年末調整の基礎や注意点を解説|年末調整に役立つシステムもご紹介!

年に一度の年末調整。保険料の控除や扶養者控除などしくみは複雑です。

年末調整によって納付した税金の一部が返還されるとあって、多くの従業員が年末調整をおこないます。

そのため、毎年年末調整の季節になると人事担当者は従業員の作成した年末調整書類のチェックや修正依頼に追われることでしょう。

今回はそんな複雑な年末調整について一から解説します。企業がしなければならないことや注意点、年末調整に役立つサービスについてもご紹介します。

1、年末調整とは

年末調整とは、1年間(1月から12月)に給与から自動で引かれた所得税を精算するための手続きです。

所得税は、1年間の所得額に対して税額が決まりますが、年末にまとめて税金として引かれるのではなく、毎月の給与からあらかじめ引かれています。これ源泉徴収といいます。

源泉徴収額はあくまでも概算であり、各人の事情に応じた控除は考慮されていません。そのため、本来その人が納めなければならない所得税を再計算するのが、年末調整です。

源泉徴収額と再計算した正しい所得税額を比較し、税金の過不足を精算(不足分の徴収、多かった分を返金)します。

従業員は所得税の控除対象となるようなこと(たとえば保険金を支払い、保険控除を受けるなど)を企業に証明書とともに提示し、企業が税務署へ申告・納税をおこないます。

確定申告は納税者自身が1年間の所得を計算して税務署に税額を申告して税金を納めるのに対して、年末調整は企業が従業員の代わりに税務署に税額を申告して税金を納めます

年末調整は企業によって従業員の確定申告を代行しているともいえます。

 

2、年末調整の基礎知識

2-1.年末調整の流れ

では、年末調整はどのようにおこなわれるのでしょうか?年末調整の流れを解説します。

書類の記入・回収

控除の内容は従業員にしかわかりません。

年末が近づくと企業から従業員に年末調整に必要な書類の記入依頼がおこなわれます。その際、企業を通して入っている団体保険などは企業側で自動的に記入してくれるところもあります。

従業員は必要な情報(控除類)を記入し、企業に提出します。

年末調整の計算

企業は提出された資料を確認し、納めるべき税額を再計算します。過不足がある場合は、その結果も掲載します。

税務署への提出書類の作成

年末調整の計算が終わると、税務署のフォーマットに従い、年末調整をおこないます。必要な書類を用意、記入し、税務署に提出します。

 

2-2.年末調整の対象者

では、年末調整の対象となるのはどのような人たちでしょうか?

12月に年末調整の対象となる人は、企業などで1年を通じて勤務した人、年の途中で就職して年末まで働いている人です。

ただし、次の2つのどちらかに当てはまる人は対象外になります。

  • 1年間で支払うべきことが確定した給与の総額が2000万円を超える人
  • 災害減免法の適用を受け、その年の給与に対する所得税や復興特別所得税の源泉徴収について徴収猶予や還付資格を得た人

また、年末に働いていない(年の途中で退職した)人でも次のいずれかが当てはまる人は対象になります。

  • その年度に死亡したことで退職となった人
  • 心身障害が原因で退職し、かつその年での復帰が望めない人
  • 12月に支給されるべき給与を受け取って退職した人
  • パートなどの退職者で当該年中に支払いを受ける給与総額が103万円以下で、その年に他社から給与をもらう見込みがない人

さらに海外勤務者でも下記の条件を満たす人は年末調整の対象になります。

  • 海外転勤が年度途中で、年度途中に非居住者となった人

 

2-3.年末調整に必要な書類

年末調整に必要な書類はどのようなものがあるでしょうか?

従業員が作成する書類と企業が作成する書類に分けて説明します。

従業員が企業に提出が必要な書類

従業員に会社から配られる以下の3枚の書類に記入が必要です。

  • 給与所得者の扶養控除等申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書

2017年までは「給与所得者の配偶者控除等申告書」と「給与所得者の保険料控除申告書 兼 配偶者特別控除申告書」の2枚でしたが、2018年からの3枚になったので注意が必要です。

「給与所得者の配偶者控除等申告書」については2017年までは給与所得者の保険料控除申告書と一緒でしたが、配偶者特別控除が拡充されたうえに複雑化したため、記入欄が多くなったのでチェックをしっかりおこなう必要があります。

また、2017年までは配偶者控除の場合は提出が不要でしたが、2018年からは配偶者控除の場合も提出が必要です。

配偶者特別控除の適用範囲が広がり、控除適用にあたっては所得制限が設けられたことにも注意が必要です。

企業が税務署に提出が必要な書類

企業が税務署に提出が必要な書類は

  • 所得税徴収高計算書(納付書)

給料や賞与等の報酬など合計6つの区分ごとに、それぞれの金額を記入します。12月もしくは1月の給与で過不足額の調整をし、税務署に従業員の所得税を納めます

  • 給与所得の源泉徴収票および退職所得の源泉徴収票

年収から給与所得控除を引き、更に社会保険料控除や生命保険料控除、扶養家族控除、基礎控除など各種控除を引きます。

残った金額に課税所得と復興特別所得税をかけて、源泉徴収税額を計算し、記入します。

  • 支払調書

1月1日から12月31日の間に個人事業主などへ支払った、報酬額と源泉徴収額を記入します。

企業が同じ個人事業主などに5万円以上の報酬を支払った際に発行が必要になります。

  • 法定調書合計表

法定調書とは、「所得税法」「相続税法」「租税特別措置法」「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等に係る調書の提出等に関する法律」により、税務署に提出しなければならない資料で、全部で59種類あります。

企業が市町村に提出が必要な書類

  • 給与支払い報告書

1月1日から12月31日までに従業員に支払った給与支払金額や事業所の連絡先などが記載された報告書です。

給与を支払った年の翌年1月1日時点で、従業員が住んでいる市区町村に、1月31日までに提出する必要があります。

年末調整の概要については理解いただけたと思います。

次は、年末調整をおこなう上で、注意すべき点を紹介します。

 

3、年末調整における注意点

年末調整をおこなう上での注意点はなんでしょうか?

注意点の例を紹介します。

3-1.年末調整を怠った場合の企業へのペナルティ

年末調整をおこなわなかった場合の企業へのペナルティは下記の通りです。

  • 年末調整をおこなわず、従業員から適切な金額を徴収しなかった場合:1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金
  • 年末調整をおこなったが、その徴収額を納付しなかった場合:10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金

刑罰としては上記のとおりですが、法令順守の精神が重視される昨今、懲役や罰金をうけたとなると会社ブランドの低下につながってしまうため、注意が必要です。

 

3-2.年末調整に関する書類の保存について

年末調整に使った書類は申請が完了したらすぐに廃棄してもよいのでしょうか?

廃棄してはいけない書類があるので注意が必要です。

保存すべき期間

年末調整に使った書類は7年間保存しておき、税務署から請求されたら提出できるようにしておかなければなりません。

具体的には、年末調整の年の翌年の1月10日の翌日から、7年間保存なければなりません。

保存すべき書類

保存対象となる書類は下記の通りです。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書(平成29年分以前は給与所得者の配偶者特別控除申告書)
  • 給与所得者の保険料控除申告書・退職所得の受給に関する申告書
  • 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

年末調整は、対応を怠ると懲役や罰金、コンプライアンスが甘い会社とのレッテルを貼られて企業活動も困難になりかねません。

面倒な年末調整ですが、最近では、年末調整を簡単にできるシステムもあるので、年末調整に役立つシステムをご紹介します。

 

4、年末調整に役立つシステムもご紹介!

年末調整は、年に1回で従業員も覚えていないため、計算間違いのチェックに手間がかかります。

それらの計算も年末調整書類もシステムを使えば、従業員にとっても人事担当者にとっても手間が削減、ミスも減ります。

さらに7年間の保存を紙でおこなわなくても良いなど色々なメリットがあります。

ここでは、年末調整に役立つシステムの代表例4選を紹介します。

4-1.年末調整ステーション

【サービスの特徴】

  • 従業員も楽々作業。2ステップで申請完了

パソコンだけでもスマートフォンでも申請が可能です。ログインして画面に従って年末調整の情報を入力して、添付書類を印刷するだけと非常に簡単です。

  • 人事担当者の業務を自動化して手間を削減

従業員が入力した年末調整の情報が自動で計算されます。申告書を集める必要もありませんし、各種給与システムへの連携しているため計算ミスをチェックする必要もありません。また、収集確認状況も一目でわかるため、管理が楽になります。

  • たった5分でお試し導入が可能

即時機能を利用することができます。パソコン(Win、Mac)、スマートフォン(Android、iOS)全対応のため、幅広いユーザーに使ってもらうことができます。

【料金】

  • 正規版

25人以下の場合:10,000円/年
25人以上の場合:1人あたり400円/年

  • お試し版(30日間、2017年の仕様)

300名まで0円(一部機能制限あり)

サービス名:年末調整ステーション
提供会社名:エフアンドエム
URL:https://www.officestation.jp/nencho/

 

4-2.奉行 年末調整申告書クラウド

【サービスの特徴】

  • 簡単導入ですぐに使いこなせる

わかりやすい画面(インターフェース)と利用ガイドが充実しており、誰でも迷わずに使うことができます。教育不要のため、管理者の手間を削減することができます。

  • 従業員、人事担当者の年末調整にかかる時間を削減

年末調整にかかわる書類の配布、回収作業が不要になります。またスマホやパソコンから申請可能なため、従業員の作業性も改善します。

  • ミスを抑制し、正確性を実現します

自動計算や前年情報を複写することができるので、入力漏れや計算ミスを防ぐことができます。申告時点でのミスを減らすことができ、人事担当者のチェック手間を削減することができます。

【料金】

  • 12,000円~/年
サービス名:奉行 年末調整申告書クラウド
提供会社名:OBC
URL:https://www.obc.co.jp/service/nencho

 

4-3.Smart HR

【サービスの特徴】

  • スマホやパソコンで簡単入力

従業員はsmartHRの質問に答えていくだけなので、作業が簡単で些細なミスを防ぐことができます。

  • 集まったデータは一括出力

従業員が入力したデータは一括処理が可能で、CSVとして一括出力することができます。人事担当者は使っている給与計算ソフトに取り込むだけで作業が完了です。紙ベースで保存する必要がなく、管理も容易です。

  • 源泉徴収票もWebで完結

給与明細と一緒にsmartHRで配布まで完了します。人事担当者の手間を大幅に削減することができます。また従業員が源泉徴収票を求めた時も即時手間をかけずに対応可能です。

【料金】

  • 年間一括払い:1人あたり550円/月
  • 月払い:1人あたり600円/月
サービス名:Smart HR
提供会社名:株式会社SmartHR
URL:https://smarthr.jp/nc/

 

4-4. 人事労務 freee

【サービスの特徴】

  • ペーパーレスで情報収集が楽々

ステップに沿って入力で迷うこともありません。訂正もWeb上で簡単にできます。ステータスをWebで一括管理可能で従業員へのリマインドメールも送信可能です。

  • 自動計算なのでミスの心配なし

入力内容がそのまま反映されるので計算は自動でおこなわれます。紙を見ながらソフトに数値入力する必要もありません。

  • 自動で書類を作成することができます

自動で作成された書類を提出するだけのため手間がかかりません。また、給与明細にも金額を反映することができます。

【料金】

  • ライトプラン:1人あたり300円/月
  • ビジネスプラン:都度ご相談ください
サービス名:人事労務 freee
提供会社名:freee株式会社
URL:https://www.freee.co.jp/hr/yearend/

 

5、まとめ

年末調整は、人事担当者にとっては年末のビッグイベントです。

年末調整を申告や支払いを忘れると懲役や罰金刑になるだけでなく、社会的信頼を低下させてしまうおそれがあるため、非常に重要です。

年に1度しかおこなわないため、従業員は申告の仕方を忘れたり、入力ミスしたり、その対応に時間をとられてしまいます。

システムを使うと、従業員の入力ミスや申告に関する問い合わせが減るなど人事担当者の負担を削減するメリットがたくさんあります。

年末調整システムを使って、人事担当者の手間を削減し、企業としての生産性を高めてみてはいかがでしょうか?

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