シフト作成や給与計算が超簡単!勤怠管理システムのメリットとは

※本記事は、2016年2月に公開した記事ですが、2017年2月に最新版に更新しています

 
今回は勤怠管理システムのメリットをお伝えできればと思います。勤怠管理は、正確な打刻管理や残業時間の集計、給与計算との連携など、煩雑な業務が多いイメージですが、システムを活用することで人事業務が驚くほど効率化されます!

 

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勤怠管理システム

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勤怠管理システムはその名の通り、従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。

 

以前はタイムカードを使用した勤怠管理が一般的でした。しかし、近年のクラウドサービスの普及に伴い、コストを抑えて簡単に導入できるクラウド型勤怠管理システムが普及してきています。

 

勤怠管理システムの機能としては、以下のようなことが挙げられます。

 

  • PC、スマホ、ICカード、指紋認証など多彩な打刻機能
  • リアルタイムでの従業員の勤怠管理
  • 手軽な勤務シフトの作成・管理
  • 各社給与ソフトとの連携
  • 休暇、残業、出張などの申請管理

 

勤怠管理システムにより、「大量のタイムカードの集計がきつい」「当月の勤怠状況の把握が月末にならないとわからない」「給与ソフトに勤怠データを入力する作業が手間掛かる」「シフト作成に時間がかかる」といった業務が改善され、担当者の負担が大幅に軽減されます。

 
 

勤怠管理システムで実現できること

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人事戦略へのデータ活用

  • 労働時間、残業時間、休暇状況の簡単なデータ集計と勤怠状況の比較ができます。
  • 労働時間、残業時間、休暇状況に偏りがないか把握し、労働環境の改善、業務の標準化、適切な人員配置につなげることが可能です。拠点、部署、店舗ごとに管理ができるため、各組織単位でのシフト状況の比較もできます。

 

また、日別、月別の労働時間を分析・比較することで、繁盛期、閑散期がデータをもとに把握できるようになります。繁盛期に向けた施策の準備や、閑散期での休暇推奨など、スケジューリングが立てやすくなります。

 

業務効率化

  • システム上で簡単に勤怠状況の管理・把握ができます。

    それにより、タイムカードやExcelで行っていた集計作業が不要になり、負担軽減につながります。

  • シフトの作成、把握、修正がシステム上で簡単に行えるため、シフト作成にかかる業務時間が削減できます。
  • 勤怠データをそのまま給与管理システムに反映できるため、給与計算にかかっていた時間の削減が可能です。

 

コスト削減

  • システムでの管理になるため、タイムカードの購入費・保管代などの経費削減が可能になります。
  • 従業員、パート・アルバイトの勤怠データがリアルタイムで把握できるようになります。
    それにより、人件費の予実管理が容易にできるようになり、コストを抑えることが可能です。

 

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最後に

 

いかがでしたでしょうか。

 

勤怠管理システムは飲食店、小売店、工場、病院、看護施設、教育施設、BtoBサービス企業など、従業員がいる企業すべてに必要なもので、幅広い業界でニーズがあります。

 

勤怠管理システムを導入すれば、人事戦略へのデータ活用、業務効率化、コスト削減につながります。しかし、その一方で市場には数多くの勤怠管理システムが存在しています。比較検討をするにあたって、自社の就業スタイルに合っているか従業員が使いやすいものかなどを選定のポイントにするとよいのではないでしょうか。
 

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根本 慎吾

根本 慎吾

人材サービス、Web広告の営業を経て、HR NOTE編集部にて活動。 人事領域に携わる方々が『最先端人事』となるために役立てるメディアとなれるよう盛り上げていければと考えています。 趣味は読書(漫画中心)、スポーツ観戦、ツーリング。最近は音楽フェスにも参戦。
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