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勤怠管理システムとは何か?特徴や活用メリットをご紹介

今回は勤怠管理システム利用のメリットをご紹介。

勤怠管理は、正確な打刻管理や残業時間の集計、給与計算との連携など、煩雑な業務が多いイメージですが、勤怠管理システムを活用することで人事業務が驚くほど効率化されます。

1. 勤怠管理システムとは

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勤怠管理システムはその名の通り、従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。

以前はタイムカードを使用した勤怠管理が一般的でした。

しかし近年、クラウドサービスの普及に伴い、コストを抑えて簡単に導入できるクラウド型勤怠管理システムが普及してきています。

勤怠管理システムの機能としては、以下のようなことが挙げられます。

勤怠管理システムの機能

  • PC、スマホ、ICカード、指紋認証など多彩な打刻機能
  • リアルタイムでの従業員の勤怠管理
  • 手軽な勤務シフトの作成・管理
  • 各社給与ソフトとの連携
  • 休暇、残業、出張などの申請管理

勤怠管理システム導入により、「大量のタイムカードの集計が大変」「当月の勤怠状況の把握が月末にならないとわからない」「給与ソフトに勤怠データを入力する作業が手間掛かる」「シフト作成に時間がかかる」といった業務が改善され、担当者の負担が大幅に軽減されます。

2. 勤怠管理システムで実現できること

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2-1. 人事戦略へのデータ活用

  • 労働時間、残業時間、休暇状況のデータ集計と勤怠状況の比較が簡単にできる
  • 勤怠状況に偏りがないか把握し、労働環境の改善、業務の標準化、適切な人員配置につなげることが可能
  • 拠点、部署、店舗ごとに管理ができるため、各組織単位でのシフト状況の比較も簡単にできる
  • 日別、月別の労働時間を分析・比較することで、繁盛期、閑散期がデータをもとに把握できるようになる
    繁盛期に向けた配置施策の準備や、閑散期での休暇推奨など、スケジュールが立てやすくなる

2-2. 業務効率化

  • システム上で簡単に勤怠状況の管理・把握ができる
    それにより、タイムカードやExcelでおこなっていた集計作業が不要になり、負担軽減につながる
  • シフトの作成、把握、修正がシステム上で簡単に行えるため、シフト作成にかかる業務時間が削減できる
  • 勤怠データをそのまま給与管理システムに反映できるため、給与計算にかかっていた時間の削減が可能

2-3. コスト削減

  • システムでの管理になるため、タイムカードの購入費・保管代などの経費削減につながる
  • 従業員、パート、アルバイトの勤怠データがリアルタイムで把握できる
    人件費の予実管理が容易にできるようになり、コスト抑制・見直しにつながる
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3. 最後に

いかがでしたでしょうか。

勤怠管理システムは飲食店、小売店、工場、病院、看護施設、教育施設、BtoBサービス企業など、従業員がいる企業すべてに必要なもので、幅広い業界でニーズがあります。

勤怠管理システムを導入すれば、人事戦略へのデータ活用、業務効率化、コスト削減につながります。

しかし、その一方で市場には数多くの勤怠管理システムが存在しています。比較検討をするにあたって、自社の就業スタイルに合っているか従業員が使いやすいものかなどを選定のポイントにするとよいのではないでしょうか。

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