中途採用

BAKE人事が仕掛ける「攻めの採用」に不可欠な、人事同士のコラボとは何か?

今回は、人気商品「BAKE CHEESE TART」を提供している株式会社BAKEのミートアップを取材。テーマは「採用チームと労務チームが生み出す相乗効果」。

急成長して会社が大きく変わっていく中で、攻めの採用を実現するために何をしているのか。鍵となるのは、採用チームと人事(労務)チームの「コラボ」とのこと。

では、実際にBAKEの人事が何をしているのか、その取り組み内容を記事にまとめてご紹介させていただきます。

登壇者:手代 さやか | 株式会社BAKE 人事総務部 人事チーム マネージャー

人材業界(グッドウィル)を経て、ミクシィからメルカリ。その後、外資系企業(Blue Bottle Coffee Japan)を経て今年の6月からBAKEへJOIN!

登壇者:福田 映理 | 株式会社BAKE 人事総務部 採用チーム マネージャー

新卒でグッチグループジャパンへ入社し店舗勤務を経験、その後お菓子業界へ転職し人事業務に従事。(クリスピー・クリーム・ジャパン→ジャパンフリトレー)昨年の12月からBAKEへJOIN!

進行:金子 未和| 株式会社BAKE 人事総務部 人事チーム

新卒でECサイトの運営会社へ入社し人事業務や総務業務など幅広く経験、その後BAKEへJOIN!人事部 採用チームにて主にオフィスメンバーの採用に従事!

攻めの採用を実現するために、採用と労務が取り組むコラボとは?

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本日は「採用と労務」について、3つのテーマに分けてトークセッション形式でお話します。

  • 1.「採用に響く人事施策や就業規則と、その改定理由」
  • 2.「攻めの採用、コストダウンへの道のり」
  • 3.「お互いの業務を理解する仕組みと、理解しようとする姿勢」

 

まずは、「1.採用に響く人事施策や就業規則と改定理由」について、手代さんお願いします。

1.採用に響く人事施策や就業規則と、その改定理由

実は2017年8月に、就業規則を改訂したんです。私からは改定したポイントなぜ改定したのかを話したいと思います!

こちらが改定前の就業規則です。

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休暇制度、試用期間、通勤手当の3つに絞ってご紹介します。

最初に休暇制度について。求職者にとって、休暇制度はとても重要な検討項目ですよね。通常、約120日の会社が多いのですが、BAKEの改定前の年間休日は100日だったんです。

2つ目に試用期間について。改定前の試用期間は6ヶ月あります。これも普通は3ヶ月という会社が多のではないでしょうか。

3つ目は通勤手当について。改定前の上限が3万円に設定されていました。多くの会社さんが3万円以上の上限を設けていると思います。

そして、こちらが改定後になります。赤くなっている部分が変更した箇所です。

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休暇制度について、「フレックス制度」を導入することで完全週休二日制になりました。

実は、私が入社したときには、第5週目の土曜日があると出勤があり、変形労働の為「完全に土日が休み」ではなかったんです。

次に、試用期間を3ヵ月に短縮しました。そして、通勤手当を上限5万円に引き上げました。ただ、実際には極端な遠方から通勤する方はそこまでいないので、上限を引き上げてもたいていは月々2万円~3万円ぐらいで済んでいます。

なぜなら、通勤費=通勤時間になっているので、新幹線代(特急代)を出すぐらいでないと、3万円以上にならないですよね。

 

いつごろから、就業規則を改訂しようと思ってたんですか?

 

私は、2017年の6月に入社したのですが、オファーレターをいただいたのが5月で、その時点からもう就業規則を変えていこうと思ってました。条件通知書を見てみたときに「なるほど…」と思ったんです(笑)。

ただ、私は労務の人間なので「どうにかすれば魅力的な条件通知書に変えられる」とオファーを受けて、そこから改訂に向けてすぐに動いていきました。

 

入社後、就業規則の改定を「やろう」と決めてから、現在の規則になるまでどのくらいかかりましたか?

 

2ヵ月ぐらいですね。他の業務をやりながらだったので、実際に取り組んでいた時間は、おそらく2、3週間だと思います。

 

なるほど。福田の入社はいつでしたか?

 

私は、2016年の12月です。私も入社のときに条件をみて「なるほど…」と思った記憶があります(笑)。

そのときは、自分なりに「就業規則を良くしていく役割なんだろうな」と自覚していました。そして私の担当である、採用力に活かしていこうと。

 

就業規則が変わったことで、採用にとって変化はありましたか?

 

採用において、就業規則がより良くなっていくスピード感や改善の姿勢を候補者に見せられることですね。

創立4年目でここまで改善できたことで、条件面において説得力のある話ができるようになりました。今回の改定は特に大きな前進だと思ってます。

「そうやって変わってきてるんだったら、この先も一緒に成長していけそうだな」と共感が生まれるのを実感しています。

また、実際に採用の立場から就業規則を変えるのであれば、採用活動を通した「現場の生の声」を上げ続けることが大事だと思います。

「条件面がネックになって辞退になった」「条件面が理解してもらえなくて辞退されるケースも多かった」と、採用現場の声をタイムリーに労務に情報共有しているんです。それを手代が反映できるように動いてくれると。

 

ありがとうございます。規則改定をする時、ポリシーなどはありますか?

 

世の中のトレンドにリーズナブルに対応したい」という想いから就業規則の改訂をしてます。

また、社外の顧問社労士に規程改訂を依頼せずに自身の言葉で規程を改訂します。それは、代表西尾の想いや従業員の想いを言葉にのせることを大切にしているからです。

ここで言う「リーズナブル」とは、「そこまで費用をかけずに、モチベーションアップにつなげている」ということです。

 

単純なコスト面ではなく、社員にどう還元されるのか、という視点があるんですね!

では、次に「なぜ就業規則を改訂したのか」について、3つの事例を手代さんから聞きたいと思います。

就業規則の改訂理由とその事例1|慶弔休暇の適応範囲を拡大

最初の事例を挙げると、LGBT対応のために慶弔休暇の適応範囲を拡大したことです。

中には「結婚していないと、慶弔見舞金は出せません」「結婚の休暇を与えることはできません」という会社もあると思います。

 今は結婚以外にも様々なパートナーシップのかたちがある時代です。日本の人口の8%。13人に1人がLGBTの方だと言われています。そういった背景があるので、慶弔休暇の適応を拡大したんです。

 

そういった狙いがあったのですね。

 

実はあまりこのような動きに関しては、周知されることがないんです。特に労務はそうですね。なので、こういったミートアップなどのイベントをすることで、「あ、そうなんだ」と思ってくれる人が増えたら嬉しいですね。

就業規則の改訂理由とその事例2|休職者が安心して休める環境づくり

次、2つ目。休職者が安心して休める環境づくり。

 

私の経験上、500人雇用している企業であれば、3%程度の人数が常に休職している状況が生まれていると思っています。そして、産休、育休ではない休職の場合には「休職したい」と、突然労務に話がくるんです。

むしろ、「もう休んでる状態が続いています」という状況が多い。そうすると、休職はOKだとしても、その後の復職期間までの間に「どうしよう、どうしよう」と、もめているケースが多いです。

だから、今回私が就業規則を改訂したのが「休職者が安心して休める環境」です。

具体的には、復職のルールを明確化し、「どういう状況になったら、復職できるのか」。もしくは、上司の立場から、「どういう状況であれば、復職OKと言えるのか」ということを、条文にまとめました。

就業規則の改訂理由とその事例3|現場の声を就業規則に

では、3つ目。「現場の声を就業規則に」ですね。

 

たとえば、店長から「アルバイトの方からの報告、連絡、相談がないんです」という声があった際に、「それ、言えばいいじゃん」と思ってたんです。でも、言うだけでは意味がないと。

そこで、抑止力という意味で、就業規則に一文「報、連、相の義務」と入れたんです。「うちの会社は、こういうルールがあるから、ちゃんと守りましょう」と事前に伝えて抑止力を持たせると。

あと、もう一つ「健康管理をしてほしい」という一文を入れました。上長や店長が就業規則をベースにフィードバックできるような仕組みをつくるようにしています。

2.攻めの採用、コストダウンへの道のり

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次は採用のコストダウンについて、どのようにエージェント依存の採用から脱却したのか、お話したいと思います。 

 

私が入社したときは、ほとんどがエージェント経由での採用でした。

金子と私が入社してから半年間でダイレクト、リファラル採用の比率を7割まで上げました。そこはかなり「攻め」でしたね。実際に怖い思いを抱えておこなっていました。

そして声を大にして言いたいのは採用は採用チームだけではできないということです。採用と労務のリレーションをとる意味は、この一言に凝縮されています。

具体的には、採用現場の声を労務に届け、労務が改善にむけて関係部署に働きかけ、私たちは採用担当として、候補者の方に、きちんとそういった改善状況をお伝えするという体制を築くことがすごく大事です。

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エージェント経由であれば、候補者を出してもらって面接をする、というシンプルな流れなので、1番効率が良い採用だと考えていました。

しかし、想像以上の通過率の低さを目の当たりにしたんです。

入社して2ヶ月、「せっかくきたんだから、思い切ってチャレンジをしよう」と、エージェントの数を10数社から2、3社に絞り、ダイレクトリクルーティングと、リファラルの対策に時間を充てました。

 

2017年の1月から半年間で、私たち二人で新たに50名を採用しました。コスト面では、すべてエージェント経由の採用と仮定した場合、「半年で3,000万円の削減というコストインパクト」を出すことができたんです。

 

ダイレクトリクルーティングとリファラル採用に力を入れることで、何より1番良かったのはミスマッチが減ったことです。

BAKEは一見すると、製菓企業ということもあって華やかなイメージを持ってくださる方が多いです。が、中を見ると改善の余地がまだまだたくさんあるんですよ(笑)。

それを、ちゃんと伝えるためのストーリーです。「過去はこうで、やっと今ここまできています」という話をダイレクトに伝える。

「まだまだこの位置です。こんな課題があるから一緒にやりませんか」と直接言うことで、納得感を持ってくれます。労務と連携することで、こんな効果が生まれてます。

ただ、リファラル採用を実施するにあたって、社員からの紹介があがってこない現実があると思います。

そこで手代と取り組んだのが、紹介フィーのアップです。職種や採用するレイヤーで妥当な金額設定が難しく、私では判断ができないことばかりでした。とにかく納得できるまで手代に相談しましたね。
 

金額の妥当性も重要ですし、気軽さも重要です。

「履歴書いらないから、とりあえず遊びにおいでよ」「いきなり面接はしません」という前提を伝え、社員に「気軽に紹介しても大丈夫だ」と思ってもらえることが大切です。

 

紹介フィーアップなどの施策は、完璧なものじゃなくて良いと思っています。

全社員に向けて実施するとなると、自分の中で高いハードルをつくってしまいがちです。トライしてみたいけど「全部整っていないとダメなんじゃないか」という葛藤は、人事の中で結構あるあるではないでしょうか。

今、私たちが目指しているのは「全社員採用担当」です。まわりの人たちをどれだけ巻き込めるかが鍵ですよね。だから、私たちが攻めの施策をトライしていくことが大切だと考えています。

そして「新しい仕掛けを一緒にやる、一緒に達成する」ことを意識して、連動しています。その結果として、スピード感を持って、さまざまなことが形になってきているという実感があります。

3.お互いの業務を理解する仕組みと、理解しようとする姿勢

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結局のところは、「お互いの業務を理解する仕組みと、理解しようとする姿勢が大切だよね」っていうことですね。

 

採用業務と労務業務が一緒の会社、分かれている会社、さまざまな組織体制があると思います。

お互いにコミュニケーションをとって、理解することが大事です。仲良くなれば、お互いが抱えている業務の悩みも汲み取ってあげられます。

 

「仲が良いか?」って、問われるところですよね。

 

本当、そうだと思います。今日のお題でもあるように、お互いがお互いの業務を理解してあげないと。

採用はできたけれど、入社日に労務でもたつく。「採用担当、そのこと言ってないの?」「それあらかじめ言っておいてよ」みたいな。

 

BAKEはアルバイト採用、雇用形態別の採用、地域、グローバルでの採用もあります。

シンガポールで採用できたときも、条件に関する面談をSkypeを通して実施しています。「海外に行ったときはどうなの?」と気になりますよね。

だから採用担当であっても手代から全部レクチャーを受けて内容を理解しています。実際は手代が隣にいて、フォローしてくれているのが有り難いですね。

「労務も同席してます」「わからないことがあれば、なんでも聞いてください」というやり取りをしています。

そうすると「説明をちゃんと聞けたから、納得しました」「有給のところだけは、確認させてください」という具体的な質問が出てきて、その場で回答して、承諾までスピード感を持ってできています。

安心して入社してもらいたいですし、創業間もないBAKEは、リアルなところを絶対話さないといけないと思っています。そこをチームでおこなっています。

 

面接が進んでいくと、候補者の背景を福田に聞きます。

その方の転職理由は何か、BAKEに足りないところがあれば「これは、今後の就業規則改訂案としよう」とキャッチアップしています。

「うちでは、まだそこは足りないかもしれないけど、このスピードで改善しているから、いつかできる」と。

確約ができなくても、採用側が歩み寄ってくれているので、こちらも応えたいと思います。なので、情報共有はしっかりしますし、持ちつ持たれつの関係ですね。

 

仲が良いと情報もまわりますよね。よくランチにもいきますし。

 

そうですね。ランチは息抜きとしても、情報交換の機会という意味でも、とても大切な時間だと思っています!

採用をすごく頑張ることで、いい人が入社してきて、いいサービスがつくられると思います。

「労務だから採用はしない」ではなく、「採用が困ってることを、労務のプロとして助けてあげよう」という意識で動いています。

 

【イベント概要】

  • BAKE Meetup Vol.2(採用×労務)
  • 主催:株式会社BAKE
  • 日時:2017年9月20日(水)19:00~21:00
  • 場所:株式会社BAKE(東京都港区白金台三丁目19番1号)

 

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