タイムカードでなく、iPadで打刻!アプリ対応の勤怠管理システム7選

タイムカードでの勤怠管理では、勤怠の締め日以降に発生する、従業員の打刻情報の集計や残業時間の計算に多くの工数を取られてしまい、頭を抱えている人事・労務担当者が多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、タイムカードでの勤怠管理よりも便利な、スマートフォンアプリ対応の勤怠管理システムをご紹介いたします。

アプリでの勤怠管理では、ワークフローの簡易化や、未打刻の防止リアルタイムでの勤怠情報の確認など、多くのメリットがあります。

働き方改革に取り組むためにも欠かせない、アプリ対応の勤怠管理システムの特徴や料金を比較しているので、導入を検討されている担当者様はぜひお読みください。

※本記事は2017年8月に公開をしておりますが、2019年1月に最新版にリニューアルをしております。

1. タイムカードはもう時代遅れ|アプリで打刻ができる勤怠管理システムとは?

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アプリ対応の勤怠管理システムとは、従来使われていたタイムカードをアプリ化したものです。

従業員に支給されているスマートフォン、もしくは個人のスマートフォンに専用のアプリをダウンロードをすることで、出退勤の打刻、直行直帰申請、休暇申請、シフト提出など、勤怠管理に必要な業務ができるようになります。

紙管理やエクセル管理など、アナログな管理が主流だった管理業務は、長時間労働の是正や、生産性の向上が重要視される中で、急速的にシステム化している企業が増加しています。

特に、勤怠管理業務はアナログな管理をしている企業が多く、未打刻や残業時間の超過などのトラブルが発生することが多いので、従業員の打刻から給与計算までの一連の業務をシステム化できる勤怠管理システムが普及しています。

ICカードやPCブラウザでの打刻ができる勤怠管理システムも多くありますが、直行直帰時に正確な労働時間が把握できない、各種申請に時間がかかってしまうなど、タイムカードでの打刻と同じようなネックがありました。

そこで今注目を集めているのが、アプリ対応の勤怠管理システムです。

アプリをタイムカードの代わりにすることで、従業員の打刻や各種申請がスマートフォンでできるようになるだけではなく、管理者の承認業務や、従業員の未打刻の確認などがスマートフォンのアプリからリアルタイムでおこなえるようになります。

2. アプリ対応の勤怠管理システムを導入する4つのメリット

2-1. 業務時間の削減、コストの削減につながる

タイムレコーダーや、タイムカードの維持にかかるランニングコストは規模の大きい会社であればあるほど馬鹿にはできません。

また、従業員のタイムカードから勤怠データを集計し、給与計算などの管理業務を担当者が、エクセルなどに手入力で毎月おこなうとなると、その工数もはかりしれません。

タイムカードでの勤怠管理を、スマホアプリやタブレットアプリ対応のクラウド型勤怠管理システムに変えることで、タイムカードでの勤怠管理にかかっていたコストの削減につながるだけではなく、管理者の勤怠管理への工数を削減することができます。

その結果、人事担当者が本来取り組むべき業務に工数をかけることが可能になります。

2-2. 適切な労働時間の管理ができる

タイムカードや手書きの出勤管理であれば、同僚に打刻をしてもらうなどの不正打刻へのリスクが高くなってしまいます。また、従業員の直行直帰時には正確な打刻ができずに正確な労働時間の把握ができません。

さらに、従業員は直行直帰や有給休暇には申請書に内容を手書きで明記し、上長や管理者に承認をもらわなければならず、従業員の生産性を下げてしまいかねません。

アプリ対応の勤怠管理システムであれば自分のスマホが必須で、中にはGPS機能と連動をしているので、不正打刻を防ぐことができ、適切な労働時間を管理することができます。また、複雑なワークフローもアプリ上で済ませることができるようになります。

2-3. 業務効率のアップにつながる

タイムカードアプリを導入することによって、勤怠データなどの集計や、残業時間の計算にかけていた時間を短縮することができます。

タイムカードを利用した勤怠管理では、従業員の勤怠データを担当者がエクセルに打ち込むことが多かったでしょう。

クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、従業員がアプリを活用して打刻をするたびに、勤怠データがクラウド上に保管され、集計作業や残業時間の計算などが自動でおこなわれるようになります。

従業員が多ければ多いほど、勤怠データの管理には時間がかかるので、アプリを活用した勤怠データの管理は時間短縮に繋がり、勤怠管理担当者の生産性が向上します。

2-4. アプリから自身の労働時間の把握ができて、未然に残業時間の超過が防げる

アプリ対応のクラウド型勤怠管理システムでは、勤務時間や残業時間を正確に記録して計算をしてくれるので、残業時間を正確に出すことができます。

従業員は勤怠管理アプリから、自分の総労働時間や、累積の残業時間を把握することができるので、会社ごとに定められている上限の残業時間を上回らないように、セルフマネジメントをすることが可能になります。

また、セルフマネジメントのみならず、残業時間が上限に達しそうな場合、システムから従業員や管理者に対してアラートを出すこともできるので、未然に残業時間の超過を防ぐこともできます

もちろん、管理者もリアルタイムで従業員の勤怠データを把握することもできます。自動的にシステム上に勤怠データを蓄積することが可能になることから、毎月の給与計算などの業務にかけている工数を削減することも可能になります。

3. アプリ対応のクラウド勤怠管理システムを導入する際の注意点

アプリ対応のクラウド勤怠管理システムを導入する際に注意しておくべきことをご紹介します。

3-1. 業務形態に合ったシステムかどうかを見極める

タイムカードでの打刻では、従業員が会社に出社をしない限り打刻をすることはできませんでしたが、アプリ対応の勤怠管理システムから打刻をおこなうとすると、社外からの打刻ができてしまう可能性があります。

アプリ対応の勤怠管理システムの中には、スマホのGPS機能と連動した打刻をすることができます。

そのため、直行直帰が多い営業職の打刻や、自宅作業をおこなう従業員の打刻、社内からの打刻などと、システムから制限をおこなうことで、不正打刻などを防ぐことができます。

働き方が多様化してきていることもあるので、企業の働き方に合わせて勤怠管理システムを選ぶ必要があるでしょう。

3-2. 各従業員のスマホにアプリ導入が必要かを考える

業務形態によっては、従業員のスマホアプリから打刻をしてもらう必要がないかもしれません。特に、飲食店やアパレルなど店舗経営が多い業界であれば直行直帰などの心配がないので、わざわざスマホにアプリをダウンロードする必要がない場合もあります。

クラウド型勤怠管理システムでは、スマホ専用アプリだけでなく、タブレット専用アプリでも打刻することができるので、店舗勤務の従業員が多い企業であれば、店舗に1台タブレットを設置するだけで、それぞれの打刻をすることができます。

しかし、アルバイトやパートが多い店舗では、学校行事やサークル、子供の行事などの都合で希望シフトを優先させる必要があります。

管理者のシフト作成業務はアナログな管理であることが多いですが、シフト管理機能付きの勤怠管理システムであれば、従業員の希望シフトをアプリから提出することが可能になり、シフト作成まで自動でおこなってくれます。

従業員とのシフト連携が複雑であればシフト管理機能付きの勤怠管理システムの導入を考えてみるのもいいかもしれません。

4. タイムカードアプリの価格・特徴を比較

ここでは、HR NOTE編集部が独自で「スマホで打刻ができる勤怠管理システム」を調査し、価格や特徴をまとめてご紹介させていただきます。

jinjer勤怠|打刻からシフト管理まで、全ての勤怠管理業務がアプリでできる

「jinjer勤怠」は株式会社ネオキャリアが提供する人事・労務向けクラウドサービス「jinjer」の勤怠管理システムです。PC、スマホ、タブレットなど打刻のデバイスを選ばないほか、あらゆるワークフローをアプリ上で連携が可能です。また打刻データの蓄積から従業員の離職を未然に防ぐ、エンゲージアラートメント機能も!
【特徴】

  • PC、スマホ、タブレットなど、各種ブラウザ、アプリからの打刻が可能。企業の働き方に合わせた打刻方法を選ぶことが可能
  • アプリからの打刻であれば、直行直帰でも正確な打刻を可能にするGPS機能や、従業員のコンディションを確認する笑顔認証打刻機能など、豊富な機能で現場に対応
  • クラウドサービスなので、打刻だけでなく、打刻修正や休暇の申請、シフトの提出などをアプリ上でおこなえる


【料金】

  • 初期導入費:100,000円~
    1ユーザーあたり:300円/月
  • 無料トライアル実施中
・サービス名:jinjer勤怠
・提供企業:株式会社ネオキャリア
・URL:https://hcm-jinjer.com

人事労務 freee:クラウドの勤怠管理システムで管理業務の手間を減らす

クラウド会計ソフト「freee」が人事・労務担当者向けに開発した「人事労務 freee」の勤怠管理システムです。勤怠管理から給与計算を一気通貫できるほかに、スマホアプリ対応はもちろん、年末調整などの労務管理にも対応しています。

【特徴】
  • スマホから勤怠入力ができるので、従業員のバックオフィス業務を効率化できる
  • 給与明細も簡単にアプリから確認ができる
  • アプリで入力した情報はすべてブラウザ版の会計freee・人事労務freee へ自動的に同期
【料金】
  • 初期導入費:都度お問い合わせ
    1ユーザーあたり:都度お問い合わせ
・サービス名:人事労務 freee
・提供企業:freee株式会社
・URL:https://www.freee.co.jp/hr

CLOUZA(クラウザ)|カンタンに使える勤怠管理クラウドサービス

CLOUZAは勤怠管理や就業管理などのシステムを提供しているアマノビジネスソリューションズのクラウド型勤怠管理システムです。従業員のスマートフォンをタイムレコーダー代わりにして、アプリから打刻をすることができます。管理者はタブレットやPCから従業員の打刻情報を確認することができます。

【特徴】
  • タイムレコーダーアプリは、シンプルかつわかりやすい操作方法なので、初めて勤怠管理システムを導入する企業や、勤怠管理システムが多機能すぎるとお困りの企業は安心して利用ができる
  • スマホやタブレットのアプリから打刻をおこなえば、屋外での打刻時に位置情報が取得できるので、管理画面から不正打刻がないかを地図で確認ができる
  • 従業員から問い合わせが多い、有休の残日数もあらかじめシステムに設定をしておくことで、自動で付与をすることができる
【料金】
  • 初期費用:0円
    1ユーザー:200円/月
  • 30日間無料トライアル実施中
・サービス名:CLOUZA
・提供企業:アマノビジネスソリューションズ株式会社
・URL:http://clouza.jp/

バイバイタイムカード|多種多様な打刻方法をクラウドで管理

「バイバイタイムカード」は株式会社ネオレックスが提供するクラウド勤怠管理システムです。発行されたQRコードをiPad対応の専用アプリにかざすだけで正確な打刻をおこなうことができます。iPhone対応のGPSタイムレコーダーもリリースしており、企業のニーズに合わせた打刻が可能です。

【特徴】

  • 12種類の多彩な打刻方法から、企業の現場に合わせた打刻方法を選択可能
  • 専任コンサルタントが、企業ごとに異なるルールや規則をヒアリングし、従来ではできなかった複雑な管理も可能に
  • 2003年のサービス開始から、大手企業での導入も多く、1,000人以上の企業ではシェアが1位

【料金】

都度お問い合わせ

・サービス名:バイバイタイムカード
・提供企業:株式会社ネオレックス
・URL:https://www.byebye-timecard.net/

スマレジ・タイムカード |無料で使えるクラウド勤怠管理アプリ

スマレジ・タイムカードは、給与計算、休暇管理、日報、プロジェクト管理など、勤怠管理の枠を超えたクラウド勤怠管理サービスです。勤怠管理業務のほかにも、マイナンバー管理や給与明細の編集など、店舗営業などのバックオフィス業務に特化したサービスのひとつです。

【特徴】
  • 出社時などに操作する記録端末はiPad、iPhone、iPod touch、各種PCに対応。画面タッチでの打刻方法から、写真撮影や笑顔認証の打刻方法など、テクノロジーの進化に合わせて記録方法をアップデート
  • あらかじめ従業員が登録したパスコードの入力を義務付けることで、不正打刻を防止。写真撮影や位置情報(GPS)にも対応しているので、あらゆる観点から不正をブロックします
  • 打刻後の出勤画面に、従業員に伝えたいメッセージを表示することができます。従業員の打刻を義務付けることで、メッセージの視聴率が高くなるので、伝え漏れを防ぐことができます。
【料金】
  • スタンダード版:0円
  • プレミアム版:
    ・初期費用0円
    ・月額費用4,000円/店舗ごと
  • 60日間のトライアル実施中

・サービス名:スマレジ・タイムカード
・提供企業:株式会社スマレジ
・URL:http://timecard.smaregi.jp/

シュキーン|タイムマネジメント型勤怠管理システム

シュキーンは勤怠管理システムの基本機能が揃っている勤怠管理システムです。PC、スマホ、ICカードから打刻をすることが可能です。シュキーンではスマホアプリ単体での打刻はできませんが、専用のICカードリーダーとスマホアプリを連携させることで、正確な勤怠管理をおこなうことができます。
【特徴】
  • 打刻漏れを解消するために、スマホをタイムカード代わりとして、専用の親機を設置すれば、そばを通るだけで自動的に打刻が可能
  • 「現在の働き過ぎ従業員の把握」「チーム単位の勤怠把握によるチームのタイムマネジメント」「外出先でもリアルタイム勤怠状況の把握」など、タイムマネジメントを把握
  • 勤怠データを日次・月次でエクスポートすることが可能。給与ソフトにあわせてCSVやExcel形式で出力することができる
【料金】
  • 月額:200円/1ユーザー(税抜)
    ※10名以下の場合、月額最低利用料金2,000円(税抜)
  • 2ヶ月無料お試しキャンペーン実施中
・サービス名:シュキーン
・提供企業:株式会社インフィニットループ
・URL:https://www.shukiin.com/

ジョブカン勤怠管理|アプリはもちろん、スマホブラウザからも打刻が可能

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。ジョブカンは勤怠管理システムの他に、経費精算や採用管理、労務管理などのシステムを提供しています。勤怠管理システムには、シフト管理や工数管理、休暇・申請管理など豊富な機能が準備されています

【特徴】

  • スマホアプリでは、ICカードリーダーとの連携で、従業員の打刻を管理することができます。勤務状況の確認や従業員のICカードの新規登録をアプリからおこなえます
  • モバイルブラウザから打刻画面や管理画面にアクセスすることも可能。休暇・残業申請や、シフト申請、打刻申請などをスマホから操作することができます。GPS打刻にも対応しています
  • 出勤時刻になっても出勤しない、打刻の数が合わない場合には従業員にアラートメールの送信をすることができます。リアルタイム管理ができるので、見逃すことがありません

【料金】

  • 初期導入費:0円
    1ユーザーあたり:200円~/月
  • 月額最低利用料金:2,000円~
  • 無料プラン(機能制限あり)も実施中
・サービス名:ジョブカン勤怠管理
・提供企業:株式会社Donuts
・URL:https://jobcan.ne.jp

5. さいごに

会社に勤怠管理システムの導入を考えられている担当者もおられるかと思いますが、本記事でもご紹介をしたように、これからの多様な働き方や、長時間労働の是正などを進めていく際には、アプリ対応の勤怠管理システムを導入するのが良いでしょう。

タイムカードのかわりに、アプリ対応の勤怠管理システムにニーズがあるということは「従業員の正確な労働時間の管理ができていない」「現状の打刻方法が不便で未打刻が多い」ということが実際に現場で発生しているのかもしれません。

2018年6月に「働き方改革法案」が可決されたことによって、時間外労働の上限が見直され、残業時間の超過には罰則が発生するなど、正確な労働時間の把握が必須になります。

アプリ対応の勤怠管理システムでは、残業時間が上限に達しそうな従業員にアラートを送るだけではなく、管理者にもアラートを送ることができます。

また、管理者としては残業が多い従業員や部署の把握をリアルタイムで確認することができるので、該当部署に対して施策を準備することができるので、人事・労務担当者として戦略的に働き方改革に取り組むことができるようになるでしょう。

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