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タイムカード押し忘れを減らす4つの対策|勤怠管理システム導入のメリット

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出勤・退勤時には必ずタイムカードを打刻することになっているのに「従業員の押し忘れが後を絶たない・・・」そんな悩みを持つ総務担当者や人事の担当者、経営者は少なくないでしょう。適正な給与計算や労働管理において、タイムカードは重要な役割を担っています。従業員のタイムカードの押し忘れを減らし、防止するにはどうすればよいかご紹介します。

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1、タイムカードの押し忘れは就業規則の罰則に値する

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タイムカードの重要性は、雇用する側・される側の双方にあります。雇用者にとってタイムカードによって作成した勤怠管理記録は、給与計算を正確におこなったり、労働基準法で定められた労働時間を守っていることを証明したりする大切な書類です。

従業員にとっては、自分の勤務時間を証明するための手段です。従業員がタイムカードを押し忘れると正確な勤務時間がわからなくなるため、給与計算をめぐって雇用者と従業員のとの間でトラブルになる可能性もあります。

では、タイムカードの押し忘れを減らすにはどうすればよいでしょうか。たとえば、タイムカードの押し忘れに対して何かしらの罰則規定を設けることがひとつの手です。会社の就労規則でタイムカードに関するルールを決めておきます。

この際、単に「タイムカードを必ず押すこと」とするのではなく、「押し忘れた場合は報告書類を提出すること」や「常習性があると会社が判断した場合は減給処分にすること」などを決めておきます。

書類については1回の押し忘れで提出させるところもあれば、数回の押し忘れで提出させるところもあり、会社の実情に合わせて決めればよいでしょう。減給処分についても、始末書を○枚提出した場合は減給処分としたうえでいきなり実施するのではなく、一歩手前で「減給警告」をおこなうなど従業員の啓発・教育に重点をおくよう配慮します。

減給処分についても具体的な額を就業規定であらかじめ設定する必要がありますが、注意点があります。それは労働基準法によって、減給には上限が設定されていることです。

【労働基準法第91条】
就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない。

この条文に則り、常習的なタイムカードの押し忘れに対して減給をする場合、1回の減額実施で減額できるのは1日分の平均賃金の半額まで。また、何回も減額を実施する場合でも、一賃金支払期(多くの場合は月給)の1割までしか減額することはできません。もちろん、就業規則に書いていなければ減額処分をおこなってはいけません。

就業規則にタイムカードに関する取り決めをつくったら、従業員に広く知らせておく必要があります。実際にルールを運用するまでに1か月ほど猶予期間を置き、従業員にも意識してもらうように朝礼などで繰り返し啓発をしていきます。

なお、実際に出勤しているにもかかわらず、タイムカードの押し忘れを理由に欠勤扱いにすることは労働基準法上認められません(労働基準法第24条)。したがって、就業規則で定めることもできないので、注意してください。

2、従業員がタイムカードを押し忘れた場合の対処

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では、就業規則でタイムカードの押し忘れに関するルールを決めたうえで、従業員が押し忘れた際にはどのように対処すればよいのでしょうか。

本人から忘れたという申し出があった場合、または誰かが押し忘れを発見した場合、押し忘れた本人や周囲の従業員とで事実関係のすり合わせをします。出勤・退勤時間について事実確認ができれば、タイムカードに手書きで押し忘れた時間を記入してもらいます。記入時には所属部署の上司からの承認印を必要とするなど「押し忘れるとめんどくさいことになる」という意識が生まれるような仕組みにしておくと、再発防止につながります。

3、タイムカードの押し忘れを防ぐ4つの対策

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就業規則で罰則を決めておくだけでなく、従業員がタイムカードを押し忘れないような防止策を講じることも大切です。4つの対策法をご紹介します。

1.タイムレコーダーの設置場所を工夫する

タイムカードを押し忘れる原因の一つに、タイムレコーダーの設置場所が考えられます。従業員の出入り口や更衣室の前のように、タイムレコーダーの前を通らなければ就業場所へ行けないような場所に設置するようにしましょう。退勤時の押し忘れの防止を考えると所属部署の部屋の出入り口に設置するのが理想ですが、行き来する人の邪魔にならないよう考慮する必要があります。

また、タイムカードの置き場所を2つ用意するという方法もあります。出勤時に①の置き場にあるタイムカードを取って押してもらった後、②の置き場に置いてもらいます。①に残ったままのカードについて、その従業員の直属の上司に連絡をして出欠を確認します。少なくとも、出勤当日のタイムカードの押し忘れはこの時点で確認できます。また、押し忘れた従業員には上司を通じて口頭で注意してもらうことも可能です。

2.張り紙などでリマインダー表示

シンプルな方法ですが、社内のいくつかの場所に「出退勤時にはタイムカードを必ず押しましょう」などと書いた紙を貼っておきます。ロッカーや更衣室、タイムカードの設置場所の前など、従業員が必ず目にする場所に掲示しておきましょう。

3.タイムカードを押したか確認する担当者を決めておく

タイムカードの押し忘れを人事・総務スタッフだけで喚起するには限界があります。従業員がふだん仕事をしている職場単位で、タイムカードを押したか確認する作業をします。部署やグループ単位で当番制にして担当を決め、毎朝チェックできる体制をつくっておきましょう。

4.従業員にも意識改革を促す

会社で対策を立てるだけでなく、従業員一人ひとりにもタイムカードを押し忘れないよう意識してもらうことが大切です。スマホでアラームやリマインダーを設定してタイムカードの押し忘れを防止したりデスクに紙を貼ったりするなど、個人でできることもあることを伝えましょう。

4、勤怠管理システムの導入で、タイムカードの押し忘れを防ぐ

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ここまで、従業員の打刻に関して、タイムカード・タイムレコーダーを使うことを前提で話をすすめてきましたが、現在は勤怠管理システムというPCやスマホを活用する打刻ツールが主流となってきています。

勤怠管理システムは、スマホのアプリやPCを活用するものが多く、アラート機能を搭載していたり、GPS(位置情報システム)を活用して事業所に入れば自動的に打刻がされたりと、さまざまな打刻方法で、未打刻や不正打刻を防止することが可能です。

また、タイムカードでの従業員の勤怠管理よりも勤怠管理システムのほうがたくさんのメリットがあります。たとえば、紙やインクの購入にかかるコストや、従業員の打刻集計にかかる工数が、勤怠管理であれば1ユーザーにつき数百円(サービスによる)で利用ができ、アプリやブラウザでの打刻がおこなえ、管理者はその打刻データが自動的に集計されたものを活用することができます。

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5、まとめ

タイムカードの押し忘れが会社や従業員に及ぼす影響、押し忘れの防止策についてご紹介しました。雇用者の取り組みとしては、就業規則にタイムカードに関するルールを明確に示しておくことやタイムレコーダーの押し忘れを防ぐ環境・仕組みを整えることが大切です。また、従業員にもタイムカードの重要性と押し忘れをなくす意識を持ってもらうように注意を促しましょう。

(監修:社会保険労務士 石原 昌洋)

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