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勤怠管理成功事例|経費削減に効果大!50万円の経費削減例も

今回は、勤怠管理システムの活用事例を紹介させていただきます。
 
勤怠管理システムも多くのサービスがありますが、各社どのような悩みがあって、どのように解決したのか、比較検討の際などにご参考となれば幸いです。
 

 
 

勤怠管理システムの成功事例をまとめてみた。

 
ここでは、「工数がかかり過ぎる」、「コストがかかり過ぎる」、「管理が煩雑で状況把握ができない」という3つ悩みの面から課題を解決した事例を紹介していきます。
 

【悩みその1】勤怠管理に工数がかかり過ぎている

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CASE1:紙・エクセルでの管理・集計から開放!大幅に業務工数が削減。

 
【課題】
店舗ごとにエクセルで勤怠を入力し集計、本部へ送信していたため、入力・集計に時間が取られ、入力ミスも発生していた。また、従業員全員のシフト作成に時間をとられていた。
 
【施策】
勤怠管理をシステム化することで、リアルタイムで人件費の把握が出来、効率的な管理が行えるように対応。遠方の店舗のシフトや週退勤状況もタイムリーに確認できるように構築。店舗ごとのシフト作成が簡略化。
 
【結果】
店舗ごとの勤怠状況がシステムで一括管理できるようになり、勤務表の集計業務がなくなり、業務効率化に貢献。
 
また、月末に給与計算をしなくとも、出退勤の内容と申請の確認だけで済み、毎日の入力が無くなった事による社員の負担軽減に成功。
 

 
 

CASE2:店舗の利便性向上、スタッフの満足度向上に貢献

 
【課題】
店舗数は250ほど、従業員数は5,000名近くという状況でも、勤怠管理は紙と電話とFAX。店長は月末になるとタイムカードに記録された勤務実績を電卓で計算、結果は集計表に手書きでまとめられ、タイムカードとともに本部に報告。送られて来た集計表とタイムカードの突き合わせを行い、必要に応じて再計算した上で、給与計算システムに入力をしていた。
 
紙媒体の管理も大きな課題で、月々5,000枚ずつ増えて行くタイムカードや集計表は、保管場所を確保するだけでも大変で、捜索の際はかなりの時間がかかっていた。
 
【施策】
各店舗、iPadを活用し、勤怠管理を実施。
あらゆるデータが本社でリアルタイムに確認可能に。勤怠管理をシステム化することで、あらためて運用ルールをつくり、コンプライアンスの徹底、店舗スタッフの負担軽減、利便性向上に努めた。
 
【結果】
システム化によりラクになったことで、お客様のための時間が取れるようになったという声が続出。
 
また本社でも、保管や捜索にも苦労がなくなった上に、データ化された勤務情報を活用し分析や各種フォローなど、積極的なマネジメントが可能となった。
 

 
 

CASE3:担当者の総残業時間が1ヵ月で15時間ほど減少

 
【課題】
工場など現場に直行・直帰する従業員の勤怠情報の入力抜け漏れをなくしたい。
さらに勤怠情報の転記・手入力による作業を効率化したいという課題感があった。
 
【施策】
システム導入により、簡単に勤怠情報の集計結果が得られるようになって業務の効率化を促進できるように。
 
また、Excelを活用したインターフェースがとても親しみやすく、ストレスなく既存の勤怠管理体制から乗り換えることができた。
 
【結果】
勤怠記録の記載漏れ、時間が経って記載を忘れてしまうこと、入力間違いなどが劇的に改善し、今では入力ミスの修正がほぼなく運用ができている。
 
3拠点すべての「担当者の総残業時間が1ヵ月で15時間ほど減少」するという効果があらわれた。
 

 
 

まとめ

紙やタイムカード、エクセルで管理しており、集計作業に工数がかかっていた企業にとって勤怠管理システムを導入することで、あらゆるデータがリアルタイムに一元管理されるため、大幅な工数削減につなげることができる
 
タイムカードの保管や過去の勤怠状況を探す際の労力がなくなり、データ化された勤務情報を活用し分析や各種フォローなど、積極的なマネジメントができるようになる。
 
 

【悩みその2】勤怠管理にコストがかかり過ぎている

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CASE1:人件費比率を35%から、30%以下へ引き下げ成功

 
【課題】
毎月の締め作業の際、勤怠集計の終わった店舗から、タイムカードを本部に郵送し、本部が給与支払いのために集計作業を行っていため、タイムカードの集計に膨大な時間がかかっていた。
 
最終的には締日後、3人の担当者が5日間かけて集計をしていたが、店舗数増加に伴い集計処理が追いつかなくなり、給与支払日を10日から15日に変更せざるを得なくなった。
 
【施策】
勤怠管理システムを導入することで、各店舗からのタイムカードの到着を待たずとも、自動で集計できるように。
 
勤務情報はクラウドシステムを通じて全拠点・全従業員分を管理出来るため、集計作業を簡素化できた。
 
【結果】
各店舗で月初・月中・月末と月に3回ほど人件費の集計を行っていたが、リアルタイムかつ自動で人件費が把握できるため、人件費コントロールが容易に。これにより、以前と比べ人件費比率が35%から、30%以下に下げることが出来た。
 

 
 

CASE2:年間で50万円以上の経費削減を実現!

 
【課題】
手動のタイムカード形式を長年使用してきたが、リースやバージョンアップで維持費が高くなっていた。
 
【施策】
勤怠管理システムを導入し、営業が外出先からの打刻ができるように改善。
また、タブレット端末とICカードによる打刻の運用に切り替え、打刻忘れの防止にも対応。
圧倒的な低コストと使い勝手の良さで即導入。
 
【結果】
短期間で運用開始することができ、年間で50万円以上の経費削減を実現。
 

 
 

CASE3:タイムカードやタイムレコーダーより、コスト低減に成功!

 
【課題】
紙のカードで機械式のタイムレコーダーを使い打刻を記録。毎月毎月備品在庫の管理をし、名前を事前に記載と準備が大変で、漏れがあったり、長期休暇の従業員の用意をし忘れたりと、トラブルも絶えなかった。
 
【施策】
ICカードリーダーでの打刻に加え、携帯電話やスマートフォンで打刻できるように対応。
サポート窓口に同じ画面をリモートで見ながら支援をしてもらう。
 
【結果】
集計や管理の労務管理コストも低減。複雑な勤務体系でも運用は簡単に実行可能に。
パソコンスキルのない従業員も1週間で慣れ、勤務状況の確認が楽になった。
 

 
 

まとめ

システムの導入により、人件費がどの程度かかっているかが、リアルタイムで把握することが可能に。そのため、人件費のコントロールができるため、無駄な人件費を減らすことができる。また、集計や管理などにかかっていた分の労務管理コスト削減も見込める
 
 

【悩みその3】社内の勤怠状況の把握・管理ができていない

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CASE1:リアルタイムに従業員の勤怠状況を確認し、適正な勤務配置で生産性向上

 
【課題】
勤務実態が締め日にならないと分からず、給与計算等、休日、出張、当直、打刻忘れ等の区別を各部署に尋ねるなど、リアルタイムで勤怠状況の把握・管理ができず、またタイムカードの確認作業に多く時間を費やさなければならなかった。
 
【施策】
勤怠管理システムを導入し、勤怠時間の見える化を実施。
遅刻、打刻忘れ、打刻ミス等の未確定勤務の判別を簡単にできるようにし、部署ごとの勤務時間の集計を容易に。
日々の出退勤状況がタイムリーに分かるようになった。
 
【結果】
遅刻、打刻忘れ等、未確定勤務の判別が容易になることで、業務の簡素化につながることに成功。
その結果、各部署運営の仕事に集中できる時間が増えた。
また、給与計算時の作業工程を大幅に短縮することができた。
 

 
 

CASE2:リアルタイムの勤怠状況把握で超勤時間を明確化!

 
【課題】
紙媒体に時刻を直接記入しており、超勤時間や労働時間を1ヶ月遅れでしか確認ができない。36協定に抵触する対象者も分からない状態であった。
 
【施策】
勤怠管理システムを導入することで、申請方式によるタイムリーな超勤時間の管理および休暇取得の管理を実施。また、チェック機能により、超勤対象者がいた場合、メールで上司や管理者へ送信される仕組みを活用。
 
【結果】
日々打刻や申請により勤務実績がデータ化できた事で、リアルタイムの労働時間を把握出来るようになった。
 

 
 

CASE3:指静脈認証を活用し、高精度な勤怠管理を実現!

 
【課題】
タイムカードや紙の出勤表で勤怠管理を行っていたため、どうしても精度の高い管理が行えず、月末には各拠点で行う計算と、それを本部に集約してからの再計算といった締め作業で大きな事務負担が発生。
 
【施策】
システムの導入により、出退勤、店舗スタッフの休憩、それぞれに指静脈認証が行えるように体制構築。不正打刻やなりすましを防ぎ、リアルタイムかつ厳格な勤怠管理を実現。
 
【結果】
勤怠データが本部でリアルタイムに確認・集約できるようになった。
そのため、上長や本部がWeb上からすぐにチェックできるため、適正な指導が行えるようになり、社員やスタッフが快適に働ける環境づくりと法令遵守に対応した就業管理の実現が可能になった。
 

 
 

まとめ

勤怠管理システムを導入することで、勤怠状況のリアルタイムでの見える化が実現できる。データは自動集計で、各拠点で同時に見ることができるため、収集・集計作業が不要になる。
 
また、業務体系に合わせてさまざまな打刻方法で対応できるため、管理もシンプルに行うことが可能
 
さらに、不正打刻やなりすまし、超過勤務などを防ぎ、リアルタイムかつコンプライアンスに沿った厳格な勤怠管理を実現できる。
 
 

最後に

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いかがでしたでしょうか。
 
安価で導入がしやすいクラウド型の勤怠管理システムも数多く出てきており、無料トライアルもできるサービスもたくさん存在します。
 
勤怠管理に何かしらの悩みを抱えている企業は、コストはもちろん、自社の就業形態に合っているか、運用がしやすいものかどうかなどを鑑みて、検討してみてはいかがでしょうか。
 
 

こちらの記事も参考にどうぞ!
国内ほぼ全ての勤怠管理システムの特徴・料金まとめ

 
 

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根本 慎吾

根本 慎吾

人材サービス、Web広告の営業を経て、HR NOTE編集部にて活動。 人事領域に携わる方々が『最先端人事』となるために役立てるメディアとなれるよう盛り上げていければと考えています。 猫背。とにかく姿勢が悪い。年中ダイエットをしている。
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