– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

浦さん：以前は、スケジュール管理システムのオプションに付いている勤怠管理機能で労働時間を管理していました。

しかし、そのシステムは、申請フローに承認者がいなくてもアラートが鳴らなかったので、自分で自由に打刻修正ができてしまいました。

承認者が打刻修正を確認していないため、勤務時間が正確かどうかわからない状態でした。

また、そもそも打刻文化が根付いていなかったので、毎日打刻をおこなわず、月末に1ヶ月分の打刻修正をおこなう従業員も多数いました。

– 正確な残業時間の管理も難しそうですね。

浦さん：残業時間の管理が正確にできていない以上に、従業員の勤怠に対する意識が課題でした。

弊社では、みなし残業が40時間ついているのですが、従業員たちは、その40時間の中に残業が収まっているのであれば、問題ないと思っていたようです。

そのため、「正確な勤務時間を申請してね」と伝えても、申請時間が9時―18時でした。

– 従業員の皆さんは、勤怠に対する意識が低かったんですね。

浦さん：勤怠に対する意識が低かったため、休憩時間も自由に取っていました。

お昼休憩を取って、その数時間後に夕食の休憩を取っているケースもありました。

そのため、勤怠管理システムの導入が必須だという思いと同時に、「今まで打刻文化がなかったのに、運用に乗るのかな」「ルーズだった労働時間に対する意識は直るかな」などの不安もありました。

トップダウンで指示を出すのではなく、みんなが打刻をしたくなるような仕組みづくりが人事の仕事

– そんな不安がある中、導入初期に打刻文化を浸透させるために意識したことはありましたか？

浦さん：意識したことは、トップダウンで「打刻しろ！」と指示するのではなく、あくまでも自主的に打刻するように促すことを意識していました。

そもそも、トップダウンからの指示で打刻できるのであれば、すでにできていると思っています。

なので、どうしたら従業員が自ら打刻を押そうと思ってくれるのかを考えました。

たとえば、パソコンが立ち上がったらジンジャーの打刻画面が出るように設定したり、打刻が漏れていたら、アラートが鳴るように設定したりと、みんなで知恵を出し合って、打刻文化を浸透させていきました。

また、打刻忘れの注意も人事部からするのではなく、仲間内で注意するように促しました。

普段関わりが多い仲間から言われたほうが、素直に受け入れてくれると思ったからです。

– ジンジャーでも多くの運用支援をおこなっていますが、トップダウンで指示を出して、従業員から反感を買い、なかなか運用に乗らないというケースも多いです。

浦さん：打刻を忘れる原因は従業員にあるので、従業員が治しやすい環境を整えてあげるのが管理者の仕事です。

ジンジャーの素敵なところは、このような従業員の課題に対して、一緒に向き合ってくれるところです。
先日も、大打刻祭りというキャンペーンをやっていましたよね。
打刻したら、プレゼントが当たる可能性があるということで、社内で大盛りあがりでした。笑

このような打刻を「しなければいけないこと」から、「楽しいこと」に変えて、打刻文化を浸透させていくような企画は素晴らしいと思いました。

– 数多くの勤怠管理システムがあるなかで、ジンジャー勤怠を選んだ理由を教えてください。

浦さん：Webで検索して、ランキングの上位3つを検討していました。

弊社で活用したい機能は、どのシステムを付いていました。

そのため、コストと操作性の2つを軸で選びました。

初めてシステムを導入しようとしていたので、コストはできるだけ抑えたいというのが、経営陣の意見でした。

しかし、正直、コストと操作性に大きな違いはありませんでした。

ジンジャーを選んだ理由は、勤怠管理以外にも、人事管理やコンディション管理などもできたからです。
長期的に、従業員データやコンディションなども管理していきたいと考えていたので、ジンジャーを選びました。

勤怠も有休申請も客観的に管理することで、課題を解決

– ジンジャー勤怠を導入して、良かったところを教えてください。

浦さん：私が感じたジンジャーの良いところは4つあります。

まず1つめは、勤怠を意識することで、業務の生産性が上がったことです。

労働時間を正確に把握していると、同じ業務量なのに、ある人は定時内に終わり、ある人は残業しないと終わらないというケースがありました。

おかしいなと思い、中身を見てみると、残業しないと終わらない人は、食事の時間を多く取っていたり、仮眠の時間を取っていたりと改善の余地がありました。

そこで、従業員のスケジュールを可視化して、無駄な休憩をなくしたことで、生産性が上がりました。

– 労働時間を正確に把握したことで、生産性における課題を発見することができたんですね。2つめの良いところは何でしょうか？

浦さん：2つめは、有給休暇のアラート機能です。

今までは、毎月全従業員の有休残日数を数えていました。

紙の申請書だったため、一枚一枚確認して、それをチェックするという手間がかかっていました。

ジンジャー勤怠だと、自動で集計されて、朝メールを見るだけで、有休取得者がひと目でわかります。

以前は、従業員から「自分の有休はあと何日残っているのか？」という問い合わせも多かったですが、従業員もジンジャーの画面で有休残日数を確認できるため、問い合わせ対応の工数も削減されました。

紙での申請が、Webでの申請に変わったのも、良かったです。

今までだと、有休の申請ルールが曖昧で、有休を取ったあとに申請書を提出する従業員もいました。

それが原因で、申請書を出したかどうかの確認作業に時間がかかっておりました。

ジンジャー勤怠を導入してからは、「Web上で申請していなければ、有休と認められない」と申請ルールが明確になり、時間を割いていた確認作業の工数が0になりました。

マニュアル通りではないサポートに安心しました

– 申請書を確認しなくても、有休を管理できることが、工数削減につながったんですね。ジンジャーの良いところ3つめは何でしょうか？

浦さん：サポートが手厚いところです。実は、最初は少し心配でした。

こういう勤怠に関することはミスが許されないので、若いサポート担当の方が多いジンジャーは心配でした。

しかし、ジンジャーのサポートは、マニュアル通りの運用サポートではなく、ジンジャーに関する知識だけではなく、勤怠規定や法律に関する知識も豊富でした。

他のサービスだと、問い合わせしたら、「エラー番号何番ですか？」と聞かれて、マニュアルに沿った回答しかしてくれないケースもあるじゃないですか。

ジンジャーのサポートは、「こういう風にしたいのですが、できますか？」と質問したときの回答が早いんですよね。

さらに、「こうしたいんだけど」って言ったとき、自社の状況を見て、「このように運用するといいのではないでしょうか」と提案してくれて、本当に助かっています。

– 4つめの良いところは？

浦さん：打刻方法が直行直帰の従業員にも対応しているところですね。

予定表では、9時に着いているはずなのですが、本当に着いているのかが心配でした。

今までは、実際に着いているかどうかを確認する手段はなかったんです。

しかし、ジンジャー勤怠を導入してからは、スマホでも打刻することができ、位置情報をオンにさせれば、どこにいるかも確認できます。

私たちの業界は、信頼がすべてで遅刻が許されない業界です。

そのため、リアルタイムで出勤状況がわかるようになったのは、精神的負担が減り、安心できます。

勤怠だけではなく、ジンジャーのほかのシリーズも利用して、働き方改革を推進していきたい

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

浦さん：ジンジャーには、勤怠管理だけではなく、経費精算やコンディション管理などもありますよね。

それらを導入して、働き方改革をどんどん進めていきたいと思っています。

また、ジンジャーが配信している「THE ジンジャー STREET JOURNAL」。

労務に関する知識をわかりやすく解説してくれているメルマガなのですが、これを従業員にも読んでほしいと思っています。

ちょっとした読み物で、お昼休みとかに読めるように、スケジュールに入れておいて、みんなで労務に関する知識を付けていければなと思います。