給与計算は中小企業こそアウトソーシングを|メリット/デメリットと選定方法 | jinjerBlog

給与計算は中小企業こそアウトソーシングを|メリット/デメリットと選定方法

日本国内の多くの中小企業では、給与計算作業を1人の社員が受け持ち、対応しているという現状が多くあります。

しかし、このような方法では、特定の社員のみに負荷がかかるという点から、多くのリスクや課題も発生しがちです。

そこで今回は、中小企業が給与計算をアウトソーシングすることによるメリット・デメリットやアウトソーシング事業者を選ぶ上での注意点、業者の選定方法について解説していきます。

1. 中小企業が給与計算をアウトソーシングするメリット・デメリット

1-1. 中小企業が給与計算をアウトソーシングする際のメリット5つ

まずは、給与計算のアウトソーシングを実施することによる5つのメリットからご紹介します。

1-1-1. メリット①:収益を生む業務に専念できる

本来収益を生まない給与計算や社会保険手続きなどに携わる人員を、収益を生む業務に転換させることが可能となります。そのため、今まで以上に効率的な経営が期待できます。

1-1-2. メリット②:担当者の急な不在でも対応可能

給与計算の担当者が1人に限定されると、急な休みや退職があった場合に対応が困難です。業務内容を把握している担当者が1人しかいない、という事態を避けるため、給与計算のアウトソーシング化により、リスク回避が可能となります。

1-1-3. メリット③:社会保険などの法改正にも対応しやすい

給与計算を外部にアウトソーシングすることで、社会保険などの法改正にも俊敏に対応できます。そのため、給与計算のミス削減にもつながります。

1-1-4. メリット④:作業量の多い時期でも増員が不要

年末調整や住民税の更新時期は、給与計算業務においても繁忙期となり、業務量が増加します。しかし、給与計算作業をアウトソーシングすれば、臨時増員が不要となります。

1-1-5. メリット⑤:給与計算担当者の業務負担が軽減できる

給与計算の時期は作業が集中し、残業の発生や、有給が取りづらくなる傾向がありますが、こちらもアウトソーシングすることで、業務過多を防ぐことができます。

1-2. 中小企業が給与計算をアウトソーシングする際のデメリットと2つの解決策

次に、給与計算のアウトソーシングを実施することによる5つのデメリットをご紹介します。

1-2-1. デメリット①:情報漏えいのリスクが生じる

社内の情報を外部の会社に渡すということは、少なからず情報漏えいの可能性もあります。

そのため、給与計算のアウトソーシング化を検討する場合は、プライバシーマークを保有している会社など、セキュリティ対策をしっかりとおこなっている会社を選定するとよいでしょう。

1-2-2. デメリット②:給与計算におけるタイムラグ

給与計算を外部にアウトソーシングするため、従業員情報や勤怠の情報をアウトソーシング先に送付する必要があります。このような送付期間や、仮に問題が発生した際の対応は、自社でおこなうよりも時間がかかってしまう傾向にあります。

解決策としては、前もってデータを渡しておくなど、余裕あるスケジューリングをする必要があります。

情報の受け渡しや、問題の発生により、時には自社の担当者が給与計算をするほうが効率がいいケースもあることを念頭に置いておきましょう。

2. 給与計算をアウトソーシングする際の会社の選び方

ここからは、給与計算をアウトソーシングする際の会社を選ぶ際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

以下にアウトソーシング依頼時の会社選定に役立つポイントをご紹介しますので、参考にしてください。

●セキュリティ管理がしっかりとしているか
●専門知識を持ったスタッフが在籍しているか
●委託したい業務の範囲はどこまでか

それでは、具体的にこれら3つのポイントについて確認していきましょう。

2-1. セキュリティ管理がしっかりとしているか

アウトソーシングを依頼する場合は、セキュリティ管理がしっかりとおこなわれている企業を選ぶ必要があります。

選定時には、「プライバシーマークを保有している」「パスワードの設定をおこなっている」「暗号化された空間でサーバー保存している」といったところに注目しましょう。

なかでも、「金融機関系の事業者」「システム開発会社」は、セキュリティ管理を得意としているところが多いため、安心して依頼できる可能性が高いでしょう。

2-2. 専門知識を持ったスタッフが在籍しているか

選定するときは、社会保険や税金の計算などに必要な専門知識を持ち合わせたスタッフが在籍する会社を選びましょう。

社労士や税理士資格の有無は専門性の高い人材が在籍しているかどうかを示すチェックポイントともなりますので、事前に確認することをおすすめします。

2-3. 委託したい業務の範囲はどこまでか

一口に給与計算のアウトソーシングをおこなうといっても、委託できる業務の範囲は各アウトソーシング先により異なります。

計算業務だけをおこなう事業者からデータの管理までをおこなってくれる事業者、また人事業務全般を一括で代行してくれる事業者などその内容はさまざまです。

不要なサービスまで依頼してしまい、かえってコストがかかってしまった、ということがないように、実際に委託したい範囲を明確に定めておくのがよいでしょう。

3. 給与計算をアウトソーシングし、生産性向上を目指そう!

今回は、中小企業が給与計算をアウトソーシングすることによるメリット・デメリットやアウトソーシング事業者選定時の注意点、業者を選定する方法についてご紹介しました。

少数精鋭型の中小企業であるからこそ、従業員の生産性を上げ、業務効率化をはかるためにもぜひ給与計算のアウトソーシングをおすすめします。