こんにちは！HR NOTE編集部です！

採用業務にとって、もっとも大切なことは会社の利益に貢献してくれる優秀な人材を発掘して入社してもらうことです。

しかし、最近は求職活動をしている人よりも求人数の方が多い、売り手市場になっています。

そのため、採用担当者は限られた業務時間、限られた人員で良い人材を採用するために日々活動を続けていますが、なかなかうまくいかないケースが増えてきています。

残業を繰り返し、時間をかけてようやく目標の採用数を達成したのに内定辞退なんてことも・・・。そうすると、肉体的だけでなく精神的負担も大きくなってしまいます。

採用業務を少しでも効率化し、採用の歩留まりを改善したいと考えている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、採用業務の現状と採用の歩留まりを改善するための方法やサービスについて紹介します。

ぜひ、ご参考になれば幸いです。

1．採用担当者の業務における課題

まずは、採用担当者の業務にはどのような課題があるのか、その課題の抽出と原因について考えていきます。

1｜採用者の目標数をアップしても現実は難しい

人事担当者の重要な仕事の一つが採用業務です。今は人手不足が目立つ社会であり、会社からは採用者数を増やすようにいわれることも多いです。

しかし、会社からは「採用を増やせ」と言われるものの、世の中は売り手市場で他社も求人をしているため、採用競合が増えています。

その結果、採用者数が目標に届かずに評価されないといった問題があります。

2｜採用管理の工数が多い

基本、採用管理をおこなうのは人事担当者です。しかし、人事担当者の職域はかなり広範囲におよび、採用以外の業務も兼務している担当者もいるのではないでしょうか。

採用業務だけでも、母集団形成のための説明会や就職フェアからはじまり、エントリー対応や求職者の面談、内定、入社まで相当な時間を費やしています。

業務を平準化するのは難しく、フェアの準備をして、説明会をおこない、その結果エントリーが急増する。

そのようなタイミングでは往々にして業務過多に陥ってしまいます。それでも会社の将来のためと踏ん張ってみたものの、応募者が入社を辞退したとなると報われません。

3｜労働時間外でも働かなければならない

採用業務の業務量は応募者の動きによって決まるため、自分たちでコントロールすることができません。業務に必要な工数が偏ることは日常茶飯事です。

その結果、忙しい時期は残業や休日出勤など、通常の労働時間外でも働かなければならないケースがあります。

とくに最近は、応募者からのアクションに対してレスポンスが遅くなるとすぐに辞退されたりするので、まさに「今日できることは今日終わらせる」という、コミット力が必須という状況になっています。

4｜採用コストが抑えられない

採用コストを減らすことも課題のひとつかと思います。たとえば、就職説明会やフェアの会場を借りる費用を削って、人が集まりにくいところや狭い部屋で開催した場合、説明会に参加する人数が減り、その結果、エントリー数も減るという、悪循環に陥ってしまいます。

また、すべてを自分たちでおこなえば、外に支払う費用は減りますが、採用担当者の負担が増え、残業が発生して最終的に人件費が増えてしまいます。

2．採用の歩留まりを改善する方法とは？

採用業務に多くの工数がかかっていることが、採用担当者を苦しめています。

続いて、増えてしまった工数を減らし、歩留まりを改善するための対策を考えていきます。

1｜応募者対応の改善

応募者対応には特にスピードが要求されます。

応募者への対応が遅いと、応募者は「せっかく応募したのにあまり興味をもってもらえていない」のだと判断し、応募を辞退することがあります。では、応募者への素早いレスポンスをするための方法を解説します。

まず、応募をもらった時点で、自動返信機能を使いましょう。ほとんどのメールソフトでは自動返信機能がついているので、まずは、素早く「受け取りました」という連絡をいれるようにすることです。

次に応募を受けたら、現在の状況がわかるようにエクセルやGoogleスプレッドシートなどに一括管理するようにしましょう。特にGoogleスプレッドシートは情報共有がしやすい点でおすすめです。毎日一括管理シートを更新して、応募に対してのレスポンス状況を明確化します。

共有機能を活用したら席を外している上司や先輩にもシートを元に相談できます。

そのほかにも、応募者へのレスポンスを速くすることで、会社に対して良い印象を持ってもらうことができます。

2｜採用管理システムの導入

採用担当者に力量があっても、採用業務の絶対量が多いと、仕事があふれてしまうのは避けられません。そういう状況にならないため、採用管理システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか？

さまざまなサービスがでていますが、たとえば、今は求職者と採用担当者をLINEでつなぐサービスもあります。

メールとLINEだとどちらが早くレスポンスできるかというと、LINEですよね。LINEを使うことで、電話をしてもつながりにくい候補者との連絡や、メールの開封率が低い候補者とのコミュニケーションの課題をクリアしてくれます。

採用管理サービスはコミュニケーション手段以外にも、採用状態を自動で可視化し、一元管理するツールもあります。

また、選考の日程を自動で調整するなど、採用担当者の負担軽減するサービスがたくさん組み込まれています。

3｜採用代行（RPO）サービスを使用

採用管理システムはあくまでもツールを購入して使う方法です。それでも時間が足りない場合は、採用業務を委託してしまう方法もあります、それが採用代行サービス（RPO）です。

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、採用アウトソーシングの意味をもっています。

採用代行サービスは採用管理業務を企業に代わっておこなってくれる人材サービスです。採用業務の一部もしくは全業務をお任せできます。

採用の経験豊富な専門家チームによってサービスが運用されるので、採用効率が上がるメリットもあります。

アウトソーシングするため、費用はかかりますが、その分自分たちの業務に専念でき、費用対効果を考えると結果的にはコスト削減にもつながります。

 

3．採用業務を効率化するツールやサービスをご紹介！

ここでは上記で解説した、採用活動に役立つ採用管理システムや採用代行サービスの例をあげ、それぞれの特徴やメリットを紹介します。

1｜採用管理システム

採用業務を効率化するシステムを提供する4つのサービスを紹介します。

MOCHICA ｜ コストダウンと歩留まり改善が両立できるLINE対応採用管理ツール

【サービス特徴】

• LINEのチャットボット機能を利用し、説明会や面接の日程調整を自動化
• 既存技術であるLINEを活用しているので初期費用が無料
• 高い返信率で求職者とのコミュニケーション機会を増やすことで入社意欲向上

ジョブスイート ｜ システムの中核となる機能に対する特許を複数取得

【サービス特徴】

• 500社以上の導入実績がある
• 「リクナビNEXT」や「Wantedly」との連携により、応募者はプロフィールを再記入せずにエントリー可能
• クラウド管理に対する情報セキュリティ対策を重視している

HITO-Linkリクルーティング ｜ 人事の「これ欲しい！」を叶える多機能管理システム

【サービス特徴】

• 複数の媒体からの応募を一元管理可能
• 面接調整も、カレンダーとの自動連携でスムーズに
• 独自の採用フローに沿ったカスタマイズが可能

ZOHO Recruit ｜ 英語/独語など多言語での利用も可能なクラウド型採用管理サービス

【サービス特徴】

• クラウド上で求人、候補者の情報を一元管理できます
• 履歴書の電子データを解析、氏名や住所だけ抽出してリスト化しコア情報を集める
• 集めたコア情報を集計、分析してレポート作成

2｜採用代行サービス

次に、採用業務をほぼ丸投げできる4つの採用代行サービスを紹介します。

採用特化型アウトソーシング（RPO）｜ 業界トップクラス10,000社以上の導入実績

【サービス特徴】

• 成功報酬型とイニシャル課金型両タイプを選択可能
• 土日祝も対応で応募数をアップ
• チーム制による手厚いフォローがあり、30分以内の即対応をお約束

G’s 採用業務代行・アウトソーシング ｜「応募者・学生対応の質」はどこにも負けないコミット力

【サービス特徴】

• 利用者のリピート率が98％
• オペレーターは、人事や採用担当の経験者
• 会社の雰囲気や社風（明るい、楽しいなど）に合わせた対応

TSUNAGU　SOLUTION ｜ アルバイト・パートに特化した採用コンサルティング会社

【サービス特徴】

• アルバイト･パート専門の採用コンサルティング
• 日本で唯一の「現場支援型アウトソーシング」を実現
• 毎年約100万件規模で増え続ける採用データを蓄積した自社オリジナルビッグデータを駆使

パソナのアウトソーシング ｜ 人材業界委託売上実績No.1の東証一部上場企業

【サービス特徴】

• 公的機関でも実績があり、幅広い間接業務を受託
• 設計・構築力と運用・遂行力の両面を活かしたアウトソーシング
• 全国ネットワークがあるため、良質な人材母集団から選考が可能

さいごに

これまでは、採用業務の最初から最後までは人事採用担当者がおこなってきました。現在の売り手市場では人を集めるのも難しく、人事採用担当者の負担が増えています。

本当は、面接などコアな部分に時間をかけたいのですが、現状は、説明会やセミナーの準備、エントリーの情報整理などで手一杯になってしまっています。

そのような中でも応募者からのメッセージに対するレスポンスは早くしなければなりません。とても時間が足りない状況になっています。

そのような課題に対して、採用業務を効率化するサービスを各社が提供していますので、今回紹介した採用業務を効率化するシステムや採用代行サービスをうまく利用して、良い人材を確保しましょう。