介護サービス業向け勤怠管理システムまとめ|スマホ打刻で正確な管理

現在、介護サービス業は慢性的な人手不足といわれており、厚生労働省によると2025年度には介護職員が約37万人不足する見通しです。このような状況の中、経営者や管理者は効率的な運営を考える必要があります。

もちろん、介護業務そのものの質を落としたり、簡略化したりすることはできませんが、介護保険法上に関連する連絡業務や事務処理業務については効率化を図ることはできます。

介護保険法上の人員基準を満たすシフト作成や、さまざまな職種や勤務・雇用形態で勤務している職員が多い介護サービス業の勤怠管理には相当な労力と時間を費やしているのではないでしょうか?そこで、介護サービス業における勤怠管理を効率化できるシステムをご紹介します。

1. 介護サービス業が抱える勤怠管理の悩み

介護サービス業では勤怠管理について次のような悩みを抱えているのではないでしょうか。

1-1. 訪問介護や施設介護など勤務形態が多いため、従来のタイムカードの集計では手間がかかる

介護サービス業では、介護職員の他、事務職や、介護ヘルパーなどさまざまな勤務形態や、就業時間で勤務している職員がいます。そのため、紙のタイムカードを使用した場合、シフト表とタイムカードを一つひとつ勤務時間を確認する必要があります。

また、同一月内で、複数拠点のある介護サービス事業所に勤務する職員の場合、タイムカードが複数枚存在するため、集計に時間がかかります。

1-2. 夜勤における給与割増などを反映させないといけないため、給与計算に時間がかかる

介護サービス業では、多岐にわたる職種や勤務形態の職員が勤務しています。また、介護保険法上の人員基準や人手不足の関係などから1人の職員が複数の部門で勤務することもめずらしくありません。そのため、一人ひとりの勤務時間や残業時間、深夜時間を集計する際、多くの時間が必要となります。

また、夜勤における手当や訪問介護における手当など、諸手当や時給についても職種によって細かく区分されているケースが少なくなく、給与計算は複雑であるといえます。

1-3. 手書きの日報での出退勤の管理が多く、正確な残業時間や休憩時間の把握ができていない

特に直行直帰の介護ヘルパーなどについては、タイムカードでの管理が困難なため、日報で管理するケースが多いと思われます。日報は自己申告であるため、管理者が正確な始業・終業時刻、休憩時間を確認することができません。また、利用者宅へ本当に勤務しているかを把握することも困難といえます。

1-4. シフト表を介護保険法上の人員基準や職員の要望を考慮して作成するのに手間がかかる

介護保険法上には人員基準があります。そのため、介護職員の勤怠管理を日報やタイムカードなどの紙ベースでおこなう場合は、人員配置のミスを防止するために定期的にシフト表を提出してもらったり、電話で確認したりなどの作業が必要となります。

また、職員の不平不満が出ないように公平なシフトを作成することも必要となります。特定の人に偏ることなく平等に夜勤を入れて、有給消化もして、休憩時間も取れるように考えて作成することが必要です。そのため、これらの作業には多大な時間と労力がかかるといえます。

1-5. 複数拠点ある介護サービス事業所の場合、勤怠データの管理に手間がかかる

複数拠点のある介護サービス事業所が、勤怠管理をタイムカードや日報などの紙ベースでおこなう場合、タイムカードや日報などを各拠点から集める手間がかかります。

また、管理者は勤怠データを毎日確認することができないため、まとめて勤務時間の集計作業や打刻漏れなどの確認作業をおこなうこととなり、集計の締め切り後に相当の時間を費やすことになります。

2. 勤怠管理システムが介護職にあっている理由

2-1. 集計に手間がかからない

勤怠管理システムにより、職員の勤務時間を自動的に集計することができます。そのため、タイムカードなどの回収は不要となり、複数拠点のある介護サービス事業所の場合は、タイムカードの回収や、シフト表とタイムカードの突合せ作業が不要となり、大幅に集計時間を短縮することができ、集計ミスの防止にもつながります。

2-2. スマホやタブレットを活用して打刻ができる

勤怠管理システムにより、スマホやタブレットでの打刻が可能となります。そのため、管理者は施設外で勤務する介護ヘルパーの訪問介護中の場所や勤務時間を正確に把握することができ、訪問忘れや打刻漏れを防止することができます。

従業員のメリットとしては、直行直帰で訪問介護をおこなうときなどに、わざわざ打刻を打つために会社に向かったり、後日打刻申請をしなくて済むので、工数の削減につながります。

2-3. 正確な勤務時間を把握できる

勤怠管理システムにより、リアルタイムに部署や職員ごとの残業時間や労働時間を把握することができるようになります。そのため、管理者は随時、「常勤の職員が介護保険上、勤務すべき勤務時間を満たしているか」「長時間労働となっていないか」などを把握することができ、日報や電話で確認する時間が不要となります。

2-4. 人員基準や職員の要望を加味したシフト作成ができる

勤怠管理システムにより、シフト表を簡単に作成することができます。管理者は職員の人員配置状況を一括してリアルタイムに把握することができます。そのため、急に欠員が起きた場合でも、介護保険法上の人員基準の調整やシフトの予実管理などを適切におこなうことができ、シフト作成を効率的におこなうことができます。

従業員も紙に書くのではなく、スマホで簡単にシフトを送ることができます。

2-5. 勤務形態に合わせて勤怠情報を管理できる

勤怠管理システムにより、介護サービス業の多岐にわたる職種や多様な勤務形態を登録して管理することが可能となります。そのため、職員の勤務実績の照合や集計作業に費やす時間を大幅に削減することができます。

また、本人の端末でのみ打刻が可能であるため、不正打刻を防止することができます。

3. 介護業界に適している勤怠管理システムをご紹介

3-1. jinjer勤怠管理

サービスの特徴

  • 訪問介護中のヘルパーにも対応したマルチデバイス打刻による自動集計
    タイムカードの自動集計により、介護サービス事業所からの打刻も介護ヘルパーの訪問介護中の打刻もまとめて集計できます。手間が削減されるだけではなく、スマホやパソコンなど、個人にあったデバイスで打刻することができます。
  • 勤怠管理システムによって、正確な残業時間の把握
    日勤や夜勤など、さまざまな職種の正確な残業時間を勤怠管理システムで確認できます。これにより、手計算しなくても「誰がどれぐらい残業しているのか」を一目で確認することができます。
  • 介護業界特有の規定を加味したシフト作成
    大幅に時間がかかっていたシフト作成が、介護保険法の人員基準や予実管理などを加味したシフトを自動作成できる。さらに従業員が提出するシフトを紙でなく、スマホやパソコンから入力してもらうことで、従業員も管理者も手間が削減されます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:jinjer勤怠管理
提供元:株式会社ネオキャリア
URL:https://hcm-jinjer.com/campaign009/

3-2. かえる勤怠管理 by介護

サービスの特徴

  • 費用が安い
    タブレット型タイムレコーダーが一台無料でレンタルできるため、初期費用は一切かかりません。また、ランニングコストは通常、1人ごとに必要となることが多いですが、1拠点ごとであるため、拠点数が少ない事業所におすすめです。
  • タブレットや携帯電話で勤怠打刻ができる
    介護サービス業では老人ホームなどの施設内や、訪問介護などの施設外、デイサービスの送迎など、職員はさまざまな場所や就業時間で勤務しています。そのため、職員がタブレット型タイムレコーダーに打刻することにより、さまざまな場所や就業時間で勤務する職員の出退勤の勤怠管理をおこなうことが可能になります。
  • 介護に特化したシフト作成ができる
    介護サービス業では、介護保険法上、利用者人数に対する人員基準が決められています。そのため、必要人数を設定することにより、利用者に対する職員数の適正を判定したり、出退勤の計画と実績を比べたりすることもできます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1拠点:5,000円/月

サービス名:かえる勤怠管理 by介護
提供元:株式会社ITZマーケティング
URL:https://japanpt.org/care/

3-3. カイポケ

サービスの特徴

  • 給与計算ソフト連動
    予定実績管理をもとにした集計から、給与計算まで自動で完了します。転記ミス等による手戻りがなくなり、関連業務がまとめて楽になります。
  • ボタン1つで安心の国保連請求
    予定実績データを入力するだけで、国保連請求や利用者請求を簡単作成。 作成した請求データはそのままソフトから国保連に伝送請求できます。 カイポケではさまざまなデータを連携することができます。介護ソフトがない場合、書類ごとに転記を繰り返す必要がありますが、 カイポケなら1度入力した情報は様々な必要書類へと連携されるので、転記の必要がありません。
  • 実績入力がタブレットで簡単
    計画から実績まで一元管理できます。 タブレットやスマホへの入力が実績と連動、書類からパソコンへ入力するという二度手間がなくなります。 タブレットを導入することにより、いつでもどこでもデータを入力することができ、リアルタイムで他の介護職員に伝達することができるので、 業務効率化を図ることができます。

 

価格

  • 利用料無料

サービス名:カイポケ
提供元:株式会社エス・エム・エス
URL:http://ads.kaipoke.biz/function/attendance_management.html

3-4. キングオブタイム

サービスの特徴

  • リアルタイムな勤怠状況を確認できる
    管理者は、いつでもどこでもリアルタイムに勤務状況確認をおこなうことができます。職員の毎日の打刻・勤怠データや拠点ごとの集計結果をリアルタイムで確認することができます。また、シフトを設定すれば、拠点ごとの予実管理もできるため、長時間労働の抑止効果を期待することもできます。
  • さまざまなシフトパターンを設定できる
    個別のシフトパターンを何通りでも作成することができ、直行・直帰などの打刻なしでも勤務したとするみなし勤務や休暇の設定も可能です。また、作成したシフトに対して、実際の勤務実績との差異をリアルタイムに確認することができます。そのため、予定に対してどれくらいの差異が生じているのかを確認することができ、適正な労働時間の管理ができます。
  • さまざまな操作権限を持つ管理者を自由に作成できる
    部署や拠点、雇用区分単位などで、職員の設定、スケジュール管理、打刻時刻管理、データ出力など管理する権限を設定することができます。また、管理者によって行われた打刻データの修正やシフト修正は、操作ログが残されるため、全権管理者は、各管理者の操作を確認することが可能です。複数拠点をもつ介護サービス事業所におすすめです。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:キングオブタイム
提供元:株式会社ヒューマンテクノロジーズ
URL:https://www.kingtime.jp/

3-5. ジョブカン

サービスの特徴

  • どこまでシフト申請や勤怠打刻ができる
    モバイルGPS打刻により、どこからでもシフト申請や勤怠打刻ができます。そのため、介護ヘルパーなどに対しても場所と時間を選ぶことなく対応することができます。
  • 複雑なシフトパターンに対応できる
    日勤や夜勤、複数回の休憩を挟む介護職員の複雑なシフトパターンにも対応することができます。また、5分単位のシフト設定ができるため、細かいシフトの管理も可能です。
  • 自動でシフト作成や勤務時間の集計ができる
    シフトを自動で作成することができるため、職員全員分のシフトを短時間で作成することができます。また、勤務時間も自動で集計できるため、シフト作成や集計作業時間を大幅に削減することができます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:200円/月

サービス名:ジョブカン
提供元:株式会社Donuts
URL:https://jobcan.ne.jp/

3-6. シフトマックス

サービスの特徴

  • 勤怠打刻方式を選ぶことができる
    勤怠打刻方式は、スマホ版のタイムレコーダー、ICカード、音声ガイダンスによる通話打刻、指静脈認証、ガラケーなどのモバイル端末などから選ぶことができます。そのため、どのモバイル端末でも出退勤報告が可能となります。
  • 集計業務の手間を大幅に削減できる
    現場の職員からの勤怠打刻はリアルタイムでデータセンターへ保存され、勤怠データに反映されます。そのため、紙ベースでのシフト作成やタイムカードの集計作業が不要となり、ミスが激減します。また、勤怠や給与データも自動照合、自動計算のため、効率的に集計業務をおこなうことができます。
  • 異なる業務形態の勤怠管理を一括管理できる
    介護サービス業は、老人ホームやデイサービス、訪問介護など、勤務形態が多岐にわたり、夜勤業務や他事業所への応援勤務などが発生するケースも多く、管理が複雑です。しかしながら、当システムを利用することで複雑な勤怠管理も一元管理することが可能となります。

 

価格

  • 初期費用:20万円~
  • 1人:300円/月

サービス名:シフトマックス
提供元:KYODOU株式会社
URL:https://shiftmax.co.jp/kaigo/

3-7. 勤怠管理システム タッチオンタイム

サービスの特徴

  • 誰でも簡単に勤怠打刻ができる
    指を押し当てるだけの指紋認証など、誰でも使うことのできる勤怠打刻方法を選ぶことができます。そのため、パソコンの画面操作が不得意な職員の方が多い事業所の方におすすめです。
  • 誰でも簡単に勤怠管理・集計ができる
    シンプルな管理画面となっているため、パソコンが不得意な方でも簡単に勤怠管理や勤務時間の集計作業がおこなうことができます。集計作業は自動集計であり、給与ソフトとの連携もできるため、集計から給与計算まで効率よく行うことができます。
  • どこでもサポートしてもらえる
    勤怠管理システムの導入時から導入後の設定変更など全国どこでも、ベテランのスタッフによりサポートしてもらえるので安心です。パソコンに詳しくなく、不安に思われている担当者や経営者の方におすすめです。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:勤怠管理システム タッチオンタイム
提供元:株式会社デジジャパン
URL:https://www.kintaisystem.com/lp-care/

3-8. クラウド勤怠管理システム

サービスの特徴

  • どこからでも勤怠情報を送信できる
    パソコンやタブレット、スマホからの勤怠打刻が可能なため、介護ヘルパーなどの直行直帰業務やタイムカードが置けない現場、毎日異なる場所による業務など、介護職員は場所と時間を選ばず、どこからでも勤務情報を送信できます。
  • 勤怠状況をリアルタイムで確認できる
    管理者は勤務先に出向くことなく、webシステムから介護職員の出勤状況や残業時間をリアルタイムで一元管理、確認することができます。そのため、適正な人員配置を随時調整することができます。
  • 勤務表エクセルに出力できる
    勤務表は自動集計され、管理者は簡単にエクセルで勤務表を出力することができます。そのため、紙の管理や回収、タイムカードの転記や勤務時間や残業時間などの計算する時間を短縮することができます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:50円/月

サービス名:クラウド勤怠管理システム
提供元:クリエイトシステム合同会社
URL:https://www.ctsys.jp/work/

3-9. 勤次郎Enterpriseシリーズ

サービスの特徴

  • さまざまな働き方に対応できる
    シフトの設定は、46,000種類の登録が簡単に設定でき、複雑な雇用形態に柔軟に対応することができます。締め日は1社あたり5回まで設定することができ、1日2回までの複数回勤務や、24時間超過勤務、連続勤務、交代勤務などにも対応しているため、複雑な勤務形態の多い介護サービス事業所におすすめです。
  • 勤怠打刻方法を選ぶことができる
    勤怠打刻方法は、パソコン、スマホ、タブレットはもちろん、Suica、Pasmo、EdyなどのFelica対応のICカードや指静脈など多彩なため、多様な勤務場所に対応することができます。そのため、介護職員は場所と時間を選ばず、どこからでも勤務情報を送信できます。
  • ”常勤換算票”を自動作成できる
    介護サービス業では必須の「常勤換算表」用のデータを自動作成することができるため、入力ミスの防止や作業工数の大幅な削減を実現することができます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:200円/月

サービス名:勤次郎Enterpriseシリーズ
提供元:日通システム株式会社
URL:https://www.nittsusystem.co.jp/products/employment/description/

3-10. タッチーズ

サービスの特徴

  • 出退勤情報をICカードで管理できる
    ICカードリーダーにカードをタッチするだけで職員の勤怠情報を記録することができます。 そのため、手作業により生じるミスや打刻漏れなどを軽減し、業務の効率化を図ることができます。
  • 勤怠情報をリアルタイムで確認できる
    記録された職員の勤怠情報は、管理者がリアルタイムで確認することができます。そのため、直行直帰のヘルパーなど勤怠状況の把握に役立ちます。
  • 勤怠状況を分析できる
    残業時間の多い写真の確認、有給残日数や取得率の確認、三六協定に準じた限度時間の確認など、業務の効率化を図るための分析をおこなうことができます。

 

価格

都度問い合わせ

サービス名:タッチーズ
提供元:株式会社 Pastoral Dog
URL:https://www.toucheez.com/ja/atnd/

4. まとめ

介護サービス業は、人件費が高い業界の一つです。また、人が相手となる業務の性質上、非効率な運営を余儀なくされるため、多くの業務が人海戦術により支えられているケースが多くみられます。

しかし、人手不足といわれている現在、事務処理などについては効率化を図ることが急務といえます。特に複雑な勤務形態の多い介護サービス業にとって勤怠管理を適正かつ、効率的におこなうことのできる勤怠管理システムを導入することは、職員の処遇改善、定着率向上のためにも必須といえるのではないでしょうか。

ご紹介した勤怠管理システムを参考に自社に適した勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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