小売業向けシフト管理システムまとめ|最適な人員配置で人件費削減

小売業にとって、シフト管理は重要な業務です。必要以上の従業員数で一日のシフトを組んでしまうと、人件費が予算を超えてしまうことがあります。しかし、季節や曜日、天候などの偶発的な要因でによって来客数が異なることがあるので、最適な人員配置が難しいのがシフト作成の難しいところです。また、学生のアルバイトが多い店舗であれば、テストやゼミなどの関係上、従業員の休み希望にシフトを合わせる必要があります。

これらの条件を満たすシフトの作成は容易ではありません。条件を考慮したシフトを作成しようとすると、シフト管理者に多大な負荷がかかってしまいます。

そんなシフト管理者におすすめなのが、シフト管理システムです。本記事では、シフト管理者が抱える悩みを解決できるシフト管理システムについて詳しくご紹介します。

1. 小売業が抱えるシフト表作成時の悩み

1-1. 毎月シフト表を作成するのが面倒

小売業は、企業が運営しているだけではなく、フランチャイズで運営している場合もあります。そのため、教育体制や指導内容にばらつきが出ることがあるので、従業員のスキルレベルに差ができてしまうことがあります。シフト作成時には、スキルレベルも考慮する必要があるので、シフト管理者は大変です。

また、働き方改革法案の可決によって、退勤時刻と出勤時刻には就業規則で定めたインターバルが必要になります。そのインターバルを都度確認していると、シフト管理者の負担が大きくなります。

このように、シフト作成は多くの条件を考慮しないといけないので、毎月のシフト作成業務に大きな負担がかかります。

1-2. シフト作成時に他店舗と掛け持ちしている従業員の他店舗のシフト状況がわからない

小売業は、従業員が複数の店舗を掛け持ちして働いている場合があります。急に、従業員から欠勤の報告があったときに、自店舗の従業員だけで解決できればいいですが、人手が足りず、解決できないときもあるでしょう。

ヘルプを他店舗にお願いするとき、他店舗の店長、もしくは直接他店舗の従業員に電話をかけて、ヘルプが可能か確認しなければなりません。ヘルプが可能な従業員がみつからないと、店舗の営業に影響が出てしまい、お客様に十分なサービスが提供できない可能性があるので、シフト管理者には大きな負担がかかるでしょう。

1-3. 従業員の最適な配置ができていないため、余計な人件費がかかっている

シフト作成には従業員のスキルや適正を理解した上で、最適な配置をする必要があります。手書きやエクセルを活用してシフト表を作成していると、最適な配置を考えるのにどうしても時間がかかってしまいます。

また、シフト管理者は予算の枠内でシフトを作成しなければなりません。従業員によって、時給や交通費などが異なるので、各従業員の労働時間と給与条件を考慮したうえで、シフトを作成する必要があります。

1-4. 急なシフト変更でミスがあっても気づかない

シフトを管理するうえで、シフト管理者の工数になるのが、従業員の急な欠勤や早退などによるシフト変更への対応です。欠勤が出た場合、「ヘルプがいなくても営業できるのか?できないのか?」を確認しなければいけません。ヘルプが必要なときは、「自店舗でヘルプがまかなえるのか?他店舗にヘルプを要請しないといけないのか?」も確認しなければなりません。

ヘルプの確認も大変ですが、シフトの変更によるエラー処理も大変です。シフトを変更することで、退勤と出勤のインターバルが空いていなかったり、労働時間の上限を超えてしまったりするかもしれません。シフト変更するときに、これらのことをシフト管理者が逐一確認していると、多大な工数がかかってしまいます。

1-5. シフト表作成のノウハウが属人的

複数の店舗を運営している場合、すべてのシフトを一人で作成すると、負担が大きくなってしまいます。そのために、店舗ごとにシフト管理者がいるケースがあります。

また、シフト管理者によっては、シフト作成や人員配置を経験則からおこなうことが多いので、属人的なシフト作成になってしまいます。属人的なシフト作成をしていると、シフト管理者が異動・退職してしまった際に、シフト管理者とともにノウハウも失ってしまいます。

シフト作成のノウハウには経験的・感覚的な部分が多く、引き継ぎが難しく、後任のシフト管理者はまた一からノウハウを蓄積しなければなりません。

2. 小売業がシフト管理システムを導入するメリット

2-1. 従業員の希望シフトを反映したシフトを自動作成できる

小売業でシフト管理システムを導入すると、従業員の希望を考慮してシフトを自動作成することができます。その結果、シフト作成にかかる時間を短縮することができます。空いている時間帯に希望シフトを提出している従業員の名前を当て込むだけではなく、多種多様な条件を加味したシフト作成を自動で作成できます。

たとえば、フランチャイズの店舗であれば、従業員に行き届いていない教育を補うために、勤務歴などでシフトの組み合わせをつくることもできます。ほかにも、相性の悪い従業員同士を離したり、法律で決まっている残業時間を越えないようにシフトを作成してくれたりします。

2-2. 他店舗の従業員のシフトが確認できるため、人員不足時に協力依頼を出しやすい

複数店舗を運営している企業は、各店舗の従業員のシフトを一元管理することができます。すべての従業員のシフトを確認することで、ある店舗が人手不足になったときに、他店舗で出勤できる従業員に対してピンポイントでヘルプの要請ができます。

しかし、従業員によっては、休日に別の予定が入ってしまって出勤ができないこともあるかもしれません。そんなときには全従業員に向けて、ヘルプ要請のメッセージを送ることも可能です。

2-3. 最適な人員配置により、人件費を抑えられる

シフト管理システムは統計学などを用いて、最適な人員配置でシフトを作成しています。最適な人員配置は無駄な人件費の削減につながり、従業員のシフト数やスキルレベルのバランスをとることができます。

また、予算からの逆算でシフトを作成することも可能です。シフトのバランスを考えると、2名の従業員を時間交代制にするのか、人件費が予算内で収まるように1名の従業員で留めるのかどうかのジャッジもおこなうことができます。

2-4. シフト変更で人員不足のミスなどがあれば、知らせてくれる

シフト変更をおこなうとき、「従業員Aは月の労働時間の上限を超えてしまう」「シフトが被ってしまう」などのミスが起きることもあります。このようなミスが起きてしまったときに、シフト管理システムはアラートを通知してくれます。

2-5. シフト作成のノウハウの引き継ぎは不要

シフト管理ツールは従業員の希望や設定した条件をもとに、自動でシフトを作成してくれます。シフト作成時の条件が短期間で大きく変わることはないので、シフト管理者は毎月、従業員の希望シフトを集めるだけです。そのため、シフト管理者が異動・退職しても、同じシフトを作成し続けることができます。

ノウハウも属人的ではないので、引き継ぎもシステムの取り扱い方だけで大丈夫です。

3. 小売業にあったシフト管理システムをご紹介

3-1. jinjer勤怠管理|シフト管理を含めた人事業務をよりスムーズに、効率的に

サービスの特徴

  • 従業員の最適配置によって、人件費の削減が可能
    設定した条件や、予算からの逆算など、現状にあったシフトを自動で作成することができます。また、給与管理システムとも連携できるので、給与計算の負担も軽減されます。
  • フランチャイズの教育不足問題をシフト管理で解決
    小売業のフランチャイズでの教育不足も、スキルレベルのバランスを取ったシフトを作成することで解決します。また、シフト変更のときにミスがあれば、管理者に知らせてくれるアラート機能もあります。
  • スマホで打刻ができ、勤怠情報を自動で集計できる
    jinjerではシフト管理だけではなく、勤怠管理も同時でおこなうことができます。従業員がスマホで打刻できるので、タイムレコーダーに並ばなくて済みます。また、月末にタイムカードをエクセルなどで集計せず、自動で集計されるので、大幅に工数削減されます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:jinjer勤怠管理
提供元:株式会社ネオキャリア
URL:https://hcm-jinjer.com/

3-2. ジョブカン|勤怠の管理もできる英語対応した管理システム

サービスの特徴

  • 外出先でもシフトの申請ができる
    スマホにも対応しているため、従業員は外出先でもシフトの申請ができます。マイページでは自分だけではなく、すべての従業員のシフトを確認することもできます。
  • 5分単位のシフト設定で細かく管理
    最小5分単位でシフトを設定できます。シフト管理を細かくすることで、人員不足になりやすい隙間時間を埋めることができます。
  • シフトの自動作成や労働時間の自動集計
    従業員が提出した希望シフトにあわせたシフトを自動作成することができます。また実際の労働時間の集計も自動でおこなうことができます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:200円/月

サービス名:ジョブカン
提供元:株式会社Donuts
URL:https://jobcan.ne.jp

3-3. SHIFTEE|多種多様な条件設定により、最適なシフトをご提案

サービスの特徴

  • 作成できるシフトパターンが多様
    作成できるシフトパターンは無制限で、自由入力も可能です。月次シフトを見ながら長期的なシフト確認、日次シフトを見ながら短期的なシフトの確認がおこなえます。
  • シフト作成に従業員のスキルを反映することができる
    スタッフのスキルを設定できるようになっています。シフトの中でスキルも表示されるため、どの従業員がどのようなスキルをもっているかを確認することができます。
  • ヘルプの申請が容易
    シフトを作成している中で発生した人員不足に対してヘルプを要請できます。また急な欠勤による人員不足に対してもヘルプを要請できます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:200円/月

サービス名:SHIFTEE
提供元:株式会社システムサポート
URL:http://www.shifteeapp.jp

3-4. Optamo|均一化された勤務シフトで従業員の不平・不満を解消

サービスの特徴

  • 学術要素を使った偏りのないシフト作成
    統計学やヒューリスティック最適解を活用してシフト作成をおこないます。統計的なシフト作成のため、偏りのないバランスのとれたシフトを自動で作成することができます。
  • 独自ルールをシフト作成に適用可能
    それぞれの企業がもっている独自の勤務ルールや労働条件の制限事項を設定することができます。設定したルールに沿ってシフトを作成します。
  • 誰でもいつでもどこでもシフト確認
    作成したシフトはエクセルにて印刷、配布することができます。また、Googleカレンダーに反映することができるので、スマホやパソコンを使えば、いつでもどこでもシフトを確認することができます。

 

価格

都度お問い合わせください

サービス名:Optamo
提供元:株式会社モーション
URL:http://www.optamo.jp/

3-5. おまかせシフト|いつでもどこでも人数制限なく料金一律のシフト表作成システム

サービスの特徴

  • シフト作成が容易
    休憩時間をはじめ、就業パターンを登録すれば、繰り返し入力の手間を省くことができます。また、キー入力なしでマウスのみでシフト作成することができます。
  • いつでもどこでもシフト申請が可能
    スマホやタブレットなどからシフト申請や確認作業ができます。シフトの変更も同じようにできるので、急な変更申請もスムーズにおこなうことができます。
  • 勤怠状況を確認することができる
    従業員ごとに労働時間の集計を自動で計算することができます。人件費や残業時間を管理することができ、働き方改革にも対応可能です。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:130円/月

サービス名:おまかせシフト
提供元:ピクオス株式会社
URL:https://easy.omakaseshift.jp

3-6. シフオプ|最適な人員配置を支援するシフト管理システム

サービスの特徴

  • シフト申請を自動でシフトに反映
    従業員がシフトを申請すると、管理画面に自動的に反映されます。また、月別だけでなく、日別、週別のようにさまざまな期間単位でシフトを作成することができます。
  • 一斉ヘルプ送信機能で人員不足を防ぐ
    従業員が急な欠勤になり、他の従業員の希望シフトでは人員不足を解消できない場合、全従業員に対して一斉メールにてヘルプ申請をおこなうことができます。
  • 予算に対する見込みを立てることができる
    シフトを作成するときに、設定した期間の人件費を自動で計算することができます。シフト作成時に与えられた人件費予算に対して、どれくらい過不足があるかを事前に把握することができます。

 

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:シフオプ
提供元:株式会社リクルートジョブズ
URL:http://www.shifop.jp

3-7. らくしふ|紙とエクセルを使用しないシフト管理ツール

サービスの特徴

  • シフト作成工数の大幅削減
    希望シフトの自動回収とリマインド機能、複数店舗を一括して管理、シフト情報を全従業員の共有など自動でおこなえるため、作業の手間が大幅に削減されます。
  • ヘルプ機能によるリソースの創出
    全従業員の希望シフトを可視化しているため、誰がヘルプとして入れそうなのかを事前に確認することができます。また、店舗間をまたぐヘルプ申請をおこなうことができます。
  • シフト管理をLINEでおこなう
    紙やエクセル、専用の打刻機などの機械は必要ありません。スマホアプリのLINEを使って、シフトの申請や管理をおこなうことができます。使い慣れたアプリのため、最初から簡単に使用することができます。

 

価格

  • 1店舗:4,000円/月

サービス名:らくしふ
提供元:株式会社らくしふ
URL:https://rakushifu.jp

3-8. アールシフト|さまざまな分野に進化したシフト管理システム

サービスの特徴

  • 最新のマネージメント理論、統計分析手法を使ったシフト作成
    レイバースケジューリング理論や統計分析手法、数理最適化手法などをフル活用し、シフト作成の高度化をはかっています。統計分析法を使っているため、バランスのよいシフトを作成することが可能です。
  • さまざまなパターンに対応
    部門兼務、店舗兼務に対応したシフト作成や日別、月別シフト表の自動作成をおこなうことができます。また、統計分析手法を使った来店客数の予想をシフト作成に活かすことができます。
  • シフト管理で生産性向上
    シフト管理やシフト作成の高度化を通して、店舗における生産性の向上と働く人のモチベーションアップを同時に実現し、従業員の定着率アップにも効果を発揮することができます。

 

価格

都度お問い合わせください

サービス名:アールシフト
提供元:オーエムネットワーク株式会社
URL:https://www.rshift.jp

4. まとめ

小売業において、シフト作成・管理はシフト管理者の悩みの種でした。シフト作成はパズルのようで非常に頭を使います。「全員の希望シフトが出ているのか」「まだ出していない人は誰か」を把握するのも大変です。シフト作成は人件費を決める大きな要素なので、失敗が許されません。

また、シフト作成していた担当者が変わるとシフトの組み方が変わり、従業員の労働バランスが崩れてしまい、生産性を低下させてしまいます。そのようなことにならないためにも、シフト作成ツールの導入をおすすめします。

最近は統計学を使うなど理論的にバランスをとれたシフトを作成するツールも多数でています。シフト作成にかかっていた時間を減らすことができれば、他の仕事に注力できます。

希望シフト未提出者の識別と督促といった作業も自動でおこなってくれるのはありがたいと感じるはずです。シフト作成ツールを使って、シフト管理者の負荷低減とともに、バランスの良い安定したシフトを作成し、生産性を高めましょう。

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