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会議室が足りない|会議室を効率よく活用し、空予約防止する方法をご紹介

会議室が足りないから、別日に面接を入れたのに、今見にいったら空いていた。

そのような経験をお持ちの人事担当者も多いのではないでしょうか。

従業員が増えたり、事業が拡大し、より多くの企業と商談があったりすると、会議室を使う機会が増えます。

「昨年は足りていたのに、今年は足りない!」といったケースも十分考えられます。

今回は、「会議室が足りない」と感じている人事担当者のために、

  • 会議室が足りない原因
  • 会議室の空予約防止策
  • HR NOTE編集部おすすめのシステム

をご紹介します。

ぜひ最後までご覧ください。

【関連記事】Web会議とは|Web会議システムを徹底比較|無料ツール・メリット

1. 会議室が足りない原因

会議室が足りない主な原因は、空予約です。会議や商談が中止になったり、延期になったりすることもあります。そのときに、会議室をキャンセルすれば問題ないのですが、面倒くさかったり、忘れてしまったりしてキャンセルしないケースもあるでしょう。

その場合、会議室は予約されているけど、使われていないという「空予約」状態になります。この空予約により会議室が足りず、お客様を待たせてしまうこともあるでしょう。

また、会議室が足りないことを危惧して、早めに会議室を予約し、さらなる空予約を生むという悪循環になる可能性もあります。

会議室を効率的に運用するために、空予約をどう防止が重要になってきます。

2. 会議室の空予約防止策

会議室の空予約防止策は大きく分けて2つあります。1つは、Web会議システムです。もう1つは、会議室予約管理システムです。

2-1. Web会議システム

Web会議システムとは、Web上で会議をおこなうことができるシステムのことです。

Web会議システムの活用方法としては、状況によって使い分けることです。お客様と会う大切な場面であれば、会議室で対応し、社内の会議であれば、Web会議システムを使うなど、使い分けることができます。

上手に使い分けることで、空予約の総数を減らすことができます。重要な会議や商談が急遽キャンセルになることは少ないので、空予約率も低下するでしょう。

また、面接自体もWeb会議システムを活用して、実施することができます。近年、母集団拡大や経営コストの削減という観点で、Web面接は人事担当者から注目されています。

【関連記事】5分でわかるWeb面接の全て!メリットや活用方法、学生の声を徹底解説

2-2. 会議室予約管理システム

会議室予約管理システムとは、会議室の予約管理を効率的におこなうシステムのことです。

会議室予約管理システムは、「現在、会議室が利用されているのか」「指定した時間帯に会議室が利用できるのか」を確認することができます。

もし、会議室の利用開始時刻を過ぎても、会議室が利用されていない場合、自動でキャンセルされます。また、システムを見ることで予約状況を確認することができます。そのため、会議室の予約の被りなどのミスがなくなります。

3. Web会議システム2選

1|bellFace:営業に特化したWeb会議システム

bellFaceは、Web商談にも活用できるWeb会議システムです。

画面共有ができるので、その場にいるような説明が可能です。また、厳格なセキュリティ基準に則って運用をおこなっています。

サービス名:bellFace
提供会社:ベルフェイス株式会社
URLhttps://bell-face.com/

2|BizMee:無料のWeb会議システム

BizMeeは、基本料金や初期費用などが一切かからないWeb会議システムです。

面倒なインストールや会員登録等の手続きは一切不要。会議室をつくって、そこに相手を招待するだけですぐに会議始められます。

サービス名:BizMee
提供会社:株式会社grabss
URLhttps://bizmee.net/

4. 会議室予約管理システム3選

1|ROOM LEAD:ステータス表示がわかりやすい会議室予約管理システム

ROOM LEADは、会議室の管理に関するオペレーションを一元管理できる会議室予約管理システムです。

稼働率の低い会議室や空予約を監視することによって、無駄な会議スペースを削減する目安に役立てることができます。

サービス名:ROOM LEAD
提供会社:株式会社ユーテック
URLhttps://www.utnet.co.jp/meetingroom/roomLead.html

2|touch-mee:スマホで簡単に操作できる会議室予約管理システム

touch-meeは、空予約・ダラダラ会議・会議室の取り合いなどを改善できる会議室予約管理システムです。

端末を設置する必要がなく、タッチシートを貼り、アプリをダウンロードするだけですぐ使うことができます。

サービス名:touch-mee
提供会社:株式会社ISID-AO
URLhttps://www.touch-mee.net/index.html

3|iMeeting-R:簡単で利便性の高いクラウド型の会議室予約管理システム

iMeeting-Rは、操作性や視認性に優れた会議室予約管理システムです。

会議中に予約時間を延長したい場合、手元にPCがなくても、各会議室に設置した端末により延長することができます。

サービス名:iMeeting-R
提供会社:エヌ・ティ・ティ・データ・ジェトロニクス株式会社
URLhttps://www.nttdata-getronics.co.jp/solutions/smartdevice/imeeting-r/

5. さいごに

今回の記事では、

  • 会議室が足りない原因
  • 会議室の空予約防止策
  • HR NOTE編集部おすすめのシステム

についてお話しました。

一度会議室が足りないと感じている人事担当者は考えてみてはいかがでしょうか。

Web会議システム「Calling」
をおすすめする3つの理由

Web会議システムは、Web上で会議をおこなうことで、会議室を効率よく運用することに役立ちます。

もしこれから会議室を効率良く運用したいのであれば、活用方法の幅が広く、Web面接などにも使えるWeb会議システムを利用すると良いでしょう。

数あるWeb会議システムの中でも、サポートが充実している「Calling」の導入をおすすめします。

Callingが支持されている理由は、以下の通りです。

  • 求職者はWebサイトに4桁の数字を入力するだけでWeb会議が可能
  • Web会議システムの使用回数が想定よりも低ければ、サポートメンバーがお声かけし、運営の見直しを実施
  • Web説明会、Web面接、Web面談、オンライン研修などにも活用でき、採用を一貫してサポート

Web会議システムは、クラウドサービスであるため、導入後にソフトをインストールするような面倒な作業はありません。

ぜひこの機会にご検討ください。
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