警備業、建設業向けのソフトウェア開発と販売をしている株式会社ビジコン・ジャパン。パッケージ製品だけではなく、お客様のご要望に合わせてシステムをカスタマイズするサービスも販売しております。

ジンジャー経費を導入する前は、自社で開発したオンプレミス型のシステムを20年間使用して経費精算をおこなっておりました。システムの使いにくかったため、クラウド型の経費精算システムを検討。

ジンジャー経費導入後は、管理方法の見直しを実現することができ、社内統制の強化や環境整備を実現しました。また、乗換案内システムとの連携によって交通費の確認工数の削減とミスのない申請を実現することができました。現在は、ジンジャー経費だけではなくジンジャー勤怠、ジンジャーワークフローもご導入いただいています。

今回は、株式会社ビジコン・ジャパンの福田さんにお話を伺いました。

緊急事態宣言での環境の変化や自社開発の工数が取れず、製品の購入を決断

-ジンジャー経費導入前は、どのように経費精算をおこなっていたのでしょうか？

福田さん：自社開発したシステムで経費精算をおこなっておりました。

当時使用していたのは約20年前に自社で開発したオンプレミス型の経費精算システムで精算をおこなっていました。古いシステムのため、使いにくさを感じていました。

実は、経費精算システムだけではなく、他のシステムも自社開発してからずっと使い続けていたので、このタイミングでシステムを刷新しようというプロジェクトが全社で始動しました。

経費精算システムも、そのプロジェクトに該当しており、クラウド型の経費精算システムを自社で開発していく方針で、話を進めていました。

しかし、本業のソフトウェア開発が忙しく、なかなか自社で使用する経費精算システムを開発する工数を確保できませんでした。また、今回刷新を予定していたプロジェクトの中で、経費精算システムは優先度が低く、後回しにされている状況でした。

このような状況で、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令されたことをきっかけに、自社で開発するのではなく、製品を購入しようと動き始めました。

-数多くの経費精算システムがある中で、なぜジンジャー経費をお選びいただけたのでしょうか？

福田さん：ジンジャーは経費精算だけでなく、勤怠管理や給与計算、ワークフローなど、さまざまなバックオフィス業務の課題を解決することができるシステムであることを知り、会社全体のシステム化も進めていたため魅力を感じていました。

また、比較していたシステムと機能面では違いがないにもかかわらず、低価格で導入ができたことも、導入を決めた理由です。

-ジンジャー経費を導入されて、どのような効果がありましたか？

福田さん：今まで約20年前に自社開発した経費精算システムを使用しておりましたし、その頃は10名程度の従業員規模でしたので、特段詳細なルールを設ける必要なく運用ができていました。

しかし、会社として承認ルートをはじめとする詳細なルールを持つべきとも考えておりました。

ジンジャー経費を導入したことで、承認ルートを構築することやチェック機能を整備することができたので、ルールの見直しと管理体制の強化をすることができました。

経費精算規程のチェックはシステムの設定に則って経費精算をおこなえば確認工数を削減できますし、スムーズな経費精算を実現できます。

ソフトウェア会社でも実感したサポート担当の重要性

-システムの導入や運用で苦戦したポイントはございますか？

福田さん：ジンジャー経費を導入した当初はシステムの使い方については見れば分かると考えていたので、サポートの契約をしませんでした。

しかし、通常業務もあるなか、経費精算システムの設定や運用にあまり時間を割くことができなかったので、本格稼働まで時間がかかってしまいました。

-システムの導入に対して時間を割くことが難しかったのですね。今回の勤怠管理、ワークフローのご導入時はどのように設定を進めたのでしょうか。

福田さん：今回、ジンジャー勤怠とジンジャーワークフローを契約したタイミングで、サポートプランをつけました。

2カ月～3カ月間サポートを受けながら設定をおこない、本格運用までスムーズに設定をおこなうことができました。

個人的に、ジンジャーに限らず、システム導入の際はサポートを受けることをおすすめします。使い方を理解するだけならマニュアルを確認すればいいのですが、細かい部分の設定に関する質問ができるのは大きなメリットです。

また、他社の運用方法やオススメの管理方法をしっかりと提案してもらえるのはありがたいです。

ジンジャーのデータを従業員の離職やモチベーションの分析に活用していきたい

-今後、ジンジャーをどのように活用していきたいですか？

福田さん：以前、ジンジャー経費を導入して、今回はジンジャー勤怠とジンジャーワークフローを導入しました。

今後はジンジャーで従業員のデータの収集や蓄積をおこない、従業員情報を活用して離職率の低下やモチベーションの管理なども実現していこうと考えています。