合同説明会でプレゼンを成功させるには?おさえておくべき3つのポイント

こんにちは、HR NOTE編集部です!

2019年度の新卒採用が佳境をむかえ、学生優位の売り手市場ということもあり、悩まれている採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

しかし、新卒採用は翌年入社の採用が終わればすぐに、そのまた次の年の採用に向けて準備を始め進めなくてはいけません。

なかでも「合同説明会」をはじめとする就活イベントは、学生と企業との最初の接点になる可能性が高く、最近はインターンシップのための合同説明会も用意されています。

本記事では、早期・後期ともに母集団形成を助ける【合同説明会】について、ご紹介させていただきます!

合同説明会とはなにか、合同説明会の内容、合説プレゼンの失敗例と解決策をまとめていますので、採用活動のお役に立てていただけると幸いです。

1.合同説明会とは

1.1 合同説明会について

合同説明会とは複数の企業が集まり、学生に自社の情報を提供する場を指します。

数十から数百社の企業が一つの会場に集まり、参加企業が各々のブースで説明会を開くことになります。

また、合同説明会では数百から数万人の就職活動中の学生たちを集客しています。

合同説明会に参加する学生たちは、興味や関心のある企業ブースに足を運び、その企業の説明や、情報を社員から詳しく聞きます。

1.2 合同説明会の開催時期

通常、採用活動は毎年3月からスタートし、同月の1日から多くの合同説明会が各地で開催されます。

一般的に新卒採用の募集が解禁される3月はじめの合同説明会の規模は大きく、そのほとんどは数百社という企業が集まるイベントです。あわせて就職活動は活発化され、学生は一人ではなく友だちと合同説明会に参加します。

就職活動がスタートした時期の学生は就労意欲も高く、合同説明会に出展する企業も、有効母集団形成の手段として注力しているところも多いでしょう。そのため、3月初旬の合同説明会はイベントとしても盛況で、学生・企業双方の熱量も高い傾向にあります

合同説明会は4月から5月にかけても実施されており、その後は徐々に開催数が減っていきます。多くの学生は3月から5月の間に志望度の高い企業研究をほぼ終え、説明会に参加しながら企業の選考試験にも参加します。

また近年は、学生が売り手市場ということもあり、企業がターゲットとする学生を確保することが難しく、一部の地域では説明会を8月以降に開くこともあるようです。しかし、夏季に開催される説明会は、すでに内定をもらい、入社先を決めている学生は参加しないので、就職活動の学生の母数が減ってしまい、参加者数は少なくなります。しかし、留学などの理由で、通常の時期に就職活動ができていなかった学生が夏の説明会に参加していることもあります。

1.3 合同説明会の目的

合同説明会の主な目的は、企業側が学生に対して「企業を紹介」することであり、また学生側からは限られた時間の中で多くの企業の情報を収集することにあります。

そのため、採用担当者がおこなう情報のアウトプットの質や量がとても重要になります。合同説明会をきっかけに、より多くの学生に自社選考へ進んでもらいたいのであれば、学生が魅力を感じるようなアウトプットが必要となります。

2.合同説明会の準備

2.1 事前準備

合同説明会当日までに、準備をしておきたいことがいくつかあります。

合同説明会は、当日プレゼンターがおもむき話をするだけでは、有効なターゲット学生集客にはつながりません。

「出展してよかった」と思える合同説明会にするために、下記項目は事前に準備をしておきましょう。

当日魅力的な会社説明をするための準備

当日より印象に残り、「この会社に行ってみたい」と思わせる会社説明をするために、下記項目は準備しておきましょう。この点はものすごく大切な点ですので、ひとつ後の項目にまとめさせていただきます。

  • プレゼン資料(パワーポイントなど)の作成
  • プレゼンの練習、タイムキープの練習
  • スライド投影用のスクリーンやプロジェクターの準備・手配

当日の集客を最大化するための準備

当日より多くの学生にブースに来てもらえるよう、できる限りのことは事前に準備しておきましょう。特に当日集客をお手伝いしてもらえる社員のアサインは重要です。集客だけではなく、企業のイメージとして採用ブランドアップにもつながる重要な役目ですので、できれば魅力ある社員にお願いしたいですね。

  • 当日ブース前で声かけをする魅力的な社員のアサイン、当日のスケジュール連携
  • 学生の目に留まるブース装飾制作(椅子カバー、ポスター、パネル、スタンド、テーブルクロスなど)
  • 資料設置場所の装飾制作(ブース番号やキャッチコピーの掲示など)
  • 当日配布物(パンフレットやリーフレット)の制作
  • 合同説明会開催前の告知実施(DMやメッセージの送信、新入社員や内定者の後輩へ呼びかけなど)

次回選考につなげるための準備

当日の集客はできるだけその先の選考へつなげていきたいですよね。そのために取り組んでおきたい準備もあります。特にブース来訪学生情報のデータ収集方法やその後の学生のアクションの明確化など、どうスムーズに次につなげるか、その方法を検討しておくといいと思います。

  • 合同説明会後の選考フローを記載した配布物の作成
  • 合同説明会後の次回アクションの明確化
  • 当日来訪学生のデータ収集方法の検討
    (訪問表を回収して後日データ化するか、アプリ連携するか、LINEなどで連携できるシステムを導入するかなど)
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2.2 当日の準備

当日のスケジュールは事前に確認しておきましょう。

出展する合同説明会の規模にもよりますが、大規模のものでしたら開場の1時間半前にはブースに到着しておくと準備に余裕があると思います。

当日会場に到着し、ブースまでたどり着いたら、下記にそって準備を進めてみましょう。

  • ブース装飾の実施
  • スクリーン・プロジェクターの設置と座席配置の確認
  • 学生動線の確認(視認性の高い装飾を学生動線の太い場所に)
  • 資料設置場所の確認と、パンフレットやリーフレットの設置
  • 社員の笑顔の練習、プレゼンの練習

3.プレゼンでよくある失敗例

合同説明会出展にあたりで最も重要なのは、ブースでのプレゼンではないでしょうか。いくら手元の資料が完璧であっても、社員からのプレゼンテーションに魅力がなければ、その企業情報は学生の印象に残りません。

深く心にとまる印象的なプレゼンテーションが重要です。ここでは、説明会でのプレゼンテーションを成功に導く4つのポイントをご紹介します。

3.1 簡潔なプレゼン資料の準備

「視覚からの情報量は87%」と言うのをご存知でしょうか?ヒトの目は五感の中でとても敏感な器官で、ヒトが受け取る情報の中で目からの情報はその9割を占めます。

企業のセールスポイントを全部一つのページに詰め込んで学生に見せる企業がありますが、これを見た人は結局ポイントがわかりません。

また、あるスライドでは、受け手のことをよく考えずに、使っているカラーやフォントが見ている人に疲労を感じさせてしまうこともあります。スライドで統一感を保つのはいいのですが、最初から最後までメリハリがなければ見ている人は退屈します。1分間に受け取る情報が同じトーンだと、人は集中力を削がれます。

スライドのデザインは複雑である必要はありません。また、パソコンで見るのとプロジェクターで見るのとでは視覚効果が違います。作成するときには受け手の立場で見て何を改善したら良いのか考える必要があります。

  • ワンスライド・ワンメッセージがポイント!
  • ヒトの目に優しい色合いを使って、文字の大きさは見やすく調整!
  • 作成するときも受け手の立場でみて改善!

3.2 本番プレゼンターはエース社員がいい

できるだけ年齢の近い社員とのコミュニケーションをはかり、学生に働くイメージや共感を抱いてもらうことは非常に重要なことです。加えて、可能であればエース社員を投入して、「あんな社会人になりたい」という惹きつけをおこないましょう。

エース社員は、社歴が長く会社のことをよく知っているので、若手社員に比べると、学生からの質問に対して応えられる範囲が広く、学生が感じている疑問を解決してあげることができます。

また、エース社員が業務内容や、事業の説明などをすることは、学生からすると説得力があるものになるので、魅力づけに効果があるといえるでしょう。

  • 集客や司会には学生と年齢の近い社員を起用!
  • 本番プレゼンターはエース社員にお任せ!
  • 学生の質問を想定してアウト返しを徹底!

3.3 具体的な例で説明する

一部の企業の会社説明では、ひと通り聴き終わった後に「結局何をやっている会社なのかわからなかった」ということがあります。業務内容が抽象的すぎるのは良くありません。

会社の現状、将来の目標、一般的な社員の性格、会社が望む人物像、福利厚生など、学生に明確に伝えられなければなりません。

たとえば、会社の目標であれば、具体的なデータを例に、学生にきちんと伝えることが重要でしょう。社風や社員の雰囲気を伝えた場合は、その場に社員をゲストとして直接招くのもいいでしょう。

会社説明会の目的の一つは学生を惹きつけることですが、自社を過度によく見せてしまうことは避けなければなりません。

ありのままの状況を見た学生がそれを嫌うことはありません。プレゼンターが時にはユーモアを交えて話すことで受け入れられることもあります。

  • 会社ビジョンやミッションは明確に伝える!
  • 福利厚生、社員性格などは具体例を提供!
  • 過度な虚飾はNG!

3.4 参加学生は合同説明会をどう思っている?

ここでは、合同説明会に参加した学生の声をご紹介します!

  • 誰目線でプレゼンをおこなうか考える!
  • 一緒に働きたいと思わせることに努力!

  • 学生はよく見ているので油断してはいけない!
  • 事前準備はしっかりしてごまかさない!

  • スライドで学生をがっかりさせちゃうのはすごく残念!
  • 合同説明会においてスライドは企業の顔!

  • 企業の詳細はしっかり説明する!そのための説明会ということを忘れずに!
  • スライドから誠意の有無が伝わってくる!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

合同説明会は学生が企業に接するファーストコンタクトです。決して油断してはいけません。

事前準備をしっかり整えて、誠実に学生と向き合い、自社の魅力をきちんとアピールして多くの学生の心をつかんでいきましょう。

この記事がお役に立てば幸いです。

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