人事管理システムで出来ることは?もうエクセル脱却しよう

人事管理は、労務管理や人事労務管理とも呼ばれ、業務範囲も幅広い領域になります。この領域にも人事管理システムやタレントマネジメントシステムと呼ばれる最先端のHRTechサービスが出てきており、今回は人事管理システム/タレントマネジメントシステムで出来ること、メリットに関してご紹介します。ここでは、「人事評価」、「保険・給与などの従業員データ」に関連する領域と定義してお話できればと思います。

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人事管理システムの機能

めもとぺん

 

人事管理システムは、人事評価や保険・給与といった従業員のデータ管理に関わる業務領域において、さまざまな情報を一元的に管理でき効率的に必要な情報を抽出することができます。

 

以下では領域ごとに分けて機能の特徴を挙げていきます。

 

人事評価システム

  • システム上で人事評価シート作成や評価方法を自由に設定でき、階級・等級に分けるなど、自社独自の評価シートの作成が簡単に行えます。
  • 人事評価シートをExcelで作成し、配布、集計、分析するなど、工数がかかっていた業務がすべてシステム上で完結できます。
  • データ集計の自動化により、リアルタイムで本人・上司・人事間でデータを共有することができます。

 

従業員データ管理システム

  • 従業員の入社時期、異動履歴、取得資格、評価結果、社会保険、マイナンバー、給与などの詳細情報がシステムで管理・確認できます。
  • 組織、プロジェクトメンバー、研修対象者、抜擢候補、社内サークルなど、各セグメントに分けてメンバーの把握が簡単にできます。
  • 住所や扶養家族、マイナンバーなどの手続き・変更が手軽にでき、状況に応じて共有が可能です。
  • 入社/退職時における社会保険の手続きが、システム上で作成・管理できます。
  • 給与計算に関する業務がすべてシステム上で行えます。給与明細の自動作成から、所得税の計算、年末調整、保険更新などの手続きが簡単になります。

 

人事管理システムが実現できること

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人事評価システム

今までは人事評価シートを書類で作成し管理していたものが、すべてシステム上で行え、簡単に把握することができます。そのため、従業員個人の評価の昨年対比、従業員同士での比較、従業員の仕事の経験値などがひと目でわかるので公平で的確な評価ができ、従業員の状況、特性に応じた適材適所での配置、異動・抜擢の人事もスピーディに実行に移せます。

 

また、マネージャーの人事評価業務の負担軽減にもつながり、評価フロー、サイクルがより円滑に回るようになります。

 

従業員データ管理システム

従業員がいつ入社して、どこの部署に配属されていたか、いつ異動したか、いつ退職したか、退職理由は何であったか、といった情報がシステムで管理できます。平均勤続年数や離職数も把握できるため、離職率低下にもつなげることができます。

 

あらゆる切り口でセグメント分けができるので、組織ごとの人員構成を俯瞰して見ることができます。組織ごとの傾向や問題の発見にもつなげることが可能です。

 

マイナンバー、社会保険、雇用保険、給与計算などの手続き・管理がすべてシステム上で行えます。煩雑な書類作成をPC上で完結でき、個人情報の収集・管理も簡単に行うことができるため、経営者や人事担当は、ほかの業務に時間を使うことができます。

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最後に

 

いかかでしたでしょうか。

 

人事管理システムを活用することで、業務工数の削減はもちろん、従業員の業績・評価を一元管理でき、個人の能力や状況に応じて人材の最適な配置を行うことが可能になります。

この取り組みはタレントマネジメントともいわれており、実現には従業員データの可視化・把握が必要になります。

 

一方で、従業員な大切な個人情報を扱うことにつながるため、個人情報漏洩リスクを考えることも忘れてはなりません。自社で検討する際に、候補のシステムサービスのセキュリティ対策は万全かという観点も持つことが大事でしょう。

 

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根本 慎吾

根本 慎吾

人材サービス、Web広告の営業を経て、HR NOTE編集部にて活動。 人事領域に携わる方々が『最先端人事』となるために役立てるメディアとなれるよう盛り上げていければと考えています。 趣味は読書(漫画中心)、スポーツ観戦、ツーリング。最近は音楽フェスにも参戦。
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