経費精算アプリの特徴を徹底比較|2018年最新版アプリ5選

経費の処理に月末の多くの時間を使っている企業も多いのではないでしょうか。

そのような方におすすめなのが「経費精算アプリ」です。経費精算アプリでは、従業員はスマホで経費申請ができ、承認者はスマホで承認、管理まで一貫しておこなえます。外出時のスキマ時間で簡単に申請作業をおこなえるので、これまで申請に使っていた時間を削減することができます。

本記事では、経費精算アプリのメリットと、5つのアプリの特徴をご紹介します。

1. 経費精算アプリとは

「経費精算アプリ」とは、経費精算の入力をスマホでおこなうことができるアプリのことです。スマホを使うので、インフラ整備が不要で、初期費用を抑えることができます。

旅費や交通費など、社外で発生した費用の申請を月末にまとめて実施しようとすると、申請を忘れてしまう場合もあります。

経費精算アプリを使えば、外出時の移動中、休憩中の隙間時間に申請をおこなうことができます。スマホは普段から使い慣れた端末のため、従業員に受け入れられやすく、経費精算業務の効率化ツールとして注目されています。

2. 経費精算をアプリで管理する3つのメリット

2-1. 従業員の経費精算作業の工数が削減される

経費精算の集計・申請を手作業でおこなう場合、従業員は共通ファイルなどから申請書を見つけてきて印刷し、必要事項を記入して承認依頼をかけるという手間が必要でした。移動にかかる交通費もひとつずつ調べ打ち込みが必要です。もしミスが見つかると、申請書の印刷からやり直しになるので、さらに手間がかかります。

経費精算アプリを使うと、こうしたアナログ作業がなくなります。たとえば、交通費申請であれば、出発駅と到着駅を記入すると自動で電車代を計算してくれるなど、申請業務の手間が大幅に削減されます。

また、紙の申請書であれば、ミスがあったときに、また一から申請書を作成しなければいけませんでした。しかし、経費精算アプリの場合は、修正が必要な部分だけ修正すればいいので、時間がかかりません。

承認者は、申請書の承認作業を外出先でできます。承認の申請が送られてきたときはメールで通知してくれるので、忘れることがなく承認までスムーズに進みます。

2-2. 隙間時間で経費精算業務が終わる

「経費精算の作業のために時間を取ることがもったいない」「その時間があるならば、本来すべき業務に注力したい」と考えている人は多いでしょう。

経費精算アプリを使うと、従業員はちょっとした休憩や移動時間に経費申請をおこなうことができます。アプリの中には領収書を写真で撮るだけでデータが読み込まれて、手入力を必要としないアプリもあります。

隙間時間で経費申請が終わるので、月末にまとめて経費申請しなくて済みます。また、申請するまでに時間が経ち、「場所はどこだったのか」「交通費はいくらだったのか」を確認しなくて済みます。

2-3. 申請書の管理が楽になる

従業員が申請の承認依頼をかけても、承認者がなかなか承認せず、申請が通るまでに時間がかかることはよくあります。承認が止まっているときは、管理者がどの承認者のところで止まっているのかを承認ルート沿いに探す必要があります。

承認者が忙しくて承認作業を後回しにしていたり、長期出張に出ているなど、承認が止まっている理由はいろいろ考えられます。経費精算アプリを使うと、まだ承認作業が終わっていない承認者に自動でメール通知をすることもできます。うまく活用することができれば、承認作業の滞りは少なくなります。

また、承認を得たあとも管理が楽になります。管理者は経費の合計金額を用途別にまとめる作業が必要ですが、経費精算アプリはこうした作業も自動でおこなってくれるため、管理者の負担も減らすことができます。

3. 5つの経費精算アプリの特徴比較

管理者だけではなく、従業員の工数も削減してくれる経費精算アプリ。多くの経費精算アプリがある中で、注目の経費精算アプリを5つご紹介します。

3-1. Staple|もっともシンプルな経費精算スタイル

サービスの特徴

  • テンプレート機能により繰り返し作業の効率化
    よく利用する交通経路や品目内容をテンプレートとして登録することができます。日付を選択するだけで、テンプレート内容が適用され、経費データとして追加されます。毎回同じ内容を入力する手間を省くことができ、経費申請の手間を削減することができます。
  • 経費申請や承認はモバイルで簡単に
    外出先や移動中の隙間時間を使って、経費の申請、承認作業をおこなうことができます。使いやすい洗練されたユーザーインターフェースのため、はじめての活用であっても簡単に利用できます。
  • 社内ルールにあわせてカスタマイズ可能
    承認フローや入力項目など、要望にあわせて、自由にカスタマイズすることができます。また経費清算に関係する他のサービスと連携可能なため、経費申請もスピーディーに対応できます。

 

【価格】

  • 月額料金:1人あたり600円
  • 年額料金:1人当たり6,000円

サービス名:Staple
提供元:クラウドキャスト株式会社
URL:https://staple.jp/personal

3-2. Concur Expense|経費精算・領収書管理はモバイル・アプリでムダなく簡単に

サービスの特徴

  • スマホのカメラで領収書を簡単取り込める
    交通費や接待費など、繰り返し発生する経費の領収書は、スマホのカメラで撮影するだけで取り込みが完了します。取り込んだ画像はそのまま領収書データと添付されるため、溜まった領収書をつけあわせる手間が省けます。
  • 経費精算を社外のどこからでもできる
    出張時や外出先からでもスマホを使って経費精算の申請が可能です。上司も外出先でもスマホを使って承認することができるため、承認フローで滞ることがなく、申請から承認までがスムーズになります。
  • 社員への支払いまでの期間を短縮可能
    承認フローがスムーズになることで、申請から承認までの期間を短縮することができます。また、経費支出状況をリアルタイムで見える化できるため、使いすぎの対策にもなります。

 

【価格】

都度お問い合わせ

サービス名:コンカーエクスペンス-モバイル
提供元:株式会社コンカー
URL:https://www.concur.co.jp/expense-mobile

3-3. ドクター経費精算|働き方が変わる経費精算RPA

サービスの特徴

  • 経費精算申請時の入力の手間やミスを削減できる
    領収書をスマホアプリで撮影するだけで、オペレーターが代行して入力してくれます。JRサーバーと連携しており、交通費の乗車履歴を自動で取得してくれます。これにより、経費精算申請時の手間を大幅に削減することができます。
  • 電子帳簿保存法に対応している
    出張時や外出先からでもスマホを使って経費精算の申請が可能です。上司も外出先でスマホを使って承認することができるため、承認フローが止まることがなく、申請から承認までがスムーズになります。
  • 会計システムとの連携が可能
    経費精算に作成した経費データを、主要会計ソフトに登録できます。経費精算と会計処理を同時におこなうことで会計の手間を削減することができます。

 

【価格】

  •  月額料金:35,400円(30人まで)
  •  年額料金:352,800円(30人まで)

サービス名:ドクター経費精算
提供元:株式会社ベアテイル
URL:https://www.keihi.com/

3-4. 弥生 レシート取込アプリ|複雑な経費精算業務を効率化

サービスの特徴

  • スマホでレシートを取り込み決算などに利用できる
    スマホのカメラでレシートを撮影し、画像データとして弥生製品に取り込むことができます。取り込んだ画像データは自動的に仕分けされ、決算に利用することができます。
  • 領収書の保管が不要になり、保管するスペースを削減、検索が簡単に
    取り込んだ画像データは電子帳簿保存法に対応しているため、領収書自体を破棄することが可能になります。領収書(紙)を保管する必要がなくなるため、保管スペースが不要になり、また領収書データの検索も容易になります。
  • 会計ソフトなど「弥生」サービスとの連携が可能
    領収書を単に画像データとして保管するだけでなく、「弥生会計」や「やよいの青色申告」、「白色申告」などと連携させることで、会計処理をおこなう手間をさらに削減することができます。

 

【価格】

都度お問い合わせ

サービス名:弥生
提供元:弥生株式会社
URL:http://www.yayoi-kk.co.jp/paperless-keiri/receipt.html

3-5. freee|バックオフィス業務をもっと簡単に

サービスの特徴

  • 経費精算申請はスマホで写真を撮るだけ
    スマホで領収書を撮影し、いくつかの項目を入力するだけで申請作業は完了です。領収書を申請書に糊付け、郵送するなどの手間を削減することができます。また、多くの領収書を申請する場合は、まとめてスキャンすることで効率的に申請することができます。
  • 承認や管理が簡単
    アップロードされた領収書と申請内容を見ながら承認作業をおこなうことができます。承認経路は最大5経路まで設定することができ、承認ステータスを確認できるため、承認漏れを防止することができます。
  • 経費精算の申請から振込までが簡単で期間短縮が可能
    経費申請が承認されると、会計ソフトfreee へ1クリックで登録することができます。経費精算と会計処理を同時におこなうことができるので、手間を削減することができます。

【価格】

  • 年額料金:47,760円(ベーシックプラン、20人まで)
  • 年額料金:23,760円(ミニマムプラン、3人まで)

サービス名:freee
提供元:freee株式会社
URL:https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

4. まとめ

経費精算アプリは従業員が隙間時間で経費申請ができるツールです。領収書を写真で撮るだけで経費の入力が完了するアプリもあり、経費申請にかかっていた時間が縮小されます。また、承認者は紙で管理する必要がなくなり、経費精算の計算も自動でおこなってくれるので、申請者側でも管理側でも大きな工数削減につながります。

経費精算業務に時間がかかっていると感じている方は、経費精算アプリの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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