大幅業務効率化も可能?噂のチャットボットとサービスをまとめてみた

こんにちは!HR NOTE編集部の野村です。

近年、AIやロボットを使った業務効率化のサービスが増えてきました。その中で最近FacebookやLINEによって有名になったチャットボットという言葉を聞いたことのある方も多いのではないでしょうか。

しかし、「チャットボットって何?」「どんなことに使えるの?」「どんなサービスがあるの?」という疑問が次々に湧いてくる方も多いでしょう。

今回はそんなチャットボットについて、紹介していきたいと思います。採用現場や組織活性・効率化に活用できるサービスもありますので、ぜひ一度御覧ください!

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとロボットをかけ合わせた言葉で、テキストや音声を通じて、自動的に会話をおこなうプログラムです。人間同士が会話するチャットに対して、ユーザーからの質問などに対して「こう言われたらこう返す」というエンジン(人工知能)が人間に代わって対話します。

すでに、LINEやFacebook、TwitterなどのSNSには、ボットが登場しており、今後は様々なサービスにチャットボットが搭載されるようになるでしょう。

チャットボットは4つの種類に分けられます。

FAQ型

FAQ型チャットボットは、顧客から受けた質問内容を理解し、データベースの中から適切な回答を返信します。

顧客はチャットへ質問を書き込むだけで、適切な回答を受け取ることができます。こういったFAQ型のチャットボットについては、顧客向けの対応だけでなく、社内FAQとして活用する事例も生まれています。

処理代行型

処理代行型チャットボットは、顧客との会話の中で得た情報を元に、システム処理を代行します。

例えば、希望日時および対象者をチャットに書き込むと、対象者の都合を踏まえた候補日時をピックアップしてくれたり、日時確定の返信をすると参加者全員のスケジュールを確定できたりします。このようにチャットボットが後処理業務を代行することで処理の自動化による生産性や品質の改善が期待されています。

配信型

配信型チャットボットは、顧客と会話をおこなうことを目的としておらず、決められたタイミングで情報を配信します。

新商品情報などの配信サービスは、メールを活用することで既に多くの会社が実施していますので、「伝達媒体をメールからチャットに変えただけ」ですが、アラート機能などにも活用されています。

雑談型

雑談型チャットボットは、顧客の疑問の解決ではなく、顧客との会話を成立させることを目的としています。

顧客とのゆるい会話を続けるようなケースでの利用が挙げられます。雑談型は直接的な効果というよりはブランディングやロイヤリティの向上といった領域を中心に活用が期待されているチャットボットになります。

チャットボットの特徴

チャットボットは、業務の効率化・組織生産性の向上に役立つと考えられています。

すでにチャットボットを利用したサービスも多くあり、組織内運用ができたり、顧客対応や顧客との関係性維持に活用できたりします。効率化・生産性向上という点で、チャットボットが導入される理由をまとめてみました。

理由1:回答が迅速

人対人のコミュニケーションの場合、ユーザーの質問から回答までに時間がかかるケースもありますが、チャットボット(AI)なら自然な対話をしながら、あらかじめ定めた回答のなかから迅速に返信を行うことができます。
今まで組織内の各方面からくる、同じような問い合わせ対応にかけていた時間を、別のことに使えるようになり、生産性向上につながります。

理由2:コミュニケーションの維持

サービス提供者企業にとっては、顧との関係性維持・向上は非常に重要です。チャットボットによる自然なコミュニケーションを通して、顧客とのやりとりを自動化できれば、業務の効率化につながりより多くの顧客への提案やそのニーズをくみとり対応する営業部分に時間をかけることができます。

理由3:省人化が図れる

一番効果的だと言えるのが省人化です。簡単な回答をAIのチャットボットにより行い、難易度の高い問い合わせはオペレーターに引き継ぐなど、ユーザーの課題解決のためのリソースを集中することができます。

チャットボットサービスの活用場面

スケジュール確認

スケジュールの予約が簡単にできたり、「今日の予定を教えて」というと、今日のスケジュールを表示してくれます。社外の予定があるのであれば、交通情報や天気情報を表示してくれます。スケジュール忘れ防止のために、予定の5分前に知らせてくれたりもします。

会議室予約

社内の会議室予約システムと連携することで、会議室の空き時間を教えてくれたり、会議の5分前に知らせてくれたりします。他にも社員の過去の会議参加率を元にスケジュール調整するなどの機能もあります。

勤怠管理

勤怠管理やシフト管理の一部をチャットボット化することができます。

具体的には、社員やアルバイトの出退勤の打刻報告などで活用することができます。例えば、スタンプを送った時刻と位置情報をもとに、その行動データを打刻として勤怠管理システムに記録することができます。

社内のヘルプ

社内のシステム関連の問い合わせや総務や経理周りの質問を24時間365日、担当者に代って対応することができます。例えば、「5日間福岡に出張した場合の精算方法は?」と聞くと、精算結果を表示してくれます。

チャットボットサービス

注目度が高く、活用の可能性も高いチャットボットですが、イチからプログラミングをするとなると大変ですよね。

最近では、チャットボットを活用したサービスがたくさんありますので、ご紹介します。採用現場で活用できるものや、組織内コミュニケーションとして活用できるものもあります。

ぜひご参考下さい!

採用現場でつかえる!3サービス

【オートーク ビズ】アルバイト採用の自動受付システム

【特徴】

  • 現在使用している「応募対応マニュアル」をそのままチャットボットにおきかえるだけの簡単設定
  • 受付のチャットはロボットのため 、1人でも10,000人でも1分以内に受付から面接設定まで対応することが可能
  • チャットボットには人件費が全くかからないため、コスト削減につながる

・サービス名:オートーク ビズ

・運営会社:RegulusTechnologies株式会社

・URL:https://autok.io/biz/lp

【TalkQA for Recruit】採用活動支援に特化したAIチャットボット

【特徴】

  • 就職活動をおこなう学生からの質問に24時間自動で応答することができる
  • 聞かれた質問は、全て蓄積。就活生から求められる情報が把握でき、採用活動の効率化に活用できる
  • 回答を自社向けにアレンジするだけでOK。導入もスムーズ

・サービス名:TalkQA for Recruit

・運営会社:エクスウェア株式会社

・URL:https://www.softbank.jp/biz/watson/planning/solution/talk-qa_r/

【No Re:suke for リクルート】面接スケジュール調整アシスタント


【特徴】

  • チャットボットが採用担当者のスケジュール調整を自動でおこなう
  • 求人メディアツール、メール、LINE、Facebook、どのコミュニケーションツールでも同じ方法で一元調整&管理が可能
  • 面接官が複数人になる時など、複数人のスケジュール連携が可能

・サービス名:No Re:suke for リクルート

・運営会社:株式会社N2i

・URL:https://noresuke.com/

組織活性につかえる!2サービス

【GoQSmile】AIによる自動対応チャットサービス

【特徴】

  • 人工知能とは思えない、自然な会話が可能。あらかじめ設定されたプログラムにより、初期の状態でもすぐにサービスを始めることができる
  • LINE・Facebook Messangerに標準対応。場所を選ばずいつでも利用することが可能
  • 電話サポートに誘導するように指示をしてくれるので、利用者にストレスがかからない

・サービス名:GoQSmile

・運営会社:株式会社GoQSystem

・URL:https://goqsmile.com

【SMART Message BOT】多様な業務効率化に対応できるチャットボット

【特徴】

  • 会議室予約や出退勤など、幅広い業務を効率化できるチャットボットを作成可能
  • パターンマッチや自然言語処理などにより、正確な会話が実現
  • 主要メッセージングアプリとの接続や、Webサイトに直接アプリを設置することが可能

・サービス名:SMART Message BOT

・運営会社:ネオス株式会社

・URL:https://smbo.jp/

まとめ

いかがでしたでしょうか。
一昔前から考えると、チャットボットはまるで魔法のようですね。アスクルが提供する「LOHACO」のチャットボット「マナミさん」は問い合わせ業務の3分の1を担っているようです。約6.5人分の人件費削減だそうです。
技術が発展したので、チャットボットもかなり実用的になっていると感じます。業務効率化を考えている方は、一度チャットボットの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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