管理方法を変えて工数が半分に?勤怠・人事管理などを一まとめて管理すると費用はどのくらい変わるかを解説! | jinjerBlog

管理方法を変えて工数が半分に?勤怠・人事管理などを一まとめて管理すると費用はどのくらい変わるかを解説!

ジンジャーは、勤怠管理・人事管理・給与計算・ワークフロー・経費精算・雇用契約・コンディション管理など、バックオフィス業務の一元管理できるがクラウドサービスです。

多くの企業では勤怠管理はタイムカード、給与計算はExcel、経費精算はクラウドシステム、というように業務ごとに別々の方法で管理しているかと思います。

ジンジャーでは、そのような社内に散らばった人事情報を、1つのデータベース上で一元管理できるシステムです。

本記事では、ジンジャーで一元管理をおこなうことによって、一元管理以外の管理方法とかかる費用がどのくらい違うのかを比較していきます。

一元管理に関する解説は、下記の記事をご参考ください。
参考:ジンジャーってどんなサービス?サービスの特徴や活用方法について解説

1.比較①:勤怠管理はタイムカード、給与はExcelで管理しているケースとの比較

本章では、勤怠管理をタイムカード、給与計算はExcelで管理する方法と、ジンジャーで勤怠管理と給与計算を連携する方法とで費用がどのくらい違うのかを解説します。

1-1.勤怠管理と給与計算を連携させていないと確認作業が多くなる

1-1-1.集計ミス・データ改ざんが発生する可能性がある

タイムカードは給与の締め日に回収して、打刻データをExcelに転記し、集計作業をおこないますが、転記は手作業となるため、集計ミスが起こる可能性があります。

そのため、Excelに入力した数字が正しいかをダブルチェックするなど、担当者は確認作業が必要となります。

1-1-2.残業・有休管理に時間がかかる

タイムカードで勤務時間を管理している場合、残業時間の計算に多くの時間を費やすことになるでしょう。

残業時間の計算はタイムカードで記録した労働時間を確認し、何時間残業したのか、残業代はどのくらいなのかを計算しなければなりません。

また、有休管理もタイムカードでは管理できないため、別途Excelで有休取得者を記録する必要があるので、誰がいつ有休を取得したのか確認するのに時間がかかります。

1-2.「ジンジャー」で一元管理すると費用はどのくらい変わる?

上記で記載したようにタイムカードで勤怠データを管理し、Excelで給与計算をおこなっているケースでは、人事担当者が管理・計算する手間がかかります。

仮に、日給1万8千円の従業員2人が集計時間のダブルチェックに2日、残業・有休管理に1日かかっていたと仮定すると、月に6万4千円の人件費がかかります。

一方でジンジャーであれば、従業員の勤怠データから給与計算を自動で集計・計算するため、ダブルチェックに工数はかかりません。

また、残業・有休管理も従業員から申請することができたり、自動集計して給与に反映することができるため、人事担当者にほとんど工数はかかりません。

下記の事例のように、ジンジャー勤怠の導入により集計工数が半分になったケースであれば、人件費で計算すると月に3万2千円分のコスト削減ができることになります。

月に3万2千円コスト削減できれば、年間で38万4千円削減できることになります。

参考:タイムカードからの脱却で、月初めの労働時間の集計が1/2、紙のコストも1/3に!

2.比較②:勤怠管理・給与計算・人事管理で別々のシステムを導入しているケースとの比較

ジンジャーでは、働いている従業員の情報が共通の人事データベースにリアルタイムで反映され、既存の従業員を含め、従業員に関わる全ての情報は人事データベースによって一元管理されます。

本章では、勤怠管理・給与計算・人事管理を別々のシステムで管理する方法とジンジャーで一元管理をする方法とで費用がどのくらい変わるのかを比較していきます。

2-1.勤怠管理と給与計算を連携させていないと確認作業が多くなる

2-1-1.入社時に従業員情報の登録が必要

新入社員の入社手続きでは、様々な書類が必要になります。

書類だけでなく勤怠管理システムや人事管理ソフトなど、それぞれのシステムに従業員情報を追加する必要があります。

ジンジャーであれば、入社手続きに関する業務を全てオンラインで完結させることが可能です。

入社予定の従業員に人事情報の入力依頼をメールで送付すれば、入社前に従業員情報の収集を完了することができます。

従業員はメールで送られてきた情報入力のフォーマットに沿って情報を入力して送信するだけで入社手続きが完了し、入力した情報はそのままデータベースに連携されるため、転記作業は必要ありません。

参考:雇用契約システムのジンジャー(ジンジャー) l 労働条件通知を電子化

2-1-2.各システムで情報の更新作業が必要

従業員の異動が発生した場合、複数のシステムで所属や権限を変更する必要があります。

例えば、従業員が結婚し苗字が変わったときに勤怠管理システム、給与計算システム、人事管理システムなど、使用している全てのシステムで従業員の名前を変更する作業が必要になります。

上記のような基本情報について、近年ではAPI連携を用いて、異なるシステム間での情報連携を行っていただく事例も増えてきております。

ジンジャーでは1つのデータベース上で従業員データを一元管理できるため、データベースの名前を更新するだけで、勤怠や給与などのシステムにも自動で更新される上、所属や役職、それらに伴うワークフロー権限など、従業員様のご情報のすべてを自動更新し、業務効率を引き上げることが可能です。

2-2.「ジンジャー」で一元管理すると費用はどのくらい変わる?

システムに入力されている従業員情報の更新作業や新規で従業員情報を追加する作業は、そこまで多くの時間はかからないかもしれません。

しかし、従業員が多くなるにつれて作業にかかる時間は多くなってきます。

例えば、1人の従業員情報を追加・更新するのに2時間かかっていると仮定します。

年間で100人の情報を追加・更新するのに必要な場合、この作業にかかる時間は200時間になり、日給1万8千円の従業員が200時間作業するとなると、年間で36万円の人件費がかかります。

一方でジンジャーであれば、データベースの従業員データを変更するだけで、勤怠管理システム・人事管理システムなど全てのデータに反映されます。

そのため、複数回必要となっていた更新作業をたった1回にまで削減することができます。

2時間かかっていた作業が、仮に1時間までに短縮されれば、人件費で計算すると年間で18万6円分削減することにつながります。

3.「ジンジャー」は理想のバックオフィスを実現

ジンジャーは、ジンジャー勤怠やジンジャー人事などの複数のプロダクトで共通したデータベースを持っているため、データベースの情報を更新するだけで、勤怠管理・人事管理・給与計算・経費管理などすべてのデータが更新されます。

このように人事データベースを活用することで、あなたが理想とするバックオフィスを実現できるかもしれません。

下記の記事では、ジンジャーを導入後に実現できる理想のバックオフィス業務の姿についてご紹介していますので、ご参照ください。

▽参考
【ジンジャーを徹底解説!】特徴や導入後実現できる理想のバックオフィス業務の姿とは