退職時に必要な手続きや提出物とは?|退職時に人事が心がけたいこと

従業員が退職する際には、退職者から提出してもらうもの、逆に会社から退職者に渡さなければいけないものがあります。この記事では、会社と退職者双方にとって後々のトラブルにならないために、必要なことをピックアップしていきたいと思います。
 

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退職者に提出してもらう5つのもの

 
退職者から提出してもらうものには以下のものがあります。

  • 1.退職届
  • 2.健康保険証
  • 3.名刺
  • 4.会社の備品
  • 5.書類やデータ

 

1.退職届

退職は、従業員からの口頭での意思表示でも成立します。民法上では、14日前までに退職の意思表示をすればいいということになっています。しかし、口頭での意思表示のみで退職が決まってしまうと、後々「言った言わない」のトラブルに発展しやすくなってしまいますので、必ず退職届を作成し、提出してもらうようにしましょう
 
社内で決まった退職届のフォーマットが無い場合は、「退職の意思・退職の理由(一身上の都合など)・退職日・氏名」を記載して押印したものを提出してもらうようにしたほうがいいでしょう。ただ、退職の理由が契約社員やパートなどの契約期間終了による雇止めの場合は提出してもらう必要はありません。
 
また、退職の理由が会社都合での解雇や懲戒解雇の場合は、逆に会社側から解雇通知書を退職者に渡す必要があります。
 

2.健康保険証

社会保険の場合、社員は会社を通じて健康保険に加入しています。つまり、会社を退職すると保険証は無効になってしまいます。また、会社は保険証を日本年金機構に返却しなければなりません。保険証は退職日に必ず返却してもらいましょう。
ちなみに、保健証は退職日いっぱいまで有効となります。そのため、社員から「退職日に使うので翌日返したい」という申し出があるかもしれません。その場合には、保険証のコピーを渡し、保険証本体は当日預かってしまいましょう。
 

3.名刺

会社でつくった場合はもちろんのこと、自分で作成したものであっても、すでに名刺は役割を終えています。社名が入っているものですから、こちらも返却対象です。そして、うっかり忘れがちなのが取引先の名刺です。会社にとって最も重要な個人情報のひとつですから、必ず受け取るようにしましょう
 

4.会社の備品

会社に所有権がある物を返してもらうのは当たり前です。パソコン、携帯、制服など、会社によって貸与品や備品は様々だと思います。退職者自身がもらったと勘違いしていることもありますので、会社の方から返却物のリストを渡しておくと抜け漏れなくスムーズに対応できるでしょう
 

5.書類やデータ

一見価値がないように見えても、「機密情報」にあたるものはたくさんあります。たとえば、サンプル品や、提案済の資料、過去のレポート、ボツになった開発データなどですね。こういったものは後日トラブルになる可能性があります。回収するのか、破棄するべきか、あらかじめ指示しておきましょう。
 
 

会社から退職者へ渡すべき4つのもの

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逆に、会社から退職者へ渡すものは以下があります。

  • 1.離職票
  • 2.雇用保険被保険者証
  • 3.年金手帳
  • 4.源泉徴収票

 

1.離職票

正式には「雇用保険被保険者離職票」と呼びます。退職者が失業保険の給付を受ける際に必要な書類です。次の職場が決まっている場合は不要ですので、退職者が離職票の発行を希望するかどうかを確認しておきましょう。
 

2.雇用保険被保険者証

退職者が次の職場へ提出したり、失業保険を受けたりする時に必要となります。
会社で預かっている場合は退職者に返却しましょう。
 

3.年金手帳

厚生年金の加入者であることを証明する書類です。退職者が国民年金に変更する時に必要となります。一般的には従業員が自己管理するものですが、もし会社で預かっている場合は、こちらも退職者に返却してください。
 

4.源泉徴収票

退職者が所得税の確定申告をする際に必要になります。また、転職先が決まっている場合は転職先に提出することになりますので必ず発行してください。
 
 

退職手続きに関する、時系列ごとにやるべきこと

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時系列ごとにやるべきことを説明すると、以下のような流れになります。

  • 退職日の2週間前以前
    退職者からの退職意思の確認、退職届の受け取り。
  •   ↓

  • 退職者の最終出勤日
    社員証、名刺、その他貸与物の回収。雇用保険被保険者証、年金手帳の返却。
  •   ↓

  • 退職日
    健康保険証の回収。
  •   ↓

  • 退職後10日以内
    ハローワークへ行き離職票を発行してもらい、郵送する。
  •   ↓

  • 最終の給与計算確定後
    源泉徴収票の発行と郵送。(給与明細に同封して送るとスムーズです)

 

返却方法や退職者に促すべきこと

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返却方法はどれがいい?

返却方法としては手渡しが一番ですが、社員が残った有休を消化しているなど、手渡しが難しい場合もあります。そこで、郵送による返却に対応することも考えておきましょう。ただし、この方法をとると、返却が遅れたり、場合によっては返却しないまま音信不通、なんてこともありえます。必ず返してほしいものは、なるべく手渡しでおこなうようにしましょう。
 

保健証は退職日に必ずもらう

保健証は日本年金機構から貸与されている物ですので、退職した場合にはすみやかに同機構へ返却しないといけません。原則として、この手続きは会社がおこないます。そのため、保険証だけは確実に提出させてください。
具体的な手続きとして、会社は退職日から5日以内に、「資格喪失届」と健康保険証を日本年金機構に提出する必要があります。ただし、本人が直接日本年金機構に郵送することも可能です。提出期限が迫っている場合には、こちらの方法を勧めましょう。
 

必ず返してほしい物は期限を決めて

返却物について、会社側が把握しているだけでは足りません。返却率を上げるためには、退職者にきちんと知らせておく必要があります。可能であれば返却物リストを作り、あらかじめ渡しておきましょう。必ず返してほしい物には提出期限をつけるとなお良いかと思います。
 
 

最後に

 
退職に際して、退職者からの返却物を大まかに分けると、保険証、身分証、貸与品、機密事項になります。保険証や身分証はわかりやすいですが、他の物は退職者自身が返還の必要がないと思っていることがあります。できるかぎり、会社側から返却を促すようにしてください。
 
会社側からは、離職票、雇用保険被保険者証、年金手帳、源泉徴収票を渡しましょう。ただし、源泉徴収票以外は場合によっては渡さなくて良い時もあります。いざ従業員の退職が決まってからバタバタしないよう、貸与物のチェック表をきちんと付けるなど、普段から管理をしておきましょう。
 

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野上大志

野上大志

インドとタイをこよなく愛するHR NOTE編集者です。 「人事の発展が企業を発展させるカギを握っている」と考え人事関連のみなさまに少しでも価値のある面白い記事を書いていきたいと考えています。 休日はサッカーやフットサル、プチ放浪や、フェスなど自由奔放に過ごしています。
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