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派遣会社向け勤怠管理システム比較9選|シフト管理|派遣社員対応|クラウド

派遣社員の雇用は正社員やアルバイトと異なり、雇用形態や勤務形態がさまざまです。そのため、派遣元企業は派遣社員の勤怠管理やシフト収集などに多くの工数を割かれ、苦労されていることかと思います。

また、派遣元企業はもちろんですが、派遣先や派遣社員も打刻方法やシフト連携にストレスを感じている方も多いようです。

今回は、派遣社員の勤怠管理やシフト管理方法に悩みを抱えている担当者様に、その解決策や、勤怠・シフト管理システムのメリットや、導入に役立つサービス比較をご紹介いたします。

1. 派遣における勤怠管理

派遣会社の勤怠管理は、煩雑なケースが多く、その分問題点も発生しやすい傾向があります。

理由の一つに、派遣社員の勤怠情報の管理は、派遣元、派遣先の会社がそれぞれ異なった責任を持つことにあります。派遣元は派遣社員と雇用契約を結んでいるため、給与の支払いや年次有給休暇の付与などについて責任を負います。

一方、派遣先は、派遣社員に対して指揮命令をおこなうため、労働時間や休憩時間の取得など指揮命令下で直接、派遣社員に関わることは派遣先が責任を負うことになります。

そのため、派遣元は派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握することが困難なため、派遣社員が派遣元に提出したタイムシートに間違いがないか、未申請の残業はおこなっていないかなどのチェックを派遣先に任せることになり、結果的にサービス残業や、給与の未払いが生じる可能性が少なくありません。

また、派遣社員が派遣先でどのような業務をしているのかを把握する必要があるので、多くの派遣社員を抱えている派遣会社では管理が困難になります。

2. 派遣が抱える勤怠管理の不満

2-1. 派遣元企業の不満

  • タイムシートの配布や回収に時間がかかる。
  • 派遣社員が派遣元に提出したタイムシートに間違いがないか、未申請の残業をおこなっていないかのチェックを派遣先に任せているため、サービス残業や未払い給与が発生するリスクがある。
  • 派遣社員の記入ミスや計算ミスによる差し戻しが発生する。
  • タイムシートや残業申請書など、すべて紙で保存しているため、保存場所が必要となる。また、過去の資料を探す際、時間がかかる。
  • 打刻漏れや整合性のチェック、残業などの申請チェック、勤務時間の集計などに、多くの時間がかかる。
  • 新規派遣開始と派遣終了の派遣社員がいるため、勤務表が毎月異なり、その上派遣社員が多いとより勤務表作成に多くの時間がかかる。
  • 派遣社員の勤務時間については派遣先が管理するため、派遣元が派遣社員の勤務時間や残業実績をリアルタイムで把握できない。
・タイムシートの配布や回収/チェック作業/ミスによる差し戻し、など多くの時間を要してしまう
・リアルタイムで勤怠データが把握できない

2-2. 派遣社員の不満

  • 入退社時間の打刻や、残業時間の入力が面倒。
  • 残業や休日出勤の事前申請が面倒。
  • タイムシートの承認の際、担当者が不在などの理由ですぐに承認をもらえない。
  • 承認されたタイムシートを派遣元へFAXやメールする手間や時間がかかる。
・残業や休日出勤、有給などの申請をおこなう際に、申請や承認、タイムシートを送る作業に時間や労力を費やす

2-3. 派遣先企業の不満

  • 毎日の勤務時間について派遣先が確認・承認をおこなっているため、時間がかかる。
  • 派遣元ごとに勤怠システムが異なっているため、承認やチェック作業に時間がかかる。
  • 受け入れている派遣社員が、どの事業所で、いつまでの期間、何名いるのかが把握できない。
  • 派遣元へ派遣社員の勤怠データを送付するのに手間がかかる。
  • 派遣社員の契約内容をすぐに確認できない。
  • 派遣先管理台帳の管理が煩雑になってしまう。
  • 労働者派遣法を遵守できているのか不安。
・毎出勤時の勤務確認や承認、データを送信するのに時間や手間がかかる
・派遣会社によって勤怠管理方法が異なるのが面倒。

3. 派遣会社が勤怠管理システムを導入するメリット

3-1. 派遣元企業のメリット

◆派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握できる

最新の勤怠管理システムでは、打刻をスマホやタブレットのアプリ上で打刻することができるので「雇用契約通りに勤務ができているか」「残業は多すぎないか」「打刻漏れはないか」など派遣社員の勤務状況を管理者専用アプリからリアルタイムに把握することができます。また、派遣社員の出勤状況などを電話で確認している担当者もいるかとは思いますが、リアルタイムで出勤状況を把握することができるので、その必要がなくなります。

◆勤怠情報の集計にかかる手間を、大幅に効率化することが可能

勤怠管理システムでは、あらかじめ従業員の雇用形態や就業時間など各派遣社員の雇用契約に応じて、労働時間が自動的に計算されますので、月次にまとめて集計する必要がなくなり、集計時間を大幅に削減することができます。

◆ヒューマンエラーが起こらなくなる

勤怠管理システムを活用することで、派遣社員の打刻漏れや、派遣スタッフの勤務時間の記入ミス、集計ミスなどのヒューマンエラーを大幅に減少させることができます。ヒューマンエラーが少なくなることで、これまで複数回に渡っておこなっていた確認業務を削減すると同時に、派遣社員と管理者の勤怠管理にかかる業務工数も削減することができます。

◆タイムシートの配布・回収をしなくて済む

派遣元の担当者は、期限内に派遣社員のタイムシートを回収できずに苦労されている方も多いと思います。勤怠管理システムでは、勤務データがリアルタイムに反映されているので、タイムシートの配布や回収の時間が不要になります。また、勤怠データは、クラウド上に保管されるので、タイムシートの保管スペースが不要になり、セキュリティ上でも安心して保管できます。

3-2. 派遣社員のメリット

◆クラウド型のシステムであれば、打刻をICカードやスマホでおこなうことが可能

派遣社員は、タイムレコーダーやPCがない派遣先であっても、スマホやタブレットを用いることで場所を選ぶことなくリアルタイムで勤怠情報を派遣会社に報告することができます。そのため、残業時間の超過や、休日出勤などの情報をすぐに把握することができるので、勤怠の締め日に一斉に勤怠情報を集めて確認する業務を削減することができます。

◆勤務報告・休暇申請が簡単になる

スマホやタブレットのアプリから勤怠管理システムを活用することで、派遣会社におこなわなければいけない勤怠情報の連携や、シフトや休暇日の申請業務を、メールや電話、FAXでおこなう必要がなくなります。

勤怠データを管理している派遣会社は、アプリ連携によって派遣社員の打刻データをリアルタイムで確認できるだけでなく、有給休暇や遅刻などの申請をアプリ上で確認・承認することができるようになります。

3-3. 派遣先企業のメリット

◆承認はマウスクリックや、画面タッチだけのカンタン操作

派遣先担当者はいつでも、どこからでも簡単に承認作業をおこなうことができるため、承認やチェック作業に時間がかからず、月次にまとめておこなう必要がなくなります。

◆派遣元への毎月の通知業務が軽減される

派遣元、派遣先とも、派遣社員の勤怠情報をリアルタイムに確認することができるため、派遣先は派遣元に毎月、勤怠データなどを通知する必要がなくなります。

4. 派遣会社に適している勤怠管理システムをご紹介

jinjer | 導入時の設定も徹底サポート

【特徴】

  • 派遣社員のさまざまな勤務形態に合わせて勤怠を一元管理することが可能で、残業や休日出勤などの申請も簡単におこなうことができます。
  • 勤怠管理だけではなく、シフト申請・承認も簡単にできます。また、時間帯や能力によって過不足を判定し、自動でシフトを作成してくれます。
  • PCやタイムレコーダーがない職場や派遣先でも、スマホを用いることでどこでも打刻をすることができます。その際、GPS機能も付いているので、不正打刻を防ぐこと可能です。
【料金】
  • 初期導入費:100,000円~
  • 1ユーザーあたり:300円~/月
  • 無料トライアルキャンペーン実施中

商品名:jinjer勤怠
メーカー名:株式会社ネオキャリア
URL:https://hcm-jinjer.com

 

DigiSheet (派遣会社Ver.) | ヒューマンエラーを削減

【特徴】
  • 派遣社員は携帯電話やスマホを利用して、どこからでも勤務状況の入力ができ、派遣先はどこからでも承認することができるため、離れた場所からでも派遣先とコミュニケーションをとることができます。
  • 派遣社員の勤務状況をリアルタイムに把握できるため、派遣社員の勤務状況を把握してから、月次にまとめて確認する必要がなくなります。また、派遣先に適切に派遣社員を配置することが可能になります。
  • 派遣社員の複雑な勤務体系やシフト設定にも対応することができるため、一契約ごとに勤務体制が異なっても柔軟に対応することができ、勤務時間の集計にも時間や手間がかかりません。
【料金】
  • 初期導入費:問い合わせ必要
  • 1ユーザーあたり:390円~/月

商品名:DigiSheet(派遣会社Ver.)
メーカー名:株式会社アスペックス
URL:http://www.aspex.co.jp/service/digisheet_agency.

 

e-naviタイムシート[派遣] | 勤怠管理からミスとムダを追放

【特徴】
  • インターネットにより派遣社員の勤怠データを確認することができるため、派遣社員へのタイムシートの配布や回収業務が不要になります。また、勤怠データは3年間電子保管されるため、タイムシートの保管場所も不要になります。
  • 携帯電話やスマホから出退勤打刻をおこなった際の位置情報は、堅牢なデータセンターで管理されており、個人情報は全て暗号化して保存されています。さらに管理者用ソフトの利用を事業所内のみに制限することができるため、個人情報漏洩の防止も万全です。
  • 派遣元は派遣社員の勤務状況をリアルタイムに把握することができるので、長時間労働や毎日の欠勤や遅刻などに注意を払うと共に、派遣社員のケアに役立てることができます。
【料金】
  • 初期導入費:0円
  • 1ユーザーあたり:250円~/月

商品名:e-naviタイムシート[派遣]
メーカー名:株式会社イー・クリエーション
URL:https://ts.e-creation.jp/haken.html

 

派遣のWEB勤怠管理&就業管理支援システム「プラスナビ」| もどかしさを一発解決

【特徴】
  • 派遣元はリアルタイムに派遣社員の出勤や退勤時間を把握できることに加えて、派遣社員からの交通費の申請を確認することもできるため、月次にまとめて集計や確認作業をおこなう必要がなくなります。
  • 派遣社員の勤怠情報をリアルタイムに把握することができるため、電話やメールによる確認作業やタイムシートの配布回収などの手間を大幅に省くことができます。
  • 派遣社員自ら空きスケジュールを報告できるシステムがあるため、電話やメールで確認する手間がかからず、仕事のマッチングミスが少なくなります。
【料金】
  • 初期導入費:(スタンドアロン)100,000円

(ネットワーク対応・複数事業所対応)150,000円

  • 1ユーザーあたり:250/月+基本料金10,000円

商品名:派遣のWEB勤怠管理&就業管理支援システム「プラスナビ」
メーカー名:ユニテックシステム株式会社
URL:https://www.uts-navi.com/plusnavi/

 

勤怠管理システム FC勤怠 | 運用開始10年突破

【特徴】
  • 出退勤の打刻と同時に勤務時間もリアルタイムで集計されるため、派遣元は随時、残業時間や勤務時間を把握することができます。
  • 月報を申請することで休暇などの申請データもチェックするため、手作業でのデータの入力のチェックや勤務時間の集計は自動にリアルタイムでおこなわれ、確認や集計の時間が不要となります。
  • 派遣社員の過去の勤怠データがすべて保管されているため、帳票として随時簡単に確認することができます。また、承認状況も一緒に確認できるため、紙で出力して保管しておく必要はありません。
【料金】
  • 初期導入費:10,000円
  • 1ユーザーあたり:400円/月(最低利用料金:10,000円/月)

商品名: 勤怠管理システム FC勤怠
メーカー名:株式会社ファーストコンサルティング
URL: https://www.fc-kintai.com/

 

かえる勤怠管理by派遣 | 勤怠管理をか・え・る

【特徴】
  • 初期導入費無料で、1拠点あたり5,000円のため、派遣社員の増減があった場合でも定額で利用することができコストを抑えることが可能となります。
  • 派遣社員がICカードを専用タブレットにかざすだけで勤務時間はデータ化され、自動集計されますので、タイムカードのように毎月の準備や発送などの必要がなくなります。
  • 派遣社員の出退勤の打刻があった場合にメールを送る機能があるため、メールや電話で実際に派遣先に出勤したかどうか、確認する必要がありません。
【料金】
  • 初期導入費:0円
  • 1拠点あたり:5,000円/月
  • 無料お試し期間あり

商品名: かえる勤怠管理by派遣
メーカー名: 株式会社ITZマーケティング
URL: https://japanpt.org/haken/

 

スタッフエクスプレス | 人材派遣、業務請負に特化したサービス

【特徴】
  • 人材ビジネス向けの総合管理システムとして、ワンストップで派遣、請負、紹介の業務管理までできます。 今後のビジネススタイルや市況の変化に対して、柔軟に対応できる未来志向を有した基幹システムです。
  • スタッフエクスプレスは、扱うのが初めての方であっても直感的に操作できるよう、統一感とこだわりを持つやさしいインターフェースです。
  • 万全のサポート体制を構築して、全国均一のサポートをおこなっています。 サポーターが、豊富な経験とクオリティの高い対応力で業務運営をバックアップします。
【料金】
  • パッケージ1台:50万円~
  • サブスクリプション1台:17,500円~

商品名:スタッフエクスプレス
メーカー名:株式会社エスアイ・システム
URL:http://staffexpress.jp/index.html

 

勤怠管理クラウドサービスCLOUZA | カンタンに使える

【特徴】
  • 派遣社員のスマホやタブレットにアプリをダウンロードすることにより、いつでもどこからでも打刻をすることができるため、様々な派遣先にも対応することができます。また、不正打刻防止のため、打刻場所の位置情報を確認することも可能です。
  • 管理画面で派遣社員の打刻情報と勤怠集計結果を同時に確認することができます。
  • タブレットからでも確認することができるため、派遣元担当者は外出先からも状況確認・管理が可能です。
  • 勤怠データは、主要な給与計算ソフトと連携することができ、給与計算ソフトが対応していない場合でも、CSVで編集して給与計算ソフトに取り込むことができるため、給与計算の時間を大幅に短縮することができます。
【料金】
  • 初期導入費:0円
  • 1ユーザーあたり:200円/月
  • 無料お試し期間あり

商品名:勤怠管理クラウドサービスCLOUZA
メーカー名: アマノビジネスソリューションズ株式会社
URL: https://clouza.jp/

 

人材派遣会社向け 派遣システム | 豊富な機能と料金体系

【特徴】
  • 外出先からも使うことができる派遣システムで、派遣スタッフの応募管理から給与計算まで一括して管理することができるため、担当者の時間を大幅に削減することができます。
  • 派遣個別契約書 や派遣元管理台帳などの派遣関連の帳票をワンクリックで出力することができるため、契約書を手作業で作成する手間がなくなり、ヒューマンエラーの減少につながります。
  • オプションのWorkinGoodと連動して、スタッフ様ご自身で勤怠予定や勤怠実績の入力をおこなうことができます。入力した勤怠情報をそのまま派遣先に承認申請ができますので、タイムシートの回収や確認、及び入力の手間を削減できます。
【料金】
  • 初期導入費:0円
  • 17,500円~/月

サービス名:人材派遣会社向け 派遣システム
商品名:マッチングッド株式会社
URL:https://www.matchingood.co.jp/haken/

 

5.まとめ

近年はサービス残業や長時間労働など訴訟まで発展するケースもあり、勤怠管理が会社にとって大きな課題の一つといえます。とくに、派遣社員の勤怠管理は、派遣会社にとって非常に煩雑な業務となっており、長時間労働の原因の一つといっても過言ではありません。

派遣元の担当者は、雇用契約ごとに異なる勤務時間の申請内容の確認や、残業時間の管理など、派遣社員の勤務時間を正確に把握するために多くの業務が必要となります。

人事業務や管理業務にシステムを導入していくことは、人材のマッチングや書類作成など、派遣事業全般の業務の更なる効率化を可能にしていくので、派遣社員の管理業務には今後欠かせない取り組みになっていくのではないでしょうか。

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