労働基準法に合わせた勤怠管理を|法律で義務化されている理由とは

640法律が労働者の勤務時間を定めていることはみなさんもご存知だと思います。

とはいえ、最近ますます頻繁になった労使トラブルのニュースを聞くたびに「労働基準法を守れているか?」「自社の勤怠管理は大丈夫だろうか?」と不安に思われる方もいるでしょう。

実際、近い未来に実現すると見られる「働き方改革」を軸に、さまざまな法律が改正の方向へと向かっています。

たとえば、労働基準法改正案は国会への提出を待つばかりですし、労働安全衛生法施行規則改正により企業による従業員の労働時間把握が「義務」として明記される見通しです。

では、どのような法律を理解して勤怠業務をおこなっていくべきなのでしょうか?そして対応していくためにはどのようなポイントがあるのでしょうか?順を追ってチェックしていきたいと思います。

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勤怠管理の法的意義

そもそも、勤怠管理はどのように法律と関わっているのでしょうか?改めて勤怠管理の法的意義について見ていきましょう。

労働者の保護

長時間労働は健康への悪影響があることから、労働時間の上限規制は先進諸国における労働法の中核をなしてきました。今改めて勤怠管理の合法性が求められる背景の一つとして、年々増している過重労働による従業員の健康トラブルがあげられます。

企業の保護

一方、その目的は、従業員の健康のためだけに労働時間を削減するのではありません。

勤怠管理を通じた適切な労働時間配分や、従業員の健康に直結する勤務時間を把握することで、会社にとって大きいダメージとなる過労死や過労自殺、その他賠償責任につながる業務上過失や離職率の上昇など、さまざまな労使トラブルから企業を守る目的もあるのです。

勤怠管理に関する法的ポイント

では勤怠管理をおこなう上で、まず理解しておきたい現行の法的ポイントには何があるでしょうか?

労働時間=実際に働いた時間

労働基準法上の労働時間とは、「実労働時間」とされています。就業規則や労働契約に記載されたものではありません。

条文中に「労働時間」の法的定義がはっきりとされてはいないものの、これまでの判例などをみてみると、労働時間=労働契約という考え方に基づき、使用者の指揮命令下に置かれた時間であるとされています。

この労働時間には使用者が黙認・許容した場合の残業だけでなく、自宅に持ち帰った残業や作業前後の着替え時間も含みます。

勤怠管理の法的義務

労働基準法では、使用者には従業員の労働時間を適切に管理する義務があると定めています。

原則的には一週間あたりの労働時間が40時間を超えてないこと(32条)、それ以上になる場合は労使協定を締結し、労働基準監督署に届ける必要があること(36協定)などは広く知られています。

一方で、変形労働時間制やフレックスタイム制の普及に始まり、企画業務型裁量労働制の新設など、多様な働き方はいまだ増加傾向にあります。労働基準法では使用者はすべてのタイプの実労働時間を把握することを前提としています。

法律で定める労働時間把握とは

では、勤怠管理における、具体的な「労働時間の把握」の方法は何があるでしょうか。2001年、厚生労働省は使用者に対し、従業員の稼働日毎の始業・終業時刻の確認・記録を通達により要請しています。

その方法とは、1)使用者がその場で確認・記録する、2)タイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに確認・記録、のいずれかです。そして、これらの記録に関する資料は3年間の保存することが義務付けられています。

労働基準法・労働安全衛生法の改正案について

冒頭でもお伝えしたように働き方改革を実現するためのさまざまな法規制が見直されています。

労働基準法改正案とは具体的にどのような内容を持つのでしょうか?

  • 時間外労働に対する行政官庁による指導の強化
  • 年次有給休暇の取得促進
  • 中小企業の月60時間超時間外労働への割増賃金率適用猶予廃止
  • 高度プロフェッショナル制度の創設
  • 企画業務型裁量労働制の見直し
  • フレックスタイム制の見直し
  • 企業ごとの労使関連の自主的取組みの促進

 

このような労働時間制度の見直しを通じ、適正な労働時間による健康の確保、そして多様性と生産性
の高い労働環境の整備を、行政レベルで取組むことが主旨とされています。

労働時間把握が「義務」として明記される労働安全衛生法

そして労働安全衛生法も改正の方向を固め、従業員の「労働時間の適切な把握」が「使用者の義務」として明記されるようになります。

労働安全衛生法は、もともと労働基準法にあった労働者の安全と衛生についての規定を分離独立させたものです。この経緯から安衛法は使用者が遵守すべき労働基準法と、ある意味一体であると考えて良いでしょう。

労働安全法改正案の概要

  • 従業員の労働時間を適切に把握することを企業の義務として明記
  • この労働時間把握義務に関する改正は「働き方改革関連法案」の施行と同時におこなわれる
  • 勤怠管理における労働時間の把握方法は「客観的で適切」な方法でおこなうこと
  • 管理監督者の労働時間についても対象とする

 

最も影響を受ける部分は「客観的かつ適切」な方法と表現されている点の2つです。ここで想定されている手段はPCの使用時間、ICカード、タイムカード、クラウドシステムであり、手書きなどの自己申告は客観的ではないと考えられるからです。

勤怠管理を適切におこなうために

「客観的で適切な方法」とは、具体的にどのような方策をとるのが望ましいのでしょうか。日々多様さを増す労働時間の把握をはじめ、派生する有休消化率計算や分析などの業務は、より煩雑さを増す一方です。

そんな中、さまざまな機能を併せ持つ勤怠管理システムを利用することで抜本的な効率化が期待できると言えるでしょう。

勤怠管理システムとは

それでは、今後ますます主流となる勤怠管理システムについて見てみましょう。

多彩な機能

勤怠管理システムでは、出退勤の打刻から集計、申請、承認やシフト設定、給与計算にソフトに取り込むデータ作成までもがウェブ上で完結します。PCだけでなく、スマートフォンやICカードで遠隔からの入力も可能になります。

勤怠がリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムを利用することで、端末からリアルタイムで勤怠状況が確認できます。それにより勤務状況から発生しがちな問題を未然に防ぐことも期待できるでしょう。

打刻忘れだけでなく異常な勤怠を知らせるアラート機能を備えるサービスもあり、業務の効率化だけでなく、コンプライアンス強化にも貢献すると言えます。

労働基準法に合わせた勤怠管理システムをご紹介

現在、さまざまな勤怠管理サービスが数多く展開されています。ここでは特に労働基準法について明言しているシステムを選んでご紹介いたします。

jinjer勤怠

【特長】

  • 写真撮影による笑顔判定打刻、GPSを活用した打刻方法など、多彩な打刻が可能で、不正打刻の防止にも繋がる
  • 管理者専用アプリを活用すれば、従業員の打刻のリアルタイムのチェックや、直行直帰申請などをラクラク承認
  • クラウド型のタイムカードなので、ブラウザのjinjer勤怠に自動的に情報が同期される
費用 初期費用100,000円~
トライアル期間あり
月額300円/ユーザ
提供企業 株式会社ネオキャリア
URL https://hcm-jinjer.com/

 

follow Smart Touch

【特長】

  • 法改正などで生じるバ―ジョンアップは無料で提供
  • NTTコムウェアが業界最安値クラスの価格で提供するクラウド型勤務管理サービス
  • パソコン、タブレット、スマホ、ICカードなどでその日から利用開始可能
  • 出退勤情報・勤務管理/シフト管理/集計管理/申請フロー/出張旅費精算/他ソフトとの連携機能など
費用 初期費用無料
トライアル60日間あり
月額200円/ユーザ
提供企業 NTTコムウェア株式会社
URL https://www.nttcom.co.jp/follow_s/follow-smart-touch/

 

キングオブタイム

【特長】

  • 正社員からアルバイトまであらゆるタイプの勤怠管理が可能
  • 異常な勤怠を知らせるアラート機能を持ち、海外拠点も含めた管理が可能
  • 法改正に対応したルールの自動アップデートも含まれています
  • 勤務管理/シフト管理/集計機能/申請管理/他ソフトとの連携機能など
費用 初期費用無料
トライアル30日間あり
月額300円/ユーザ
提供企業 株式会社ヒューマンテクノロジーズ
URL https://www.kingtime.jp/

 

就業奉行

【特長】

  • 改正労働基準法やその他の法制度、ITなどの環境変化への無償バージョンアップ
  • 過重労働対策やメンタルヘルス不全対策に対応する機能
  • さまざまな変形労働時間制、突発的な休暇申請やシフト変更にも対応可能
  • 出勤管理/打刻チェック/シフト管理機能/条例違反アラート/各種申請管理/集計管理/ストレスチェックサービス
費用 初期費用110,000円
90日間トライアル
月額350円/ユーザ
提供企業 株式会社オービックビジネスコンサルタント
URL https://www.obc.co.jp/bugyo/shugyo

 

e-就業ASP

【特長】

  • 企業の「健康経営」と「働き方改革」を支援
  • 3段階の長時間勤務アラート機能で従業員本人や上司へアラート表示・メール通知が可能
  • 勤怠情報管理/複数勤務形態設定/各種ワークフロー/コンプライアンス対応アラート/給与ソフトとの連携/工数実績管理機能など
費用 初期費用210,000円
価格はユーザに応じて変動
(参考)200ユーザ利用時 1ユーザ350円/月
※保守運用費用込み
※オプションメニュー以外の追加費用なし
提供企業 株式会社ニッポンダイナミックシステムズ
URL http://www.nds-tyo.co.jp/e-asp/

 

皆伝!勤務管理

【特長】

  • 多彩なチェック機能ー各法令に沿った設定や、客観的時間データを取り込むことで申告の乖離を防止
  • アラート機能で注意や警戒を促し法令違反を未然に防ぐ
  • 勤怠管理/プロジェクト実績管理/申請承認管理/人事・給与パッケージ機能など
費用 問い合わせ
提供企業 スミセイ情報システム株式会社
URL http://www.slcs.co.jp/products/kaiden_working/index.html

 

まとめ

勤怠管理業務では法律の遵守が大きな影響力を持ちます。さまざまな法的なルールに従い、企業と従業員を護ることによって企業活動の核となる使命を持っていると言えるでしょう。法改正を間近に控え、各事業所でのコンプライアンス強化は喫緊の課題でもあります。

ワークスタイルや、社内規模に適切な勤怠管理システムの導入は法律の遵守だけでなく、一人一人の状態を勤怠状況から心身の健康状態を把握・対応できるなど労使間のコミュニケーション加速にも期待できると考えられています。

勤怠管理システムの活用は、時代が求めるコンプライアンス体制の構築につながると言えるでしょう。

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