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タイムカード打刻のメリットより時代はペーパーレスの勤怠管理システム

タイムカード

 
昨今、正社員・パート・嘱託・契約社員・派遣社員・アルバイトなど複雑な雇用体系への移行やライフスタイルの変化に合わせてフレックスタイムの導入が進み、会社も多様な出退勤の管理をその複雑な雇用体系に合わせていく必要が出てきています。
 
また勤怠管理の方法も、より仕事の効率化・利便性・速さを求め、さらにスピード化の時代の流れによりその管理方法もアナログからデジタルへと進化しています。そのような中、タイムカードが使われてきた歴史は古く、いまだにこの勤怠管理の方法で使い慣れている会社が多いのも現状です。
 
そこで今回はタイムカードによる勤怠管理が現代の社会において、どのようにメリットやデメリットがあるのか調べてみました。
 
 

タイムカード打刻のメリットとデメリット

では実際にタイムカードのメリットとデメリットについて詳しく解説していきます。
 

タイムカード打刻のメリット

打刻1

 
古くから会社の規模にかかわらず使われてきたタイムカードの良い点は、本人自身が正しく出勤時間と退社時間を、タイムカードで打刻できることで、本人認証の元において把握できることです。
 
特に少人数の会社では勤怠管理をする必要がある社員の数も少ないので、タイムカードでの管理の方が簡単に把握することができます。また特別なWeb打刻システムを導入する必要性もあまりなく、勤怠管理に関しての経費があまりかからないといった利点があります。
 

タイムカード打刻のデメリット

打刻3

 
タイムカードはその仕様上、社員1人1人に打刻をしてもらわないといけないアナログな方法です。
 
専用の打刻マシンへ短時間のうちに人が集中するとタイムカードを打つために行列ができたり、他人が代理で打つという不正打刻押し忘れといった人為的なアクシデントも起きかねません。
 
またタイムカードでの勤怠管理では、すべてが人間の手による勤務時間の計算時になるため、勤務の締め日には集計作業に煩雑かつかなりの時間がかかる業務も強いられます。これらに関する備品代にもランニングコストがかかり、個人情報の保護などにより、その後のタイムカードの保管と処理も必要になります。
 
特に、会社の規模が大きい場合や組織が複雑な場合、その打刻したタイムカードを本社や本店へ毎月送る輸送費や発送に伴う業務なども発生します。
 
会社の規模や資本によってタイムカードを使用することは、メリットになったりデメリットになったりしますので、それぞれの会社状況によりタイムカードを使用した方が効率的でベターな方法なのか否か、再度検討をしていくことも大事でしょう
 

時代はコスト安・ペーパーレスへ

打刻2

 
タイムカードの打刻システム、Web打刻システムのいずれの勤怠管理にしても、『長期的に見たコスト削減』や『業務の効率性』を考えて、社員が勤怠管理に煩わされることなくよりスムーズにおこなえる勤怠管理を導入し改善していくことが第一といえるでしょう。
 
ですがここ近年の企業の流れとして、世界的なエコ化志向とパソコンやインターネットの普及により、利便性と迅速化において書類での提出物がほとんどペーパーレス志向へ時代が移行してきているのも事実です。
 
技術の進歩によって勤怠管理システムも進化しており、人事総務的な業務が煩雑にならないように業務改革がおこなわれてきています
 
たとえば、パソコンの起動から終了時を勤怠管理に利用した勤怠管理システムやオンライン上でできるWeb打刻システムを導入して、勤怠管理にかかる人件費の削減と労務時間を軽減して業務の効率化を図ろうとする動きもでています。
 
また、クラウドやシステムでデータを用いた人事管理により月次の動きを日次の動きで把握することもできます。データでの把握により企業によっては、適材適所の人員配置や、シフトの作成など、勤怠管理システムで多くの業務を効率化することも可能になってきています。
 

まとめ

現代の複雑になった雇用形態下においてより正確でより速く勤怠管理するには、勤怠管理者の権限機能が付いたWeb打刻システムが、正確でよりスピーディーに安心な労務管理サポートができるでしょう。
 
勤怠管理システムも会社の規模やニーズに合わせて多くのサービスがリリースされています。現状でタイムカードでの打刻をエクセルに手動で打ち込みをされているような担当者であればWebやクラウドで勤怠管理できるシステムを比較検討してみれはいかがでしょうか?
 

 
 

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野上大志

野上大志

インドとタイをこよなく愛するHR NOTE編集者です。 「人事の発展が企業を発展させるカギを握っている」と考え人事関連のみなさまに少しでも価値のある面白い記事を書いていきたいと考えています。 休日はサッカーやフットサル、プチ放浪や、フェスなど自由奔放に過ごしています。
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