タイムカードからの脱却で、月初めの労働時間の集計が1/2、紙のコストも1/3に！

全国で、自社オリジナルブランド「濱文様（はまもんよう)」の企画・販売事業を展開している、株式会社ケイス様。北は北海道から南は大分県まで計12店舗展開しており、オンライン上でも商品販売をおこなっています。

ジンジャー勤怠を導入する前は、タイムカードで勤怠の管理をおこなっていました。
しかし、全従業員の労働時間をアナログな方法で管理をしていたため、日々の労働時間の把握や月末月初めの集計作業に多くの工数がかかっていました。そこで、勤怠の管理方法を変えることを決断。

ジンジャー勤怠の導入後は、勤怠の管理における工数が大幅に削減。また、GPS機能などジンジャー勤怠の機能を使い、従業員の正確な労働時間を把握しているようです。

今回は、株式会社ケイスの加藤さん、神戸さんにお話を伺いしました。

タイムカードでの煩雑な勤怠管理方法をなんとかしたい

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

神戸様：今まではタイムカードと勤怠表の２つで勤怠を管理していました。出退勤の時にタイムカードを押してもらい、それとは別で勤怠表に出勤・退勤時間を書いてもらっていました。勤怠表は私が毎日回収して、Excelに入力をし、翌月の初めにタイムカードと照合していました。これらの作業を1人でやっていたので、 かなり大変でした。

加藤様：弊社では、月初めの3営業日以内に全従業員の勤怠情報をまとめて、社労士に送り、給与の支給をおこなうといったフローでした。給与は従業員の生活に関わることなので、「絶対に間違えてはいけない」というプレッシャーの中で、月初め3営業日以内にやってもらっていたので、すごく大変だったと思います。
神戸様：本当に月初めはすごく大変でした。私は、勤怠管理以外の業務もおこなっているので、Excelに入力する作業自体が追いつかず、月末になるとタイムカードや勤怠表などの書類が束となり溜まってくるので、それだけでプレッシャーをとても感じていました。

また、勤怠表をFAXで毎日送ってもらうようにしていたのですが、送ってくれない店舗があったり、ヒューマンエラーがあると店舗に電話して確認を取ったりと、入力だけでもひと苦労でした。

ー勤怠管理システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか？

加藤様：使用していたタイムカードでは、管理者がExcelに手打ちで入力しないといけませんでした。少しでも集計作業が楽にならないかと別のタイムカード機の説明を受けたのですが、使い勝手が悪く、利用料金も高かったです。

神戸様：そのような状況で、たまたまタイミングよく、ジンジャーの営業の方からお電話をいただきました。ジンジャー勤怠の説明を受けて、ぜひ導入してみたいと思ったので、社長にも確認をしたところ検討していたタイムカードよりコストが安く、良さそうなものだから少しやってみたらとのことだったので、トライアルをさせていただきました。

トライアル期間でしっかり利用できるか確認し、導入を決断

ーほかにも勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

加藤様：ジンジャー勤怠がそこまで利用料金が高くなく、使い勝手も慣れれば問題ないと考えていたので、トライアルをして弊社で使えそうであればそのまま導入しようと考えていました。
そのため、トントン拍子でジンジャー勤怠の導入の話が進んでいったので、他のサービスは見ていないですね。

本来であれば相見積もりを取るなど、他のシステムも検討するべきだと思うのですが、たまたま縁があってお声掛けをいただき、使い勝手が良く、求めているデータも簡単にしっかり出してくれるので、ジンジャー勤怠なら安心して利用できると考え、即決しました。

ークラウド型の勤怠管理システムを導入するにあたって、従業員様の反応はいかがでしたか？

加藤様：新しいものを導入する時ってどうしても皆さん最初は何かしら抵抗があるんですよね。極端にいうとタイムカードは自分の目で打刻がしっかりできたか確認できますが、パソコンでポチッと打刻する場合、ポチッとはなっているけど、本当に打刻できているか不安といった声があがったりしていました。

あとは、打刻修正や有給申請の仕方がよく分からないといった声も初めは多かったです。

しかし、これらは使っていく上での慣れの問題なので、慣れてしまえば、楽になったという声が多くなりましたね。

月初めの労働時間の集計が1/2、紙のコストも1/3に減少

ージンジャー勤怠を導入されて、どういった効果がありましたか？

神戸様：勤怠管理にかかる工数が大幅に削減されましたね。
月初めの業務は、これまで2、3日かかっていたものが、1日と半分くらいの工数でできるようになったので、大変楽になりました。
まだ打刻エラーは起きてしまうので、届出書は今も出してもらっていて、ジンジャー勤怠のデータと照合作業に多少時間はかけています。しかし、それでも以前の半分くらいの工数になったので、大変楽になりました。

また、日々の従業員の勤務実績をExcelに入力するといった作業がなくなったので、勤怠管理にかかっていた総労働時間は短くなりました。

加藤様： 勤怠管理で使用している紙も大幅に減りました。以前は、机の上に日々送られてくるFAXの届出書と、月初めに店舗から回収する届出書とタイムカードで山のように積まれていました。しかし、現在は月初めに回収する届出書だけなので、1/3以下に減っていますね。

ーその他で、ジンジャー勤怠を導入して良かった点はありますか？

神戸様：私だけでなく、各店舗の店長も楽になりました。今までは毎日従業員の打刻をチェックして、問題なければハンコを押してFAXで送るといった作業をしてもらっていたのですが、今は月中と月末の2回のチェックだけで済むようになりました。

また、打刻漏れが大幅に減りました。ジンジャー勤怠では打刻エラーのアラートが出るので、日付が変わる前に打刻エラーの確認ができます。そのため、従業員に打刻修正を依頼できるようになったので、「打刻をしないといけない」という意識が生まれて、打刻漏れが減ったのだと思います。

GPS打刻機能を使って、従業員の不正打刻を防止し、正確な労働時間を把握

ー打刻はどのような方法でおこなっているのですか？

加藤様：本社と商品センターでは、従業員に一台ずつPCを支給しているので、自分のPCで打刻をしてもらっています。

神戸様：店舗では、これまでPCで打刻をしてもらっていたのですが、レジ用にiPadも導入したので、あわせて打刻もiPadでおこなってもらっています。
iPadだと、TOP画面に各従業員の顔が表示されていて、自分の顔を押すだけで自分の打刻画面に飛ぶので、PCより打刻がスムーズになったという声はよく聞きます。

加藤様： 一部の店舗でiPadがないところもあるので、その店舗ではPCもしくはスマホで打刻してもらっています。

ジンジャー勤怠には、GPS機能が付いているので、こちらを活用してどこにいても打刻ができるという状態を防ぐために打刻ができる場所に制限をかけて、スマホ打刻ができるようにしています。
打刻の範囲指定の設定は、店舗から半径100m、50mと試して、一番適切な範囲を設定しています。

ー今後ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいか、ジンジャー勤怠への要望はありますか？ ？

加藤様：ジンジャー勤怠はとても便利だと感じているので、このまま引き続きしっかりと使っていきたいです。
余計に多くの機能が付いてしまうと、使い方をキャッチアップするのに時間がかかるので、そういう意味ではこのまま使い勝手が良いシステムのままがいいですね。

また、ジンジャー勤怠のアップデート情報や、こうしたらもっと便利に使えるといった情報を定期的に教えてもらいたいです。その際、私どももこの機能改善をしてほしいといった要望はお伝えしていき、長く使わせていただければと思っています。