シフト管理業務の効率化|3つのシフト管理システムを紹介ご紹介

「シフト」はアルバイトやパート職員の勤怠管理をおこなうために欠かせません。シフトは作成・管理が煩雑になりがちで、集計に手間取ってしまい「もっと楽に正確に作成・管理することができればよいのに」と思うことも多いのでは。今回はそんなシフト管理のコツや効率的な作成方法やシフト管理に役立つツールもご紹介します。非効率かつ煩雑なシフト作成・管理とはさよならしてみてはいかがでしょうか。

シフト管理にはどのような悩みがあるのか

シフト

まず、シフト管理業務に関する担当者の悩みをご紹介します。シフト作成、管理、運用とさまざまな視点で分かれているので、それぞれ項目別にみていきます。

数十人以上の従業員のシフトを効率的に組めない

10名以上のアルバイトや従業員が所属している事業所だと、月末・月初に数十枚のシフトが提出され、それらの整合性や時間帯に抜け漏れがないようにしなくてはなりません。1,2名であればすぐに対応できるかと思いますが、10名以上に及んでしまうと管理が複雑になってしまいます。

月末・月初の数字の締めと被ることもあるで、他のタスクと並行して対応する必要があり、担当者にとってシフト管理は重い業務として捉えられていることが多いです。飲食や塾講師といった数十人の従業員とアルバイトを要する事業所に多い悩みのようです。

急な欠勤にシフトが耐えきれない

シフトを組めたとしても、病欠・忌引き・就活といったやむを得ない事情によって従業員がシフトに入ることができなくなるケースもあります。数人が一度に休んでしまうことによってシフトが成立しなくなり、オーナーやマネージャーがピンチヒッターとしてシフトの穴を埋めるなどして凌ぐというケースが発生することがあります。事業所の運営自体は何とかなるものの、負担のしわ寄せが一部の人に寄ってしまいかねません。

人によってシフトに偏りが生まれて平等にならない

シフトを組む際には、できる限りどの人にもまんべんなくシフトに入るように組むことができればよいですが、人によってはあまりシフトに入りたくない人もいます。そのために、一部の人にシフトを増やして働いてもらわざるを得ないケースも発生します。

その際に、シフトを肩代わりした人は負担増と捉えて不満を蓄積させ、ふとした瞬間に爆発して事業所の雰囲気が最悪になってしまうこともあるようです。

シフトを遵守しない人がいる

最悪のケースではあるのですが、自分で出したシフトを守らず遅刻や欠勤を繰り返して、シフトが成立しなくなってしまう人もいます。

そもそも自分の勤務予定日を希望シフトとして提出しているのに、守らないというのは本末転倒ではありますが、結果的に勤務時間の総数や勤務内容でつじつまを合わせて何とかしようとするアルバイトや従業員もいるようです。これでは何のためにシフトをつくっているのか分からなくなってしまいます。

納期がギリギリになってしまい、余裕を持ってシフトを組めない

いつも提出日ギリギリまで従業員がシフトを出さず、シフト内容を精査せずにシフトを組んで実は人手が足りないというケースも散見されます。現場での業務が忙し過ぎてシートを出す時間がなかったり、シフトを重要視せずギリギリに提出してくる従業員もいるようです。

シフト管理をうまくするためのコツ

シフト管理2

シフト作成や運用にまつわる悩みを紹介したところで、それらの悩みにどうやって対応していけばよいか、シフト管理をうまくするためのコツを紹介します。重要なのは「余裕」と「規則」のキーワードとなります。

余裕をもった多めのシフトを提出してもらう

最初から営業に支障が出るような無理なシフトを組んでは、急な病欠や欠勤に対応しきれなくなります。なので、シフト提出の際には「絶対にシフトにでれない日以外を記入して下さい」と伝えて、希望のシフトを提出してもらえれば、1名のシフトで余裕がないところに2名というような形で余裕を持った運用ができるかもしれません。

納期を握る

シフト提出日直前になって、作成や運用がパツパツにならないように、月末の1週間前や2週間前までにシフトを提出してもらい、余裕を持ったシフト作成ができるようにしましょう。

人事・従業員共にゆとりあるスケジュール運用ができるように規則や仕組みをつくることが重要です。したがって、事前に理由などを告げずに希望シフトを納期通り提出しない従業員に対しては、こちらでシフトを組むといったような対応をしなければいけません。

定型フォーマット・スプレッドシートを使う

人数が多い場合には、紙や個別集計といったアナログな手法に頼りきるのではなく、ExcelやGoogleのスプレッドシートを用いたデジタルな運用によって、人事の労力の削減につなげることができるかもしれません。さらに、従業員やアルバイトにとってもシフトを入力しやすくいつでもシフト変更を反映させやすいでしょう。

【フォーマットの一例】
このフォーマットはガントチャートとなっており、そのまま従業員のシフト状況が出力して一目でどのシフトが人手足りていないかどうかが分かりやすく管理できます。

シフト表テンプレ

罰則・規定を導入する

一つの「抑止力」として、減給や譴責といった罰則規定を規定するのもシフトを守ってもらうための施策になりえるでしょう。しかし、過度な罰則は「ブラックバイト」と見なされ、更には労働基準法第16条違反となり、労働局からの指導対象になってしまうので、注意が必要です。

労働基準法第16条では「従業員やアルバイトが労働契約の不履行(欠勤や病欠)により、企業や事業所が違約金・賠償金を求めてはいけない」と規定されています。加えて、あからさまにシフトが少ないアルバイトが出てきてしまわないように、採用の際に最低週何時間というような形で最低のシフト数を定義するとよいでしょう。

 

シフト管理システムを導入する

シフト管理3

コツを上手く駆使すれば柔軟にシフト運用ができるようになりますが、いちいちシフト管理に労力を割く訳にもいかず、自動化したいという場合には「シフト管理システム」を導入するのも一つの手です。この章では何種類かのシフト管理システムをその特徴と併せて紹介します。

jinjer勤怠管理システム

クラウドで管理ができる勤怠管理システムです。シフト管理システムがjinjer勤怠に備わっているので、従業員の打刻や欠勤などの申請や、管理者の確認作業だけでなく、希望シフトの募集や、シフト表の作成なども、スマホやPCで簡単に操作することが可能になっています。

シフトにおける従業員の過不足や、従業員の能力に応じた人員配置などもできるので、シフト作成にかかる工数を大幅に削減することができます。クラウド型の勤怠管理システムなので、もちろん導入にかかる初期費用は無料、管理者と従業員のアカウント数に応じて一人あたり300円/月での利用ができます。

価格…初期費用:100,000円~|1ユーザー:300円/月
提供元:株式会社ネオキャリア
URL:https://hcm-jinjer.com/

 

勤怠管理システム ジョブカン

従業員5~10,000名まで対応可能なクラウドの勤怠管理システムです。無料お試し期間があるので、お試しでシステム導入を確認するのにおすすめです。シフト管理に加えて、勤怠管理・休暇申請管理・工数管理も機能がついているので、お得感があります。初期費用は掛からず、運用費用は1人あたり200円からとなっており、人数やコスト感に応じた運用もできます。

価格…初期費用:0円|シフト管理機能は1ユーザー:200円~/月
提供元:株式会社Donuts
URL:jobcan.ne.jp

 

シフケア

shifcare

シフケアはシフト希望の提出~シフト作成~シフト共有を全てオンラインで完結することができるシステムです。インターネットさえつながっていれば、デスクトップやスマホからでも作業・シフト閲覧が可能なので、管理者も従業員双方も特別な設定なしで、すぐに利用可能となります。

さらに、管理者にとっては、シフト表から役割や時間帯ごとの勤務状況を一目で把握できるので、見間違いや偏在をすぐに見つけることが可能です。1人あたり月額30円という破格の費用で管理ができるシステムとなっており、100名月額3000円からの導入が可能です。

価格…初期費用:0円|1ユーザー:30円~/月+基本料金3000円/月
提供元:中央システム株式会社
URL:http://www.smart-works.jp/shifcare/

その他にもシフト管理システムの導入を比較・検討されたい方はこちらから!
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まとめ

シフト管理では、管理人数が増えることで作成や運用が煩雑になるとともに、従業員の素行によって管理者に負担が集中することもあります。これらの問題に対しては、「余裕」を持ったシフト運用をおこなうとともに、「規則」などを充実させることで対策が可能になります。

また、費用は掛かるものの、システムを導入することでシフト管理そのものを自動化・オンライン簡潔させることも可能となります。現状の自社の編成や人員構成と照らし合わせながら仕組化することによって円滑なシフト運用が可能になっていくでしょう。

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