1on1とは何か?今注目の人事制度について調べてみた

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こんにちは!インターン生の須田 絢香です。

ここ最近では、「1on1」という人事制度が注目されています。1on1に力を入れている企業としてはヤフー社が有名で、最近も話題になっていました。

また、アメリカのシリコンバレーにも「1on1 meeting」という文化が根付いてきているそうです。このように、世界的にも注目を集めている人材育成施策となっています。

そこで今回は、人事なら知っておきたい人材育成施策「1on1」について調べてみました。

1on1とはなにか?

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1on1とは、その名の通り、上司・部下による定期的な1対1のミーティングのことです。

部下が仕事を通して経験した「うまくいったこと」「失敗したこと」や「仕事の悩み」などを内省し、上司がその内容をフィードバックすることで、そこから教訓を得て、さらなる成長に活かしていきます。

日々の仕事をなんとなくで終わらせずに定期的に振り返ることができ、経験学習のサイクルがまわります。その結果、社員個々人の成長や活性化につながっていきます。

1on1に期待される効果

1on1には、主に以下のような効果が期待されています。

  • 社員個人の学びを深め、成長を促進する
    意識的に経験を内省するきっかけを設けることで、次の仕事へ活かす仕組みをつくり、個人の成長を促進させます。また、他者に言葉にして話すことによって、部下が自らのビジョンや強みや弱みに気づき、秘めた情熱を解き放つ効果もあります。
  • 信頼関係を深め、コミュニケーションを円滑にする
    普段の業務とは離れた場所で個別の対話の時間を定期的に設けることにより、関係性の向上につながります。また、コミュニケーションの弊害は、意思決定の誤解にもつながるといわれているために、トラブルの削減などさまざまな業務改善の効果が期待できます。副次的な効果として社員の離職率低下にも貢献できます。
  • 上司(マネージャー)の情報収集や理解度の向上
    定期的に部下と話すことにより、部下の成長やキャリアビジョンの時間変化にも適時対応することができます。また、会社への意見やビジョンの浸透度合い、ロイヤルティなどを伺うことで、会社の仕組みを見直すきっかけにもつながります。

上司(マネージャー)は1on1のフィードバックの効果を通じて部下を「訓練」し、キャリアビジョンの相談を通じて部下のキャリアを支援し「仕事へのモチベーション」を高める環境をつくることができる、という効果があるみたいですね。

1on1をうまくやるためのポイント

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ここでは、1on1の効果を高めるためのポイントをまとめてみました。

1on1を実践する前の事前準備は何をするのか?

ただ単に1on1を実施しても、期待するような効果は出ません。実践する前に以下を確認してみましょう。

  • 実践する上司・マネージャー・部下間に最低限の信頼関係があるか
    人は信頼していない相手に自己開示はできません。上司の方から積極的にコミュニケーションをとり、最低限の信頼関係を築いておきましょう。
  • なぜ1on1をやるのか、目的の共有ができているか
    目的意識の共有がなければ十分な効果は期待できません。1on1は、部下の成長にコミットするものだという認識を持ってもらい、積極的に取り組むように促しましょう。
  • 適切な頻度・時間を設定する
    1-2週間に1度、30-90分程度の時間を設けて行うのが一般的ですが、部下の状況にあわせて適切な頻度を設定しましょう。

マネージャー、上司が持っておくべき心構え

部下が深く内省できるような働きかけが重要で、以下のようなことを心構えとして持っておくと良いでしょう。

  • アクティブリスニングを心がける
    部下自らが十分に話せる流れをつくることが大切です。理想は8割以上、部下に話してもらうことだそうです。話を途中で遮らないように注意しましょう。
  • メモをとる
    1on1のまとめや、時間経過における部下の変化などを記録するためにもメモを取りましょう。しかし、あくまで対話が中心なので、こだわりすぎないよう注意。
  • 進捗確認や業務の確認だけにならないようにする
    業務から離れたところで対話をすることが目的なので、進捗状況や業務内容の確認は最小限に留めましょう。

1on1ではどのような内容を話せばいいのか?

部下の話したいことを話してもらうようにすることが基本的な方針ですが、以下のように基本となるようなフォーマットを決めておき、事前に共有することも効果的だといわれています。

部下の性格や、初回1on1の様子などから判断して活用すると良いでしょう。

基本フォーマット(例)

  • 最近仕事でうまくいったこと
  • 最近仕事で困っていること
  • サポートしてほしいと思っていること
  • 会社全体について気になっていること
  • 現在の仕事に対しての関心度合い
  • 自己実現のために次に挑戦したい仕事
  • 個人的な悩み・相談

部下が話した内容について「どうしてそうなったのか」「どうしてそう思うのか」などの質問をして内容を深く掘り下げるようにしましょう。

話した内容をまとめる

最後の5分を使って、1on1で話した内容をまとめることが重要です。

  • 今回の1on1から得た学びや意見をまとめる
  • 次の1on1までの課題を共有する
  • 次の1on1の日時を決める

毎回最後に内容をまとめることで、1回の1on1で話した内容とその後の変化を意識させましょう。次回日時を決めておくことも、1on1を継続的におこなっていくためのポイントです。

1on1をおこなう際の注意点

  • 先に自分の考えを言わない
    上司の意見を聞いた後では、部下は異なった意見を言いにくくなるもの。先に部下の意見を聞き、思いや考えを深めるための時間にしましょう。
  • 次回課題を考えて終える
    対話によって問題の本質が見えてきたら、達成するための課題と行動を明確にしましょう。
  • 雑談だけにならないようにする
    1on1は人材育成のために行うものです。組織の業績向上が一番の目的であることを忘れずに、雑談中心になることを避けましょう。とはいえ雑談のようなフラットな雰囲気を作ることも重要。そのために、会社から離れてカフェや公園などで行う人もいるそうです。

まとめ

個人面談によって部下の訓練や仕事へのモチベーションを高め、部下の成長を促進する効果が期待できる1on1。

個人面談というと非常にシンプルに思いますが、前提や注意事項があるなど、意外と奥が深いですね。そのため、ただなんの目的もなく1on1を始めてしまっては、効果があるどころか時間の浪費になってしまうように思います。

十分な効果を得られるようにするには、双方が1on1の効果を信じて真剣に取り組むことが重要なのではないでしょうか。

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