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手書きのタイムカードを使う意味?そのメリットを徹底解説

人事における勤怠管理に欠かせないツールなのがタイムカード。最近はクラウド型の勤怠管理システムが出てきていますが、それでもなお、その管理のしやすさや使いやすさにより「手書き」のタイムカードを用いる会社は多いです。今回は人事担当者向けに「手書き」のタイムカードの活用方法について徹底解説します。

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1.手書きのタイムカードを導入すべき企業とは?

タイムカード640

手書きのタイムカード導入においては、企業の業態に合った導入の仕方をしないと実態に合わずコスト削減や業務の効率化を妨げる要因となってしまいます。では、どんな企業が手書きのタイムカードを導入すべきか、場合分けをして紹介します。

従業員100名未満の企業

従業員が100名未満の会社においては、1部署あたりの人数も10名前後になることが多く、手書きになってもタイムカードの集計が容易です。加えて、1部署当たりのパートタイムスタッフ、アルバイトスタッフとの棲み分けも容易で集計対象者が少なくて済みます。したがって、勤務状況の可視化もしやすく、マネジメントサイドが各社員の勤怠状況を把握しやすくなります

勤怠ソフトや勤怠管理システムを導入するよりもコストが掛からずに済むという利点もあります。導入費用だけで100万円に迫るシステムもあり、ランニングコストも月間数万円となると、それだけで企業の収支に悪影響を及ぼすので、手書き管理は安価だといえるでしょう。

アルバイトやパートタイムの比率が高い企業

士業を始めとした業態では正社員よりもアルバイトやパートタイムのスタッフの方が多く、逆に手書きで出勤頻度や勤務時間を記録した方が管理しやすいというケースもあります。パートタイム・アルバイトスタッフにとっては何時間働いたかで給与が確定されるので、手書きのタイムカードで時間を把握する方が高いシステムを導入せずに安く勤怠管理ができるという利点もあります

パソコンをほとんど使わず「紙」ベースで業務を実施する企業

保険代理店などのように、「紙」で営業を実施し、紙で業務を管理している企業にとっては業態の延長上として、手書きでのタイムカード管理が適しているようです。いわゆる手書きの出勤簿の延長線上として捉えられることが多いです。ベテランの事務員にとっても慣れ親しんだ手書きのタイムカードの方が、慣れないパソコンよりも処理が早いそうです

2.手書きでタイムカードを記載する際の注意点

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手書きでタイムカードを導入する際の注意点を紹介します。手書きで記入や管理が可視化しやすい反面、不正の温床になりかねない側面もあるので、事例を分けて解説します。

紙ベースによる資料保管の煩雑化

厚生労働省が「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表したことにともない、労働者名簿・賃金台帳だけでなく、タイムカードなどの勤怠管理書類も3年間保存しなければならなくなりました(3年間の起算点は、最後の記載がされた日)。

よって、紙ベースでの管理となると3年ごとの入れ替えがあるとはいえ、3年間ずっとカードと集計結果を保管せざるを得なくなり、紛失リスクや管理工数が掛かってしまう恐れもあります

対処法としては、人事による一元管理で各部署に紛失リスクを負わせないことはもちろんですが、管理場所を特定して紛失しやすい状況にしないことが重要です。さらに、毎年帳簿の過不足を点検することで紛失リスクを低減することができます。

事務員のタイムカード集計工数増加

最後に、手書きのタイムカードを集計して勤怠管理や給与に反映させる事務員の工数も馬鹿になりません。月末の締まった後にタイムカードを手入力や手計算でまとめるとなると、事務員に対して余計な延長勤務を強いてしまう可能性もあります。

したがって、事務員の残業代に手当を上乗せするとともに、締日直後の過重労働後には半休を支給するなど、他の従業員と不平等が生じないような環境づくりが求められてきます。

3.手書きタイムカード、オススメフォーマット

タイムカード3

ここでは、手書きでの管理におすすめのタイムカードのフォーマットを紹介します。

Excelから出力形式の手書きタイムカード

テンプレ

1日ずつ上長確認を実施する形式となっているため、毎日上長が勤怠状況をモニタリングすることができ、不正を防止しやすくなります。記入方法も出勤・退社・勤務時間のみというシンプルな形式になっているので、従業員にとっても記入しやすいタイプとなっております。

残業時間も把握できるタイプのフォーマット

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勤務時間と残業時間を一緒に管理することにより、通常勤務時間に加えて残業時間がどれだけ蓄積されているかチェックできます。併せて遅刻早退の有無も点検できるので、一元管理にはもってこいのフォーマットといえるでしょう。

4.このような場合、どうすべき?手書きタイムカードQ&A

タイムカード4

ここまで、手書きのタイムカードの活用方法について触れてきましたが、具体的なケースに分けてFAQを設け、実務面の疑問にお答えしていきます。

Q.打刻時間を偽造された場合の対応方法は?

A.厳重注意・頻発する際には譴責などの強い態度での対処が望ましいでしょう。罰則規定による対処はもちろんのこと、不正をしてしまった従業員がなぜ不正に走ったか真因を探ることも重要です。上述したようなクリーンな労務環境づくりも必要になるかもしれません。

Q.残業代の記録はどうすればよいか?

A.従業員に備考欄に記入してもらうか、タイムカードの記入欄に残業時間も作成して、残業時間の正確な把握に努めましょう。従業員には月末にまとめて記入してもらうのではなく、毎日定点を持って記入してもらうことで人事・従業員両者で残業時間を正確に把握して過重労働の発生を未然に防ぎましょう

Q.従業員がタイムカードを紛失してしまった場合は?

A.すぐに再発行の手続きを取りましょう。フォーマットを事前に共有している場合は自分のローカルデータにタイムカードを残しておき、入力データを保管しておいてもらうように従業員へ指導しましょう。また、一元管理でタイムカード保管庫を部署ごとに作って従業員が紛失してしまうような状況を作らないようにしましょう。

Q.書類管理を煩雑にしないためのコツは?

A.3年間管理することになるので、管理場所を何個も作らないことが重要です。人事での保管庫1つと各部署での月々の管理用ボックスで事足りるでしょう。何よりも重要なのは、各部署でまとめたタイムカードを各部署に置かずに人事で必ず一元管理することで各部署に余計な紛失リスクを背負わせないことです。

Q.営業先に行ってそのまま帰ってしまう従業員にはどう記入させるべきか?

A.直行・直帰の場合、その事実が分かったタイミングで上長に何時からのアポイント、何時までのアポイントか報告してもらい、業務後、業務前にメールか電話で証拠に残るように勤怠申告してもらって後にタイムカードに記入してもらいましょう。この際に備考欄に直行・直帰と記入してもらうようにしましょう。

5.まとめ

手書きのタイムカードは従業員の少ない企業にとって、安価なコストで勤怠管理を円滑にする利点があります。また、フォーマットによっては個々の従業員の残業時間まで管理できるので、部署ごとで毎日の勤怠管理が容易になります。しかし、管理方法や従業員への指導を誤ると、不正の温床になりかねません。

一元管理や罰則規定の整備に加えて、従業員が不正を行わないようなホワイトな職場作りをおこなうことによって、タイムカードの管理をより円滑なものにしていきましょう。

クラウド型勤怠管理システムを使ってみる

タイムカードを使う上で使いづらさや管理方法でお悩みを抱えている方、一度クラウド型勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド型勤怠管理システムは、PCやスマホ、ICカードなどさまざまなデバイスに対応しているので、企業や組織にあった打刻方法を選ぶことができ、外出先でも打刻が可能となります。
また、エクセルへの入力が必要だった従業員の勤怠データも、クラウド型なら自動集計ができるので、リアルタイムで管理することができます。

加えて、打刻漏れを防ぐことや、時間がかかる月末の集計作業の工数削減など、さまざまなことがクラウド型勤怠管理システムを利用することで可能になります。
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