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Web会議システムとは|価格|クラウド|デメリット【2019年最新版】

ここ数年、効率的により多くの求職者と密なコミュニケーションを取る目的で、Web会議システムを採用活動で活用する企業も増えていると思います。

Web会議システムを採用活動で活用すると、遠方の求職者とも移動時間をかけずに対面コニュニケーションを取りやすくなり、説明会を開催するときにも、出張なしで登壇させたい社員をアサインすることもできます。その結果、求職者側も企業側も、時間と交通費の負担が軽減されます。

また、Web会議システムには録画機能が搭載していることもあります。その場合は、録画した動画を面接のケーススタディや振り返りに活用し、面接官の育成に役立てることもできます。

本記事では、Web会議システムとは、どのようなシステムなのか、メリット・注意点、そしてどのようなWeb会議システムがあるのかをご紹介します。

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1. Web会議システムとは

1-1. Web会議システムとは

Web会議システムとは、従来の会議やミーティング、面談をオンライン上でおこなうことができるシステムです。資料の印刷や会議室の手配、移動の手間が省けるため、業務効率化・生産性向上が期待できます。特別なソフトのインストールが不要なため、さまざまなシーンで活用されています。

Web会議システムの新しい活用方法として、新卒・中途・アルバイトなどの採用活動で活用されるケースが増えています。遠方の方との面接や説明会にかかる移動工数や交通費を削減することができます。求職者側も、時間とお金がかからないので、両者にメリットがあるといえるでしょう。

1-2. なぜWeb会議の需要が高まっているのか

最近のビジネスシーンでは、コミュニケーションツールとして電話やメール、チャットなどが多く使われています。これらは基本的に、場所を問わずに利用ができるため非常に便利です。

一方で、「表情が見えないのでコミュニケーションエラーにつながりやすい」「業務連絡感が強くなり、ドライな関係性になりやすい」といったイメージもあります。

Web会議システムは、距離や場所を問わずに、Face to Faceでコミュニケーションが取れるため、対面コミュニケーションを重視する日本において、需要が高まってきています。

1-3. Web会議システムとテレビ会議システムの違い

両者の大きな違いは、Web会議システムは、自分のPCやスマホからインターネット上でミーティングをおこない、テレビ会議システムは、大人数が専用の機材を備えた会議室などでミーティングをおこなうことです。

テレビ会議システムでは、専用の機材と有線のインターネット環境を準備できるため、画質や音質は安定しやすいです。一方で、機材を備えた会議室でしかミーティングができないなど、機材の初期費用が高価という側面もあります。

たとえば、初期投資を抑えたい場合や、会議室なしで手軽にミーティングがしたい場合は、Web会議システム。大人数での会議や、音質や映像の品質を求めるような重要な会議で使う場合はテレビ会議システム。用途や目的によって選択するとよいでしょう。

  Web会議システム テレビ会議システム
必要環境 インターネット環境
イヤホンマイク
専用の機材を備えた会議室
利用方法 パソコン単体 機材(会議室)単位
映像 PCやスマホ搭載のカメラ 専用の機材(カメラ・集音器)
音声 イヤホンマイクなど
価格帯 比較的安価 機材の初期費用が必要
利用ニーズ 初期投資を抑えたい
会議室なしで手軽にミーティングしたい
大人数での会議
音質や映像の品質を求めるような重要な会議

2. Web会議システムを採用で活用するメリット

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2-1. 地方の学生も遠隔で面接が可能

Web会議システムはインターネットに接続できる環境があれば、日本国内はもちろん海外の求職者とも面接をすることができます。

相手にアカウントをつくってもらったり、ソフトウェアをインストールしたりしなくても、共通のURLをクリックするだけで、手軽につながることができるため、相手に負担をかけることもありません。

移動工数や交通費の削減だけではなく、オンライン面接という選択肢を増やすことによって、新たな母集団形成につながることが期待できます。

2-2. 説明会で経営者・役員が講演し、求職者の志望度を上げることができる

Web会議システムは、「1:1」や「1:多数」に向いています。そのため、Web会議システムを活用して、忙しい経営者や役員が会社説明会で話すことも可能です。

地方で会社説明会を開催する場合、人事は地方まで出向く必要があります。会社説明会では、求職者の志望度を上げるために、経営者や役員が登壇するケースもあります。しかし、忙しい経営者や役員が地方に出向くことは難しいかもしれません。

Web会議システムであれば、遠隔から決められた時間だけ説明会に参加することができます。画面越しとはいえ、説明会に経営者や役員がリアルタイムで参加することは、求職者からの好印象につながるでしょう。

2-3. 面接官の育成教材に活用できる

最近は、採用における企業の魅力訴求のポイントとして、人事部だけではなく現場社員も採用に関わり、求職者と面接や面談をすることも増えていると思います。その際に、面接官の育成についてお悩みの方は多いのではないでしょうか。

「この内容を質問してください」「この質問は避けてください」といったマニュアがあったとしても、実際にどのような面接がおこなわれているかは見えにくいケースが多いでしょう。

Web会議システムであれば、面接を録画することができます。録画した面接を題材に、「この質問はどういう意図で質問したの?」「このケースはどのように評価したの?」というトレーニングが実施できます。

リアルな面接を題材にすることで、面接官もイメージが湧きやすく、面接力の向上につながります。

3. Web会議システムのデメリット

3-1. 対面で面接するよりは、相手の表情などが読みにくい

Web会議システムを使えば、相手の顔を見ながらコミュニケーションができるとはいえ、あくまでもスマートフォンやPCなどのカメラを通した表情です。そのため、実際に対面するより、些細な表情の変化などの得られる情報が少なくなってしまいます。

ただ求職者によっては、「オンライン面談は緊張が軽減されてやりやすかった」「気軽に面談をお願いできた」という声もあります。

一次面接はWeb会議システム、最終面接はリアル、などのようにフェーズごとに応じて使い分けることが必要かもしれません。

3-2. 大人数すぎると、カメラに収まらない

Web会議システムは、スマホやPCなどを使うので、多くの人数をカメラに収めることには適していないです。そのため、「1:1」の面接には合っていますが、「1:多数」の集団面接には向いていないです。一人ひとりの顔が小さく映り、面接で重要な表情を読み取ることができません。

しかし、同じ大人数でも、会社説明会は向いています。同じ「1:多数」でも、一人ひとりとコミュニケーションを取りたい場合は、Web会議システムは向いておらず、大人数に向けてメッセージを伝えたい場合は、Web会議システムが適しているかもしれません。

先ほどもお伝えした通り、目的に分けて使い分ける必要があるでしょう。

3-3. ネット環境に音質などが左右されるケースがある

通信技術の向上によって、Web会議システムの品質は格段に高くなってきています。しかし、ネット環境が不安定な場合、映像や音声が途切れたり、停止したりする可能性があります。スマホの場合は、求職者側が月末に通信速度制限にかかっていて、つながりにくいことも考えられます。

面接で使用する場合には、自宅のパソコンを使っていただくことや、Wi-Fi環境がある場所で面接に望んでいただくように事前に注意喚起しておく必要があります。

4. Web会議システムのご紹介

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4-1. Calling|人事・採用部の採用面接や社員面談コミュニケーションをCalling1つで

サービスの特徴

  • Callingでオンライン面接をおこなうことができ、企業や求職者の移動時間や交通費の負担を軽減
  • URLをクリックし、4桁の数字を入力するだけで、簡単に誰でも利用が可能
  • チャットボット機能があるので、求職者から問い合わせの頻度が高い質問は自動対応が可能

 

【価格】

都度お問い合わせ

サービス名:Calling
提供元:株式会社ネオラボ
URLhttps://www.calling.fun/hr2_2/

4-2. Live On|スマホ・タブレットで「いつでもどこでも」Web会議

サービスの特徴

  • 独自技術で他社にない高音質・高画質を実現
  • 資料共有機能をはじめ、ホワイトボード・録音録画などさまざまな機能が搭載
  • 直感的なインターフェースで、誰でも簡単に使える

 

【価格】

  • 月額料金:3,000円/ID
  • 初期費用:78,000円/ID

サービス名:Live On
提供元:ジャパンメディアシステム株式会社
URLhttps://www.liveon.ne.jp/

4-3. V-CUBEミーティング|高い接続性を誇る高品質のクラウド型Web会議システム

サービスの特徴

  • iOS/Android専用アプリで、スマートフォンやタブレット・モバイル端末から快適にWeb会議を実施できる
  • 多人数がお互いに表情を確認しながら会議を進行できる
  • 映像・音声はもちろん、資料やPC画面の共有ができるので、データや資料を可視化しながら会議ができる

 

【価格】

都度お問い合わせ

サービス名:V-CUBEミーティング
提供元:株式会社ブイキューブ
URLhttps://jp.vcube.com/service/meeting

4-4. bellFace|オンライン商談にも使えるWeb会議ツール

サービスの特徴

  • 移動時間が削減されるため、営業の1日の商談数が2~4倍に
  • コストをかけずに採用や営業エリアを拡大することができる
  • 面談や会議で会議室を抑える必要がなく、いつでもどこでもつながることができる

 

【価格】

都度お問い合わせ

サービス名:bellFace
提供元:ベルフェイス株式会社
URLhttps://bell-face.com/static/index2.php

4-5. Zoom|日本で最もダウンロードされているビデオ会議アプリケーション

サービスの特徴

  • 使っているカレンダーシステムと連携が可能
  • 小部屋機能でグループワークができる
  • 10000人までセミナーライブ配信ができる

 

【価格】

  • 月額料金:19.99ドル/ID

サービス名:Zoom
提供元:Zoom Video Communications,Inc.
URLhttps://zoom.us/

5. まとめ

いかがでしたでしょうか。

Web会議システムとは、会議やミーティング、面談をオンライン上でおこなうことができるシステムです。採用活動でWeb会議システムを活用すると、地方学生の交通費や時間の負担を軽減できたり、面接官の育成に役立てたりすることができます。

しかし、表情を読みにくかったり、大人数すぎるとカメラに収まりにくかったりと、利用する場面には注意が必要です。

地方学生の採用コストや面接官の育成に課題を感じている人事の方にお役立ていただけたら幸いです。

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