人事管理とは|クラウド|人事管理システム・ソフト・ツールをご紹介

近年、従業員のデータを一元管理し、可視化することが注目されています。

従業員のデータを一元管理することにより、情報を一箇所に集約することができ、その結果、さまざまなデータを加味して、多角的に分析できるようになります。

また、従業員のデータを可視化すると、今まで情報の確認にかかっていた時間が短縮されたり、「残業時間が長い人は生産性が悪い」といった傾向がわかったりします。

本記事では、人事管理システムのメリットや注意点、どのような機能があるのか、どのようなクラウド型人事管理システムがあるのかをご紹介します。

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1. 人事管理とは

ここでは、クラウド型人事管理システムについてご紹介します。

1-1. 人事管理とは

人事管理とは、企業の目的達成のため、従業員を効果的に制御・統制し、管理することです。人事管理は、大きく分けて4つの目的があります。

人事管理の4つの目的

  • 会社経営に必要な人材を効率よく確保する
  • 従業員が最大限能力を発揮できるように、適切な位置に人材を配置する
  • 教育をおこなうことで、人材能力の向上を図る
  • 最適な処置により人材を活性化する

クラウド型人事管理システムは、この人事管理をシステム上でおこなうことができます。クラウド型人事管理システムの特徴は、さまざまな情報を一元管理できることにあります。一元管理できることにより、多角的な分析ができ、今まで把握できていなかった傾向を発見することができます。

1-2. なぜ人事管理が重要なのか

人事管理は企業の力を最大限に発揮するために必要不可欠です。

企業はたくさんの人の存在で成り立っています。企業の4大資産といわれているヒト・モノ・カネ・情報。ヒトは、モノをつくり出し、モノを売ってカネに変え、集めた情報から意味を見出します。人を中心にモノ・カネ・情報があるといえるでしょう。そのため、企業では優秀な人を採用しようとします。

しかし、優秀な人が企業にいるだけでいいかといえば、それだけでは不十分です。人の力を100%、時には120%引き出すには、人を適切な場所に配置し、その能力を向上させ、活性化を図る必要があります。そうすることで、従業員のパフォーマンスは向上し、企業の力を最大化することができます。

1-3. 人事管理の実際の業務とは

人事管理は、大きく分けると5つの管理項目があります。

人事管理

  • 人事評価
  • 採用情報
  • 人材配置
  • 人材開発
  • モチベーション(従業員コンディション)

クラウド型人事管理システムは、これらの項目を一元管理できます。互いの情報を結びつけることで、各項目を別々に管理していたときには把握できていなかった傾向を発見することができます。各々どのようなことを管理しているのかをご紹介します。

人事評価

近年では、人事評価は「成果」「能力」「人間性」などから決まり、今後の仕事内容や人材配置に影響します。360度評価といった、周りの従業員がその従業員の人間性を評価する評価の仕方も注目されています。人事部や上司の感覚や経験による評価ではなく、客観性のある評価が求められているといえるでしょう。

こうした人事評価はスポットのデータではなく、蓄積していくことで、従業員一人ひとりの成長度を可視化することにつながります。

採用情報

求職者の応募から採用までのプロセスを、採用情報として管理することも重要です。これまでに自社で採用活動をおこなってきた際の求職者データを蓄積することで、その傾向を分析し、「この求職者は、以前辞退をした求職者と傾向が似ているから面談を多く入れよう」といった内定辞退防止策や一人ひとりにあった選考フロー構築に活用できます。

入社後の従業員データと結びつけることができれば、「どのような人を採用すれば、成長する可能性が高いのか」がわかります。これにより、採用活動の最適化も可能になります。

人材配置

人材配置によって、従業員のパフォーマンスや生産性は変わるものです。また、割り当てられた部署や取り組む仕事内容が合わなければ、離職につながる可能性もあり、人材配置の最適化は企業にとっては重要な問題といえます。

人材配置は、成績や勤務態度、スキルだけでなく、性格などをもとに決めることもあります。過去の人材配置のデータが蓄積されていれば、「この部署で成績を残せたのであれば、隣のこの部署で近しい業務を経験してもらったほうが、このメンバーのスキルアップにつながりそうだ」というような、より良い人材配置を考えることができるでしょう。

人材開発

日々の業務で身につく能力もありますが、従業員がよりハイパフォーマーになるためには、業務外の知識や経験も必要です。

人材開発においても、一人ひとりの従業員の現状の課題や、今後任せることになる業務などに合わせて研修や成長プログラムを提供することができれば、従業員の能力は飛躍的に向上するでしょう。

モチベーション管理

モチベーション管理は、従業員のモチベーションデータを収集・蓄積して、従業員コンディションを健全に保つことを目的としています。そのデータ分析を通してフォローアップをしたり、キャリア相談をおこなうことに有用な施策です。結果的には生産性向上や離職防止につながります。

モチベーション管理は、従業員の組織エンゲージメントに直結し、組織運営が健康か不健康かの指標にもなります。

2. クラウド型人事管理システムのメリット

ここでは、クラウド型人事管理システムのメリットについてご紹介します。

2-1. 人事データを一元管理できる

先ほどお伝えした通り、クラウド型人事管理システムは人事に関するデータを一元管理することができます。評価や人材配置など、さまざまなデータから、多角的に分析をおこない、判断することができます。

また、一元管理することには、従業員データの管理がしやすい面もあります。データが異なる場所にあると、それぞれの場所を確認し、時には付け合わせるなどの手間が発生します。クラウド型人事管理システムは、一つのシステム上ですべての情報を確認することができるので、こうした確認作業にも手間がかかりません。

2-2. 人事データを可視化できる

人事データの可視化には3つの効果があります。

人事データの可視化の効果

  • 可視化によって、問題の傾向に気づきやすくなる
  • 作業時間の効率化
  • 情報共有がスムーズになる

人事データの一元管理によって、さまざまな情報を一つの画面で見れるようになります。しかし、見れるようになっただけでは意味がありません。さまざまな情報の中から、問題の傾向を見つけ出し、問題を解決するための施策の実行まで実施しなければいけません。

人事データの可視化は、この業務をサポートしてくれます。数字だけではわからない問題の傾向も、可視化によって気づきやすくなります。

2-3. 人事データの現状を簡単に把握できる

人事データの把握は煩雑です。これまでの管理方法では、「こちらから送ったメールは確認されているのか」「提出必須書類は提出済みなのか」などの情報をすぐに確認することは難しいことが多いと思います。

しかし、クラウド型人事管理システムは、従業員に関する情報が一箇所にまとめられているので、すぐに確認することができます。

上記の画像のように、システム上では表示されます。このように従業員に関わることをすべてデータを蓄積し、直感的にわかりやすく管理できるのが、クラウド型人事管理システムの大きな特徴であり、導入のメリットでもあります。

3. クラウド型人事管理システムの注意点

ここではクラウド型人事管理システムの注意点についてご紹介します。

3-1. クラウド型人事管理システムの導入目的の明確化

クラウド型人事管理システムを導入するにあたり、「人事管理システムで何がしたいのか」を明確にする必要があります。

先ほどもお伝えした通り、人事管理には「人事評価」「採用管理」「人材配置」「人材開発」「モチベーション管理」の5つの項目があります。多くのことができる点は魅力的ですが、目的を見失うと、システムを使うことが目的になってしまうケースもあります。

また、すべての項目がクラウド型人事管理システムに実装されているとは限りません。採用管理で採用を強化したいのか、従業員のモチベーションを管理して生産性をあげたいのか、導入目的によって選ぶべきシステムが異なります。クラウド型人事管理システムを導入するときは、どのような機能があるかも選ぶ基準になるでしょう。

3-2. 導入の難易度が高い

管理システムの導入は簡単ではありません。さまざまな管理システムの中でも、クラウド型人事管理システムは導入難易度が特に高いので注意が必要です。従業員データの移行作業、各部署への利用方法の周知、慣れるまでにかかる時間など導入から運用にのるまでが大変です。

「システムの移行作業なんてやったことないし、大変そう」と感じる人事担当者は、サービス提供元のサポートの手厚さをシステム選びの基準にしてもいいかもしれません。

3-3. セキュリティ

クラウド型人事管理システムはクラウド型のサービスなので、各拠点にバラバラになった人事データもリアルタイムで一元管理できます。しかし、各拠点でネットワークを使うということは、セキュリティ上のリスクが発生します。

企業側がセキュリティ対策をおこなっていても、利用者がセキュリティの弱い無線LANでデータのやり取りをしたり、IDやパスワードを漏えいしたりすると、人事情報が盗まれるケースもあります。

この事態を防ぐために、無線LANを有線LANに変えたり、IDやパスワードをしっかり管理したりする必要があります。

4. クラウド型人事管理システムの機能

ここではクラウド型人事管理システムの機能を「人事評価」「採用管理」「人材配置」「人材開発」「モチベーション管理」に分けて、ご紹介します。

4-1. 人事評価

4-2. 採用管理

4-3. 人材配置

4-4. 人材開発

4-5. モチベーション管理

5. 【おすすめ】クラウド型人事管理システム

jinjer人事|人事管理に必要な機能がオールインワン

サービスの特徴

  • 「入退職の推移」「従業員のパフォーマンス」などの人事データを可視化できる
  • 人事データを一元管理できるので、確認の手間がかからず、多角的な分析のもと経営判断ができる
  • 従業員を顔写真でアイコン化しているので、直感的な操作で組織シミュレーションが可能

 

人事評価 人材開発
採用管理 モチベーション管理
人材配置

 

【価格

  • 月額料金:300円/ユーザー

サービス名:jinjer人事
提供会社:株式会社ネオキャリア
URLhttps://hcm-jinjer.com/service/jinji/

カオナビ|顔写真が並ぶクラウド人材管理ツール

サービスの特徴

  • 顔写真が並ぶ直感的な画面は人事部だけではなく、経営陣や一般の管理職もサクサク操作できる
  • 給与計算や勤怠管理などの労務管理ではなく、抜擢や評価などの人材マネジメント業務に特化
  • クラウドサービスなので、オフィスの中でも外でも、パソコンでもスマホ・タブレットでも使える

 

人事評価 人材開発
採用管理 モチベーション管理
人材配置

 

価格

  • 39,800円/月~

サービス名:カオナビ
提供会社:株式会社カオナビ
URLhttps://www.kaonavi.jp/

ESI|人材の採用・育成・評価・活用を円滑にするためのプラットフォーム

サービスの特徴

  • 従業員の配置や採用情報を管理できるので、人事戦略に活かすことができる
  • 評価や能力評価基準を構築することができる
  • 可視化された情報により、従業員一人ひとりに的確な教育・育成プログラムを作成可能

 

人事評価 人材開発
採用管理 モチベーション管理
人材配置    

 

価格

  • 80,000円/月~

サービス名:ESI
提供会社:株式会社ワン・オー・ワン
URLhttps://www.101s.co.jp/

sai*reco|組織人事の情報を蓄積し、有効な経営情報としての活用を支援する

サービスの特徴

  • sai*recoが定型業務の効率化と情報収集の自動化を進め、作業の無駄を省く
  • ドラッグ&ドロップなど直感的に操作でき、施策・構想などのシミュレーションの結果を分かりやすく視覚化できる
  • 修正情報をそのまま保存でき、組織内の情報共有にも役立つ。また、シミュレーション結果に沿った人事KPIの算出も可能

 

人事評価 人材開発
採用管理 モチベーション管理
人材配置    

 

価格

都度お問い合わせ

サービス名:sai*reco
提供会社:株式会社アクティブ アンド カンパニー
URLhttps://www.aand.co.jp/lp/saireco/

Sharin|チーム活性化で会社を強くする、コミュニケーション型人事クラウド

サービスの特徴

  • コミュニケーションの活性化やメンバー同士の相互理解が促され、個人のパフォーマンスやチームの生産性が向上
  • エクセルや紙で管理・運用していた人事情報の管理や評価制度の運用を、クラウド上で一元管理することで、大幅に効率化
  • モチベーションの向上や企業との信頼関係が構築され、優秀な従業員の離職防止につながる

 

人事評価 人事開発
採用管理 モチベーション管理
人材配置    

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 一人あたり:300円/月

サービス名:Sharin
提供会社:Sharin株式会社
URLhttps://sharin.co.jp/

6. まとめ

いかがでしたでしょうか。

人事管理は、従業員を効果的に管理することで、企業の力を最大化します。人事管理で管理する項目は、「人事評価」「採用管理」「人材配置」「人材開発」「モチベーション管理」の5つに分けることができ、各々のデータを連携することで、組織全体を数値化し、多角的に分析することができます。

また、クラウド型人事管理システムを導入することで「データの一元管理」「データの可視化」「現状把握」が可能になります。

これまで数値化がしづらかった人事領域を可視化し、より芯の強い組織づくりにお役立ていただけたら幸いです。

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