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人材紹介会社経由の採用決定率を上げるために必要なこととは

【後編アイキャッチ】
 
こんにちは!HR NOTE編集長 根本です。
 
前回、『人材紹介会社経由の採用を成功させるために、人事や経営者はどのようなアクションをすると良いか』というテーマで、「エージェントから積極的に紹介される企業や人事になるための考え方やノウハウ」を、HRビジネスコンサルタントとしてご活躍されている平田 剛士氏にお伺いしました。
 
 
【前回の記事はこちら】
【決定版】人材紹介会社経由での採用成果を最大化するには?
 
 
今回は後編、「人材紹介会社経由の採用決定率を上げるために人事はどう行動すべきか?」についてご紹介します。
 
 
平田様
人物紹介:HRビジネスコンサルタント 平田 剛士 氏
HRビジネス向けクラウドCRM提供企業にてマーケティング&セールスを牽引。国内で最も多くの人材紹介エージェントと接点を持つと言われている。独立後はHRビジネスコンサルタントとして、HRビジネス業界の各社にハンズオン型のコンサルティングサービスを提供している。3,700名以上が参加する人材紹介ビジネス向けとしては国内最大のFacebookグループ『人材紹介コミュニティ』、人材紹介と人事向けの勉強会『これからの人材紹介』を主宰。さらにビジネスパーソン向けに『転職エージェントガイド』を運営。趣味は釣りで『ORETSURI – 俺たちの釣り』編集長。得意技はどこでも野宿。

 

    【本記事の概要】
  • 一定規模までは経営陣を中心とした攻める採用チームをつくる
  • 決定率向上にはコミュニケーションの「スピードと量」を意識することが有効
  • 企業と求職者の情報格差を埋めていきたい

 

一定規模までは経営陣を中心に攻める採用チームをつくる

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―例えば、企業として際立った魅力はないけれど、「将来的にはこういう世界観を描いている」という熱い想いがある場合は、候補者は出てきやすいですか?
 
 
平田氏:エージェントに将来性を十分理解してもらった上で会社のファンになってもらえれば、もちろん候補者は出ると思います。
本当に優秀な人材を獲得したいのであれば、中小規模の企業などは、積極的にトップが前に出て自ら採用のリードをしたほうが良いですね。
会社の根幹を作る採用を人事に丸投げして、MTGで採用進捗の報告だけを他人事のように聞いているとあとあと痛い目にあうことがしばしばです。
 
もし経営者の方でこの記事をご覧になっている場合、これを機に人事部門について見直してみると良いでしょう。
例えば信頼していて採用を任せている方がいたりしても、その人が原因で人材紹介会社各社から推薦の優先順位を落とされているということもあります。
 
こういった場合、数字上、推薦数・決定数がただ減っていくだけで、根本原因はわかりません。
人事担当から「人材紹介会社から推薦が上がってこないんですよ」という言葉がもし出てきた場合は、一呼吸おいて、人事担当とひざを突き合わせて推薦がこない本質的な理由を見つめ直す必要がありそうです。
 
人事が従来依頼しているエージェント一覧を出してもらって、なぜその会社に依頼しているのか、関係性はどうなのか、推薦数とその後の決定比率等を一つ一つ確認していく。
すると、まだ依頼していない有力エージェントがあったり、有力エージェントとの関係性構築がうまくいっていなかったり、というようなことがわかります。確認した時点で自社の人事部門ではきちんとした採用経路分析を行っていないということがわかるかもしれません。
 
一つ一つ丁寧に理由を考えていきましょう。
確認していった結果、人事担当者が原因の場合は、是正を促しつつ、難しそうであれば意志をもって役割変更を進めるべきです。
それが経営者の仕事ですね。そのあたりは私も相談に乗ることができますのでお気軽にご相談いただければと思います。
 
こうした確認の結果、求める人材を紹介してもらえそうな有力エージェントとの取引や関係性構築が上手くできていなかったら採用担当者と一緒に該当エージェントに訪問し、決定を増やすためにお互いができること、変えなくてはいけないことをきちんと相談すると良いでしょう。
 
 
―採用できない現状を見直すと、経営者・人事の方もまだまだやれることはありそうですね。
 
 
平田氏:そうですね。やりきる人事が必要ですね。
経営者には、人事が能力を活かして努力できる組織体制をつくる役目があります。よく言われますが、人事にも「攻め」と「守り」があります。
 
労務管理はどちらかというと「守り」で、入社した方がしっかりと活躍できる場や仕組みを作り続けることですね。
採用というのが「攻め」の部分で、ここを労務管理メインにキャリアを歩んできた方に兼任させておくと、今の採用シーンではどうしてもうまくいかないケースが多いと思います。
 
どうも日本の人事を見渡した際、採用担当軽視がある気がします。
これは人事部門における採用担当と労務系(その他)担当の比率や、労務系出身者が全体マネジメントをしていることが多いことからもわかることかと思います。
 
例えば、到底ハンドリングできないような人数を、新卒・中途で採用しなくてはいけないのに、採用担当1名でさばいている場合などは、どうしてもアウトソーサーに負荷分散せざるを得なくなり、かつ、そのアウトソーサーをリードする時間も取りづらくなり、結果的に丸投げということになってしまうことも多いです。アウトソーサー依存というやつですね。
こうなるとアウトソーサーが言うことをどうしても鵜呑みにしがちになり、1名あたりの採用単価はさらに高まります。
 
私は、人事という部門を一つのラインで考えずラインを二つに分けた方が良いと考えています。
ここ最近、WEBやゲーム業界の企業を中心に社長直下に特命採用チームや採用専門の部門を作り始めている会社は多くなってきていますし、そういった動きをしようとしている経営者のお話をお聞きすることも増えてきました。
皆さん様々な苦労をされてきて採用難で勝ち残る方法としてチャレンジしているのでしょうね。
 
 
―採用が「攻め」というのは採用担当者自らが動いて人材を獲得していこうということでしょうか。
 
 
平田氏:はい。丸投げではなく自ら考え自ら動く。そこにつきます。さらに口説きも重要です。
まず候補者の話に傾聴し、マッチングするポイントを発見して頭の中にフラグがたったら、熱意をもって自社やポジションの魅力を伝え結びつける。売り込む力クロージングする能力ですね。
 
これは営業スキルそのものですね。「採用すべき!」という判断をした場合、あらゆる手でクロージングしていく必要があります。
「クロージングをするのはナンセンスなのでは」というお話をされる方もいますが、この時代では、獲るか獲られるか(笑)ですので、お互いにとって最良なマッチングになると確信した場合はとことん執着してやるべきです。
 
採用力が強い企業ほど、経営者や人事が執着します。断られてもあきらめないですね。
定期的に会食を設定するとか、何気なしにMTGに呼んで事業課題について意見を求めるなど、もうこれでもかとやり続けますね。
 
歴史の話で言いますと、三国志では、劉備は諸葛亮を三顧の礼の末、登用したと言われています。
年齢・ポジションともに上位にいる劉備が、一介の青年書生にすぎない諸葛亮に自ら三度会いにくる。諸葛亮も居留守を使ったりして劉備の本心を試していたとも言われ賢いもんですがね(笑)。
 
今の時代は、変化が読みにくい時代です。ビジネスパーソンが同じ会社に定年まで勤める時代ではありません。
会社に骨を埋めるといった働き方は会社もまったく求めておらず、10年後を見据えた人事組織計画など、どの会社も考えていません。
求職者も数年単位でのキャリアを考える方がほとんどではないでしょうか。成長フェーズにおいて人の考えは変わってきます
 
「一回面接で口説いてだめだった」「断られた=自社と相性が悪いダメ」という判断はせず、いつかお互いのニーズが変動した際にお互い引き合えるタレントプール的な考え方をもつことが重要ではないでしょうか。
 
 

決定率向上にはコミュニケーションの「スピードと量」を意識することが有効

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―候補者が上がってきたとしても、採用に至らずに決定率が低い場合もあると思います。どのようなことが原因として考えられますか?
 
 
平田氏:様々な理由がありますが、まず選考スピードが遅いことが要因としてあります。
各社なりに決めた採用選考フローがあると思うのですが、意外と決めていないのがリードタイム設計です。
 
例えばエージェントから紹介があった場合○○分以内にレスポンスをする、「見た」「見ていない」とか、「ありがとうございます。これから見ます」と即レスポンスをするだけで、エージェントからの信頼感が増していきます。
 
私は、レスポンススピードは誠意だと考えています。
スピーディーなレスポンスであるからこそ、エージェントに採用の本気度を感じさせることができます。
 
推薦があったのにレスポンスもせず、何度もエージェントが電話やメールをしてやっと5日くらいたって、「今回の方はちょっとNGでした(詳細ぼんやり意味不明)」とか「これから選考します」とか「社内調整をしましてポジションがなくなりました」と、ぽーんとメールが一本くるというのは、エージェントの皆さんからよく聞く話です。
単純なことですが、レスポンス遅延の一つ一つで、エージェントによる推薦優先順位が下がってしまいます
 
具体的にレスポンス部分について4つにまとめます。

※編集部注。以下は平田氏のお話をまとめました。
  • 選考フローと時間軸はエージェントに採用工程表などを事前共有して進める
  • エージェントからの問い合わせには一定時間内にレスポンスをする。例えば候補者の紹介が上がってきてから〇営業日以内で書類合否判断をし面接設定する(早ければ早いほど良い)
  • 面接後フィードバックについては既定項目をつくっておき、ギャップを詳細に、かつエージェントが理解できるようにまとめる
  • レスポンスも必要に応じて使い分ける。ニュアンスを伝える場合メールだけでなく電話で話す。場合によっては重要なフィードバックは、直接会って説明する。

「そんなことをやっている時間はない」という声が聞こえましたが、このように選考フローは時間軸を設計して進めると良いでしょう。
また設計した選考フローの検証・改善も大切ですね。
 
 
―エージェントにとって「このスペックの人材は実際推薦するのは難しいよな」というように、採用側が求めている人材とのギャップみたいなものはありますか。
 
 
平田氏:多々ありますね。「難しいなー。無理だよな。実際・・・」と思われたままエージェントに依頼するとどうなるか。
こういった求人は、データベース上では「塩漬け」と呼ばれ寝かされます(笑)。
むしろ、データベースに入力もされない「脳内求人」になってしまうかもしれません(笑)。
 
候補者母集団やポジションに対して求める能力と支払う給与は本当に適正なのか」というのはエージェントとちゃんと議論したほうが良いです。よほど自社ブランドに自信があるという企業以外は、これはもう会社内で「どのポジションには年俸○○○万円まで出せる」という内輪議論からスタートするよりもマーケットをしっかり見たほうが良いですね。
 
その上で、まずエージェントに対しては、1回データベース上で求める人物像に当てはまる人がどれぐらいいるか(過去にいたか)を調べてもらうと良いですね。 中小規模のエージェントを中心に、クラウド型の業務システムを利用するエージェントも増えてきました。
 
こうしたツールは打ち合わせ中、その場で検索できるので、匿名でもいいので、どれぐらい母集団があるのかというのを一緒にひざを突き合わせながら見る。スカウトサイトでの検索も一緒ですね。まったく対象がいなければ、その時点で依頼の内容を改善したほうが良いです。
いないのであればどうするのか、採用要件のハードルを下げるのか、別のエージェントに相談するのか、ほかの採用選択肢を選ぶのかという判断がありますね。
 
 
―もし候補者がいたとしても、採用競合もでてくるわけですよね。競合と比較したときに、「勝てる要素はどこですか」というすり合わせも密にしなきゃいけないのですよね。
 
 
平田氏:そうですね。そこは念入りにした方がいいですね。
採用競合を想像してみましょう。同業界・同規模の企業群など、過去の「他社負け候補者」がどのような意思決定してどのような会社に転職していったかを、人事は親しくなったエージェントと打ち合わせを行うと良いです。
 
相性以外に選ばれなかった理由を一つ一つ見つめ直して改善することができれば、採用効率は間違いなく向上します。
あの人はうちには合わなかったんだよ」という前にやることがありますね。

 
 
―あと、クロージングをどう行っていくかですね。
 
 
平田氏:採用したいと思う人がいた場合、これは他社負けにならないように「スピード」と「」を意識して候補者とエージェントとコミュニケーションをとることが重要です。
 
「スピード」は、コミュニケーションにタイムラグを生じさせないことを指します。「量」というのはコミュニケーションの総量です。
繰り返しやりとりする回数が多いほど人は親近感を持つものです。心理学では「単純接触効果」と言いますね。
 
例えば、採用したいと思ったタイミングでエージェントと相談の上、候補者の心をくすぐるような宿題を出し、あえてそこからコミュニケーションを増やす。これは必然的にやりとりが増えるような設計をしておくと良いでしょう。
 
私の友人が人事担当をしているあるWEB系企業は、該当部署内の課題を公開して、その課題解決を候補者と一緒に考える手法をとっています。この場合、候補者から都度相談されることも出てくるため、結果的にコミュニケーション量が増えます。
このように、ただ面接選考し内定を出して承諾を待つ以外にやれることはまだまだありますね
 
コミュニケーションの量という話では、該当ポジションと関連しない部署を巻き込んでより多くのメンバーと会わせるという技もあります。
例えば、営業職の採用をしたいときに、営業関連メンバーと会わせるだけに留まらず、製品を作っている開発側のメンバーと会わせるなど、あらゆる角度から社内に巻き込んでいく手法もあります。
 
こうしたときも候補者の他社流れを防ぐために、まずエージェントを巻き込んでコミュニケーションを進めることはとても重要です。
エージェントに「○○さん、今回ナイスマッチングです!今回は、<いつの間にか巻き込んでいく作戦>でいきましょう!」と伝えたら、「わかりました!求職者さんに○○さんの熱い想いをお伝えして最優先で日程押さえていただきます!」と、即レスポンスがくる状態が望ましいです(笑)。
 
そうそう。会わせてはいけない人もいますね。常に候補者と相性が良い関係者を巻き込んで採用を成功させるところに人事の腕の見せ所がありますね。
優秀な人事はこのあたりの感覚と調整力がすごいですね。

 
 

採用における情報格差を埋めていきたい

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―最後に、晴れて独立された平田さんの今後の展望や想いのような部分があればお願いします。
 
 
平田氏:10年以上HRビジネスの片隅に携わってきたものとして、やはり人と仕事、人と会社のミスマッチを無くすということにはチャレンジしていきたいと考えています。
 
ミスマッチの一つの原因には、人と企業の出会いにおける情報格差があります。
思想信条や家庭環境等以外、数多くの情報を出す求職者に対して、採用側の企業が提示する情報は本当に少ないですよね。
 
そこを補完するのがエージェントの役目の一つなのですが、そういった機能を果たしていないエージェントもいるわけです。
それと、給与や待遇なんて、採用する側のさじ加減次第ですよね。
 
こうした採用の現状に対して、例えば求職者が特定企業へ応募しようとエントリーフォームを入力すると、「あなたのスキル・経験であれば年収650万円~750万円を提示します」「○○のスキルが○○になれば年収800万円」みたいなことがわかる仕組みがつくれると、これは面白いですよね。
 
インターネット・スマートフォン・SNSの発達によりだんだん世の中はオープンに、すぐつながるようになってきました。
そして、これからさらにオープンになっていき情報が自然とマッチするような時代になっていくような気がしてなりません。
出会い系サイトなんてすごいですよ。先日こっそりゼクシィ恋結びをインストールしてみたのですが、HRマーケットより、ずーっと進んでいます(笑)。
 
ここ数年、一見、新しい採用の仕組みができてきているように見えていますが、根本的に採用のあり方は変わってないと感じています。
 
「採用」という言葉も企業から見た言葉ですしね。求職者から見た言葉ではない。
では、求職者と企業が平等に「結ばれる」時代は来るのか。より幸せになれる可能性をもったマッチングとはなにか。
 
もうここまでくると哲学ですね(笑)。
 
そういった世の中の仕組みを根本的に変えることに携わっていければ良いなと強く想います。
 
 

まとめ

    [エージェントから積極的に紹介される人事になるために]
  • エージェントを業者扱いしない。エージェントにファンになってもらう
  • 自社の魅力をきちんと整理して、エージェントに伝えられるようにする
  • 自社に可能性を感じていない人、魅力を伝えるスキルをもっていない人は採用担当になるべきではない
  • 採用担当者自らが候補者を推薦してもらえるよう、エージェントに営業活動するような意識をもつ
  • 取引有無に関わらずエージェントの戦力分析を行い、未取引の有力エージェントへは積極的に出向いて推薦の依頼をする
  • 面接後のフィードバックをしっかりと行う。場合によっては直接会って話す
  • 求める人材がエージェントのデータベースにいるのか、いないならどうするのか、ひざをつきあわせてMTGする
  •  
    [採用決定率を上げるために]

  • 採用フローは時間軸を意識し設計してエージェントと共有する
  • 候補者やエージェントとのコミュニケーションは「スピード・量」を意識する
  • 各種クロージング手法はエージェントと共通理解の上で行う
  • 本当に欲しい人材であれば執着してクロージングする。一回ダメだったとしても諦めずに、何年にも渡って関係構築して追い続ける
  •  
    [参考:平田氏 NAVERまとめ記事]
    【実録】本当に困った。人材紹介会社に聞いた残念な人事まとめ
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【前編の記事はこちら】
【決定版】人材紹介会社経由での採用成果を最大化するには?
 
 
【※平田氏より補足】
平田氏:前回の記事では、いいね!数も700を超え大きな反響をいただきました。結果多数の人事採用担当者様や経営者から相談をいただく機会をいただきました。
 
前編で「人材紹介会社経由の採用について」長尺でお話してきましたが、誤解のないように補足します。
前編では「人材紹介会社経由の採用を増やすべき」ということをお伝えしたかったというわけではありません。むしろ人材紹介会社経由の採用は減らせるのであれば減らしたほうが良いと考えています。自社でダイレクトリクルーティングやリファーラルで採用できるのであればそれに越したことはありません。
 
経済合理性を考えると、採用が強い会社ほどそうなっていくはずです。
一方、採用ブランディングや採用力は、一朝一夕に高められるわけではありません。今、仲間を増やして、次のステージに行くためには、中途採用において多くの比率を占める人材紹介会社経由の採用最適化をしなくてはいけないということをお伝えしたかった次第です。
 

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根本 慎吾

根本 慎吾

人材サービス、Web広告の営業を経て、HR NOTE編集部にて活動。 人事領域に携わる方々が『最先端人事』となるために役立てるメディアとなれるよう盛り上げていければと考えています。 趣味は読書(漫画中心)、スポーツ観戦、ツーリング。最近は音楽フェスにも参戦。
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