-->

勤怠管理とは?働き方改革に対応した勤怠管理対策を徹底解説!

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、現在の勤怠の管理方法を見直している中小企業の方も多いのではないでしょうか。

今回は、働き方改革関連法の施行により、変えないといけない勤怠管理について、

  • タイムカードやエクセルでの管理ではだめなのか?
  • 勤怠管理システムに変えて、どう変わるの?

をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

1. 働き方改革に対応した勤怠管理とは

1-1. 働き方改革関連法の概要

働き方改革関連法により、労働時間法制の見直しが実施されました。見直しの目的は、働きすぎを防ぎながら、「ワーク・ライフ・バランス」と「多様で柔軟な働き方」を実現することです。

見直された項目は下記の8つです。

この中で、勤怠管理に関係する項目は、「残業時間の上限規制」「年5日間の年次有給休暇の取得」「労働時間の客観的な把握」の3つです。

では、各々どのように勤怠管理と関係があり、人事担当者はどのように勤怠管理をおこなっていく必要があるのでしょうか。

1-2. 今、勤怠管理に求められていること

働き方改革関連法の施行により、今、勤怠管理で求められていることは、「残業時間」「有給休暇」「労働時間」の3点です。

残業時間の管理

働き方改革関連法が施行される前までは、1ヶ月で45時間が時間外労働の上限でした。しかし、36協定届の所定欄に理由と延長時間を記載して提出すれば、月に45時間以上の時間外労働が可能でした。

これが施行後、1ヶ月の時間外労働の上限が80時間、1年で700時間が上限となりました。どのような理由があれど、これ以上の時間外労働は認められません。

そのため、企業は従業員の時間外労働を80時間以内に収めなければいけません。月末に集計するまで、残業時間がわからないとなると、80時間を超えてしまう可能性があるので、リアルタイムで残業時間が把握できる体制が必要です。

従業員の残業時間を把握し、時間外労働が月80時間を超えないようにすること

【参考文献】「時間外労働の上限規制」わかりやすい解説(厚生労働省)

有給休暇の管理

今回の働き方改革関連法の施行により、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者は、年5日間は有給休暇を取得することが義務付けられました。

そのため、企業は従業員の有給休暇の管理をおこない、場合によっては企業が有給休暇取得を推奨する必要があります。

従業員の有給休暇取得日数を把握し、年5日取得させること

【参考文献】「年5日の年次有給休暇の確実な取得」わかりやすい解説(厚生労働省)

労働時間の管理

従来は、出勤簿に何を記載するべきなのか、どのような基準にもとづいて勤怠を把握すればいいのかが曖昧でした。

それが今回の働き方改革関連法の施行により、タイムカードによる記録やシステムなどを活用し、客観的な方法で従業員の労働時間の状況を把握することが義務化されました。

そのため、日報で従業員に記入してもらって、月末にまとめて提出するといった方法では、違反になります。

従業員の労働時間を客観的なデータに基づき管理すること

【参考文献】働き方改革法における「客観的方法による“労働時間の把握義務化”」とは? 基本的概要を解説

2. タイムカードやエクセルで対応できるの?

では、タイムカードやエクセルで「残業時間」「有給休暇」「労働時間」を客観的に把握することができるのでしょうか。

厚生労働省は客観的な方法として、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と明記しています。

そのため、エクセルや日報での勤怠管理は、客観的な把握とは認められないケースがあるため、注意が必要です。

把握したい項目 タイムカード エクセル 日報
残業時間
有給休暇
労働時間

【参考文献】労働時間の適正な把握のために仕様者が講ずべき措置に関するガイドライン(厚生労働省)

タイムカードは労働時間・残業時間を客観的に把握できますが、有給休暇取得日の管理は別で管理する必要があります。

では、まとめて管理するには、どうしたらいいのでしょうか。

3. 中小企業が導入し始めている勤怠管理システムとは

近年、残業時間・労働時間だけではなく、有給休暇の管理まで同時におこなえると注目されているシステムがあります。それが勤怠管理システムです。

ここでは、勤怠管理システムがどのように働き方改革関連法に対応しているのかを、株式会社ネオキャリアの『jinjer勤怠』を例にご紹介します。

3-1. 残業時間

管理者側からは、下記の画面で従業員の残業時間を把握することができます。

[拡大する]

従業員側からは、下記の画面で自分の残業時間を把握することができます。

自分で確認できることによって、「今月はいつもより残業を多めにやっているから、今日は帰ろう」のように、従業員自身で残業を是正することができます。

[拡大する]

また、「残業時間がA時間を超えたら、アラート鳴らす」のように設定することができます。アラートを設定しておくことで、働き方関連法の月80時間の時間外労働を防ぐことができます。

3-2. 有給休暇

管理者側からは、下記の画面で従業員の有給休暇取得日数を把握することができます。

[拡大する]

従業員側からは、下記の画面で自分の有給休暇取得日数を把握することができます。

また、有休の申請もシステム上で簡単に申請できるのできます。そのため、有休取得率も向上するでしょう。

[拡大する]

3-3. 労働時間

管理者側からは、下記の画面で従業員の労働時間をリアルタイムで把握することができます。

[拡大する]

勤怠管理システムであれば、月末に複数の事業所から、タイムカードの記録を送ってもらう必要がありません。リアルタイムで、従業員の労働時間を把握することができます。

組織によって別々で労働時間を集計できるので、組織で比較して、課題を把握することにも役立ちます。

4. まとめ

本記事では、働き方改革関連法に応じた勤怠管理システムについてご紹介しました。勤怠管理システムには、ほかにも多くの機能が実装されていることが多いです。

jinjer勤怠の機能やメリット、導入事例などは下記の資料でご確認できます。

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!