サポート体制が充実しているか

電子契約サービスの導入では、導入前から導入後まで、サポート体制が充実していることも大切です。
特に、実際に使うことで生まれる疑問もあるため、カスタマーセンターなど電話で直接使い方を確認できる方が安心でしょう。
また、取引先企業向けの使い方資料などを配付していると、自社で対応する時間を減らすことができます。

3-4.費用対効果を得られるか

電子契約を使い続けるなら、電子契約サービスの利用料はランニングコストとしてかかり続けます。そのため、費用対効果を得られるか充分に確認しましょう。
機能が充実しているからといって、高額なプランで契約しても使いこなせなければ無駄なコストとなってしまいます。

何が必要か判然としない場合、まずは低価格プランを利用し、必要に応じて契約内容を変更するのもひとつの方法です。

4.電子契約書は電子契約システムを導入して安心・安全に作成しよう

電子契約書は無料で作れないことはないものの、セキュリティ対策を自社で施さなければいけないなど、運用が煩雑になりやすい点がデメリットです。
そのため、一般的には契約の締結やセキュリティ対策、保管まで一連の手続きが行える電子契約システムを導入して作ります。

電子契約システムを導入する際は、コストだけでなく、自社に必要な機能が備わっているか、サポート体制は充実しているかなど、総合的に判断するとよいでしょう。

「契約業務の工数が多く、時間がかかって困っている」
「契約書を電子化したいが、どの契約書を電子化して良いのかわからない」
「契約書業務を効率化したいけど、具体的な方法がわからない」
など契約業務に関してお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

契約書の作成から締結までには、割印や製本、押印、また郵送に関しては取引先が受領・押印・返送する必要があり、1週間以上かかることもあります。
そのため、業務の工数と締結完了までの時間を短縮するためにも「契約書を電子化したい」と考える方いるのではないでしょうか。

しかし、契約書の中には「書面での契約締結」が義務付けられているものもあり、注意が必要です。
そこで今回は、電子化できる契約書の種類や電子化できない契約書の要件、また電子契約書の作り方など契約書の電子化についてまとめた資料を無料で配布しております。

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