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タイムカードがない職場は違法?知っておきたいタイムカードの必要性

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こんにちは。社労士の小西広宣です。

今回はタイムカードの必要性についてご紹介します。

多くの会社では、労働時間を管理するのに、何らかの形でタイムカード(Web打刻、PCログイン、ログアウトなどの方法も含めて)を活用して勤怠管理をされているのではないでしょうか。その一方で、労働時間の管理を自己申告制にしている会社もまだ少なくはありません。

とはいえ、タイムカードを使用することには、いくつかのメリットがあります。

まず、その場で社員の出勤状況が把握できます。また、欠勤や遅刻、早退が多いかどうかなどの勤怠管理を手早くおこなうこともできます。そして、労働時間の客観的な証拠になります。特に、労使トラブルで労働時間の算定の必要が出た場合は、タイムカードに記載されている労働時間は証拠能力が高くなります。

タイムカードのない職場は違法なの?

時計

労働基準法では、使用者に労働者の労働時間の管理を義務付けています。こちらについては、タイムカードによるもの以外の方法として、使用者自身の現認による時間管理という方法や、自己申告制による方法もあるため、タイムカードがないからといって、即座に違法となるわけではありません。

しかしながら、使用者自身の現認というのは、必ずしも使用者自身が職場にいるとは限らないので、漏れが出る危険性があります。また、自己申告制の場合、これから述べるようなことをする必要があります。

ガイドラインの策定

国は、平成29年1月20日に、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を作成しました。

このガイドラインでは、労働時間の管理を自己申告制にする場合、使用者は以下のような措置を講ずることとしています。

  • 労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことについて十分な説明を行う
  • 労働時間の管理者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行う
  • 自己申告した労働時間と実際の労働時間が合致しているかどうか、必要に応じて実態調査を実施し、所用の労働時間の補正をする
  • 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、労働者に報告させる場合に、当該報告が適正に行われているか確認する
  • 労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、それを超えた申告は認めないなど、適正な申告を阻害する措置は講じない

自己申告制の場合は、このような措置を講ずるよう求められています。

このような措置が困難である場合は、従来型の打刻用レコーダーと紙のタイムカードを導入することが一つの方法だといえます。上記のガイドラインでも、まずはタイムカードなどによる客観的な記録をもとに労働時間の管理をするよう求めています。自己申告制については、やむを得ない場合の方法であるとの記載もあります。

適正な労働時間の管理が労務管理の第一歩

どのような方法で労務管理をするにせよ、労働時間を適正に管理することが労務管理の第一歩です。特に、日本の場合、労働基準法をはじめとした労働法では、労働時間が管理されていることを前提に法律が構成されています。

そのため、労働時間の適正な管理がなされていない場合、司法や行政に対する心証が悪くなるケースもありえます。まずは、自分の会社に合った方法で社員の労務管理をしていくことが必要ですね。

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