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採用アウトソーシング(RPO)とは?採用代行サービスを選ぶ10のポイントをご紹介

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今回は「採用アウトソーシング、採用代行(RPO)」サービスの活用方法についてご紹介。

「採用担当になったけれど何から始めれば良いのかわからない」「採用しなければならない人数が多すぎて自分だけでは業務が回らない」など、何かしらのお悩みを抱えていませんか?

そんな時に採用アウトソーシングが役立てるかもしれません。では、そもそも採用アウトソーシングとは、何をしてくれるサービスなのでしょうか。

本記事では、採用アウトソーシングのメリット・デメリット、活用方法などについて、ネオキャリアの採用アウトソーシングを手がけるコンサルタントに話を聞いて、その内容をまとめています。

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採用アウトソーシング(RPO)とは?

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採用アウトソーシングは「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」ともいい、採用活動にまつわる業務を企業に代わっておこなう人材サービスです。

現在はインターネット求人広告やエージェント会社、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用など、採用手法が多様化され、社内ですべてを対応するとなると多大なマンパワーが発生します。

さらに、少子高齢化に伴い売り手市場が続いているため、内定辞退防止対策など、以前にも増して候補者一人あたりに時間を割くことが求められるようになっています。しかし、多くの企業では採用担当者を増員することができません。

そこで採用業務の煩雑な業務の一部または全業務をアウトソーシングすることで、採用担当者に重要な業務に専念できる環境をつくるサポートをするのが採用アウトソーシング(RPO)です。

採用アウトソーシングが求められる背景とは

人事担当者の業務が増加

最近の求人市場は「売り手市場」になっています。リクルートワークス研究所の ワークス大卒求人倍率調査(2019年卒)によると、大卒求人倍率は1.88倍と7年連続上昇しています。

従来の採用手法で新卒の採用が難しくなったことにより、新たな採用手法にも取り組む企業が増えました。

そのような背景から、人事担当者は以前と比べて膨大な業務量に追われています。

就職活動の長期化

売り手市場のため、優秀な人材は複数の企業から内定を獲得する時代になりました。

逆に企業側にとっては、内定辞退されることが多くなるため、学生が辞退した後の採用枠を埋めなければなりません。こうした背景から最近では、新卒の採用活動が長期化傾向にあります。

採用活動の多様化・長期化により、人事担当者の業務量が増えると同時に、コア業務に専念するため、業務を外部へ採用アウトソーシングするサービスの需要が高まっています。

採用でアウトソーシングできる業務とは?

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では、具体的に採用アウトソーシングできる業務とはどんなものがあるのでしょうか。ここでは詳細をご紹介していきます。

1.母集団形成に関わる業務

  • 募集計画の立案
  • 募集ツールの選択
  • リクルーターの選抜、派遣、連絡業務
  • 募集広告の作成、掲載
  • インターンシップの企画
  • インターンシップのエントリー対応
  • インターンシップ希望学生の選抜
  • インターンシップ実施
  • 学校への求人票手配
  • SNS(Facebook、Twitter、Instagramなど)の更新、運営管理
  • エントリーシートの作成
  • エントリー対応(メール、電話での呼び込み)
  • スカウトメールの作成、送信、返信対応
  • DMの作成、送信、返信対応
  • 会社案内の作成
  • 説明会の企画
  • 説明会のスケジューリング
  • 説明会のエントリー画面作成
  • 説明会のエントリー対応
  • 説明会の呼び込み(リマインダーの作成、送信)
  • 説明会の実施および運営
  • その他問い合わせ対応

2.選考に関わる業務

  • エントリー者のスクリーニング
  • 応募書類の回収、管理
  • 書類選考、成績管理
  • WEBテスト、筆記試験の実施および成績管理
  • 面接のスケジューリング
  • 面接会場設定
  • 面接当日の受付
  • 面接代行
  • 面接の成績管理
  • 合否決定
  • 合否連絡
  • その他問い合わせ対応

3.内定に関わる業務

  • 内定辞退者との個別面談
  • 内定者サイトの運営・管理
  • 内定者への連絡業務
  • 内定者研修の企画、実施

4.コンサルティング業務

  • 現状の課題分析
  • 費用対効果の分析
  • 採用管理システムの導入
  • エージェントコントロール
  • 定着・戦力化コンサルティング
  • 面接官トレーニング
  • リクルーターの導入

5.留学生・グローバル人材の採用代行

  • 初めて留学生・グローバル人材を受け入れる時の課題分析
  • 入社に伴うビザ取得に関する業務サポート
  • 引っ越しに伴うサポート
  • 留学生・グローバル人材向けの新入社員研修の企画立案、実施
※選考から内定までの業務は1~3までと同じ

採用アウトソーシング(RPO)のメリット・デメリットとは?

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さまざまな業務をアウトソーシングできることがわかったところで、採用アウトソーシング(RPO)のメリットとデメリットをご紹介します。

採用業務のアウトソーシングを導入する検討材料にしてください。

採用アウトソーシング(RPO)のメリット

  • プロに任せることで品質向上が図れる
    ※スピーディーな対応、正確なデータ管理、合格連絡を1人1人電話連絡するといったきめ細やかな対応など
  • 採用担当者が面接や内定辞退防止などの重要業務に専念できる
  • 派遣社員と違い指揮命令が不要
  • スペシャリストならではのノウハウやスキルを持っている
  • 求人サイトやエージェントの適切利用によりコスト削減ができる
  • アウトソース先によっては入社後の教育まで任せることができる

採用アウトソーシング(RPO)のデメリット

  • 社内に採用ノウハウが蓄積されず採用担当者が育成できない
  • 採用時に応募者が信頼していた人が入社後におらず、不信感をもたれる
  • アウトソース先によっては社内に常駐してもらえず、電話やメールでの連絡になるために双方の認識にずれが生じる
  • 指揮命令は不要だが任せっきりだと希望していた人材と異なっていたり、予定よりも多くの業務を処理されて費用が高くなる
  • アウトソース先により料金体系が異なり、採用人数によっては割高になる
  • アウトソース先により得意業務が異なる

 

メリット・デメリットは自社の採用計画とアウトソースする業務、アウトソース先の企業により異なりますが、メリットを最大限に活かすには、まずは自社の採用計画をきちんと立てることです。

特に欲しい人材像と選考基準は認識のズレが生じないように明確に言語化しましょう。

通常の採用や採用アウトソーシングにかかる費用

通常の採用にかかる費用

2018年卒マイナビ企業新卒内定状況調査によると、2018年卒の新卒採用にかかった1人あたりの平均費用は、約53.4万円でした。

内訳は広告費が半分以上を占めており、他にも入社案内やホームページ作成費、セミナー運営費などが含まれます。

一方で中途採用状況調査(2017年)によれば、中途採用は1年間で「人材紹介」に費やした平均費用は約466万円、「求人広告」が約294万円という数字が出ています。

採用アウトソーシングにかかる費用

一方で、採用アウトソーシングの費用は委託する業務によって変動するため、「◯◯円かかります」と一概には言えません。

固定費を設定して請求する採用アウトソーシングもあれば、業務ごとに費用を設定して「 従量単価請求」を導入しているケースもあります。

費用の詳細などは、採用アウトソーシングを提供する企業と随時相談する必要があります。

採用アウトソーシングする際に意識するポイント

業務を「どこまで」委託するか把握する

採用アウトソーシングを利用する前に、「委託先に依頼する業務」と「自社内で完結する業務」の分担を事前に把握する必要があります。

どの業務でも代行してくれる訳ではなく、サービスによっては委託できない業務がある可能性もあります。

サービスを提供する会社と契約する際に、事前に「委託先に依頼する業務」と「自社内で完結する業務」の範囲を把握することが必要となります。

「後はお願いします」はNG

採用アウトソーシングを導入すると、プロに業務をそのまま任せてしまうことがあります。

業務をすべて丸投げするのではなく、面接の調整や面接後のフォローなど委託する業務に対しても、「この方法であっているか」と当事者意識をもつことが重要です。

採用アウトソーシング(RPO)会社を選ぶ10のポイントは?

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それでは実際に採用アウトソーシング(RPO)を依頼する時に、数ある企業から依頼先を決めるには何を基準に決めれば良いのでしょうか。

ここでは10のポイントをご紹介します。

  1. 該当業務で実績が豊富な企業を選ぶ
  2. 秘密保持がしっかりしている
  3. 採用管理システムを一元管理でき、いつでも進捗状況をシステムで確認できる
  4. アウトソース先の営業が熱心で信頼できる
  5. アウトソース先の社員教育がしっかりしている
  6. 自社の社内ルールに沿って業務をしてくれる
  7. 定期的にミーティングが実施できる
  8. マニュアルが完備されており、ノウハウが豊富
  9. 見積もりが明朗
  10. 使い勝手が良い
採用アウトソーシングサービスを比較検討するならこちら!
採用アウトソーシング|採用代行(RPO)サービス20選

さいごに

アウトソース先を決める最大のポイントは「使い勝手が良さそうか、否か」です。採用業務は個人情報が多く使われるうえ、自社独自の選考方法や選考基準などがあります。

アウトソーシングしたとはいえ、勝手に判断されては困る部分が多くあるでしょう。どれだけ密に連絡を取れるのか、判断に困るときにすぐに相談してもらえるか、という人間性や相性が重要になります。

アウトソーサー先を決める前に、仮にお願いする時はどのようにプロジェクトが進むのかイメージができるまで話し合える企業に決めると良い採用ができるかもしれません。

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