「仕事を捨てる」ときに取り入れたい9つの考え方

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一生懸命働いているのに、「なかなか仕事が減らない」「どうして自分だけ残業しているのだろう」と思う事はありませんか。
 
仕事のボリュームが多い時や忙しくて人手が足りない時には、思い切って「仕事を捨てる」ことを考えてみてはいかがでしょうか。
 
今回は仕事を捨てるために役に立つ考え方に関してご紹介します。
 

仕事を捨てられないことのデメリット

 
妥協や手抜きを嫌ってすべての仕事に全力を注いだり、手を抜くと評価に響くのではないかと、がむしゃらに仕事をしていたりすると、来る日も来る日も遅くまで仕事をすることになり、疲労からミスをしてしまうことに繋がります。
 
また、仕事を捨てることをスタッフ職のうちに身につけておかないと、部下を持った時にすべての仕事を残業してでも終わらせるように部下にも強いるようになりがちで、部下の生産性を高めることができません。部下に信頼されず、上司からも評価されなくなるでしょう。また、夜遅くに疲れ切って家に帰るためプライベートの時間もなくなってしまいます
 
 

捨てることによって得られるメリット

 
「手を抜くと評価に響くのではないか、この仕事も重要なはずだ」と何もかもを受け入れずに、思い切って仕事を捨ててみると、仕事の進め方に対する考え方が変わります。仕事を捨てることで重要な仕事に集中して取りかかることができ、新しいアイデアが生まれたり、ミスのない仕事をすることができるようになります。
 
また、どの仕事を捨てるのか、という優先順位をしっかり付けておけば、「意外と捨てた仕事はそんなに重要ではなかった」と気づくようになります。
 
たくさん並べられた仕事のどれを捨て、どれに力を入れるのかをスタッフ職のうちに覚えれば、部下を持っても的確な指示をすることができるため、部下に信頼され上司に評価されます。また、残業も少ないためプライベートの時間を持つこともできます。
 
 

「仕事を捨てる」ときに取り入れたい9つの考え方

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「仕事の取捨選択」検討する前に行うこと

  • デスク周りを整理しましょう。必要な書類が見つからない、PCのデスクトップから欲しいデータに辿り着けないのでは、仕事を捨てても非効率なままです。
  • ファイリングや経費精算等のルーティンワークは1つの作業にかかる大まかな時間を計測しておき、すき間時間に処理できるようにしておきましょう。

 

自分の行動を振り返って分析する

  1. 今日の予定を時間ごとに分けて書き出しておきます。
  2. その日の帰りにできなかったことをチェックします。
  3. できなかったことは、実際にその時間に何をしていたのかを書き加えます。

 
この結果、できなかったことが多い人は時間を有効に使えていないことになります。また、その日できなくても影響がなかった仕事は捨てて良い仕事か、「その日、重要ではなかった仕事」だと判断することができます。
 
 

「何のためにするか」を考える

「何のためにこの仕事をするのか」を考えると、成果に結びつかない仕事を捨てることができます。指示した本人が忘れているレベルの成果とはあまり関係のない仕事をやっていた、という話はよくあります。「このデータは本当に必要なのか」と思った時には、依頼者に確認してみましょう。
 
 

時間的制約を設ける

「X曜日はNO残業デー」を設けている会社であれば必然的に、定時までに帰るためにはどうすれば良いか、定時までにやらなければいけない仕事を優先的に片付けることになります。
NO残業デーを設けていない職場では、自分でNO残業デーを設けて実施していきましょう。
 
 

チャンクダウン(細分化)

チャンクとは、まとまった「かたまり」を意味する言葉で、チャンク・ダウンは、問題を複数のかたまりに分割するという意味です。問題を細分化し、それぞれの「影響度」と「所要時間」を軸に考え、影響度が高く時間が読みにくいものから手をつけます。
 
例えばプロジェクト資料のファイリングは時間が読みやすく影響力は少ないですが、同僚と一緒に企画構成を行うプロジェクトの資料作成は、所要時間が読みにくく会社への影響力も大きいため、この場合は資料作成を優先させます。なお、時間が読める仕事はすき間時間に行うようにすれば効率が良くなるでしょう。
 
 

緊急性と重要性で判断する

仕事を次の4つに分けて分類する方法です。

  1. 緊急かつ重要
  2. 緊急だが重要ではない
  3. 重要だが緊急ではない
  4. 緊急でも重要でもない

 
このように分けた際に、「緊急でも重要でもない」仕事は、捨てる仕事だと判断することができます。
 
 

自分のキャパシティのギリギリまで仕事を入れる

どうしても仕事を捨てることや、選ぶことができない人向けの方法です。キャパシティの限界まで仕事を入れると、すべてをこなすために、自然と仕事に優先順位をつけざるを得なくなります。優先順位はチャンクダウン式で考えても良いですし、緊急性の高い仕事や締め切りで考えても良いでしょう。また、キャパシティの限界、もしくは少し超えてしまうような仕事をこなし続けることで、自らのキャパシティが拡大していくことにつながります。
 
 

「自分じゃないといけない仕事か」を見極める

仕事を捨てる、といっても中には必要な仕事もあります。その時は、自分がやらないといけない仕事なのかを考えます。データへのアクセス権が自分にしかない、機密事項が含まれている、仕事の内容が煩雑で人に教えるのが難しいなどの理由がないのであれば、他の人に全部または、簡単な部分だけを手伝ってもらうのも1つの方法です。
 
先に述べた理由で自分がやらなければいけないのであれば、効率的にできないかを考えたうえで取り組みましょう。
 
 

TODOリストを活用する

長期的に考えて「捨てる仕事」がどれかわからない人は今日だけに限って考えてみましょう。そこで使用するのが、TODOリストです。TODOリストの分類を「今日中にやる仕事」「今日余裕があったらやる事」に分けて入力します。さらに、「今日中にやる仕事」を重要度や締め切りの近い物から順に入力して、上から順に取り掛かるのも良いでしょう。
 
 

最後に

 
今回ご紹介した「仕事を捨てる」という仕事術は、あなたの役に立ちそうでしたか?
 
ご紹介した中から「これは使えそう」と思うものがあったらぜひ、実践してみてください。まずは恐れずに仕事を捨ててみてください。実践したけれど定時で帰るはずが残業してしまった時や上手くいかなかった時には、見直しをしたうえで原因を突き止めて別の方法を試してみてはいかがでしょうか。トライ&エラーを繰り返していくことで、知らず知らずのうちに生産性の向上につながっていきます。

 

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