「いつ」「どこで」「誰が」仕事をしているかが正確に管理したかった

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

山下さん：タイムカードで労働時間を管理していました。

弊社は、生産部門と出荷部門の2つの部門があります。お互い忙しい時期が異なるため、生産部門が忙しいときは出荷部門が手伝いに行き、出荷部門が忙しいときは生産部門が手伝いに行っています。

現場はそれで上手く回っているのですが、勤怠の管理面でいくと、いつどこで誰が仕事をしているのかがわかりにくい状況でした。
タイムカードに「この日は生産部」などと手書きで書いてくれていたのですが、その実績をまとめて、各部門長に確認してもらうという確認作業が大変でした。

また、タイムカードの押し忘れがあった場合、月末の集計時まで気づかないこともよくありました。
月末の集計時に気づいて、従業員に確認しても、「たしか、そうだったと思います」のように、不明確な回答が帰ってくることが多かったです。

このように、月末の集計時に確認することが多く、集計作業に丸2日かかっている状況でした。
ときには、夜中までやらないと間に合わないこともあり、非常に大変でした。

– 月末の集計が終わるまで労働時間わからないということは、残業時間の管理も大変そうです。

山下さん：月末になって、「こんなに残業していたのか。来月以降減らさないといけない」と慌てるときもありました。

また、弊社では、外国人技能実習生を雇用しています。
実習生の中には、「お金を稼ぎたい」という思いが強い人もいるので、上長は良かれと思って、残業を多めに回していました。

法律の範囲内の残業時間だとしても、行政から見ると、日本人と外国人技能実習生の残業時間に大きく差がある場合、「何かあるのではないか？」と疑いの目を持たれるので、ある程度揃える必要があります。
その微調整が月内にできないという面でも、月末にならないと労働時間が把握できないことは困るポイントでした。

– その調整は大変ですね。ほかに勤怠管理で困っていたことはありますか？

山下さん：有給休暇の管理にも困っていました。ジンジャー勤怠を導入する前は、紙で有給休暇の申請するルールでした。

紙の管理だと、申請書が紛失という事象が起こることがありました。
事情を聞いてみると、従業員は申請書を「上司に渡した」と言い、上司は「受け取っていない」と言い、意見の食い違いが起きていました。

一時期、これらの問題に対して、私が間に入って、紙がなくならないように管理しようと思ったのですが、工数がかかることだったので、なかなか着手できていませんでした。

このような状況を見かねて、当時の副社長に「勤怠管理システムの導入を検討してみたら？」と言われました。その言葉がきっかけで、勤怠管理システムの検討を始めました。

– ほかにも勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

山下さん：前提、変形労働時間制が運用できるシステムを候補にあげていました。
その前提の上で、ジンジャー勤怠も含めて、3つほど候補がありました。

私が見ていたポイントは「料金」「使いやすさ」の2つです。

初めて勤怠管理システムを導入するので、場合によっては運用に乗らず、ほかのシステムにリプレイスする可能性も見越していました。
そうなると、できるだけ安いシステムを最初に導入したいと思っていたのが「料金」に注目していた理由です。ジンジャー勤怠は、他のシステムと違って、使える機能が多いのに対して、料金が他のシステムより安かったのがよかったです。

「使いやすさ」に関しては、ご年配の方がスタッフでいたり、私自身もシステムに強くなかったりといった理由で、重要視していました。

この2つの理由で、ジンジャー勤怠の導入を決めました。

月末の集計作業が1/4に。従業員全体が勤怠の意識が上がり、残業は減り、有給取得率は上がりました

– ジンジャー勤怠を導入して、どのような効果がありましたか？

山下さん：まず、今まで丸2日かかっていた集計業務が半日で終わるようになりました。
集計業務の効率化に大きく影響したのは、確認作業を各部門の上長の皆さんにやってもらうようにしたからです。

先ほどお伝えした通り、ジンジャー勤怠導入前は、いつどこで誰が仕事をしているのかがわかりにくい状況でした。
しかし、ジンジャー勤怠のおかげで、「今日、Aさんは生産部門を手伝いに行っている」ということがわかるようになりました。

また、私が集計しなくても、ジンジャー勤怠で可視化されているので、私だけではなく、各部門の上長も確認することができます。
そのため、本当に生産部門を手伝いに行ったのか？など私がわからないことは、各部門の上長にジンジャー勤怠を見て確認してもらうようにしています。

– 確認作業を各部門の上長がやってくれるようになったきっかけは、ジンジャー勤怠でデータを可視化できたこと以外にありますか？

山下さん：最初は、「この日はAさんが打刻をしていないですが、何かありましたか？」と私が各部門の上長に聞いていたのですが、何回も聞いているうちに、私が言う前に上長のほうで確認してくれることが増えました。
なので、口酸っぱく言うというのは大事だと思います。笑

また、全社的に「残業時間を減らして、その分給料を上げよう」という方針を打ち出してから、各部門の上長が、従業員の労働時間を意識するようになりました。

チームによっては、「うちのチームはこれだけ効率化できているから、ボーナスいっぱいください」とジンジャー勤怠のデータを見ながら言ってくる人がいるぐらい、上長の労働時間に対する意識は上がりました。

–  有給休暇の管理にも課題を感じていたと思うのですが、申請が紙からジンジャー勤怠に変わってどうでしたか？

山下さん：私は、承認者が承認したものをすぐにジンジャー勤怠で確認できるので、有給休暇の管理業務が楽になりました。
紙の申請書を紛失して、申請したしていないと申請者と承認者が言い合うこともなくなったのでよかったです。

また、打刻するときに、従業員が自分の有休残日数を確認できるので、有給取得率が上がりました。
会社としては有給取得率100%を目指していたので、有給取得率が上がったことは思わぬ成果でした。

今では、有給取得率100%の従業員も増えてきています。

–  ジンジャー勤怠をお選びいただいた理由の1つに「使いやすさ」がありましたが、実際に導入してみて、使いやすさに関してはいかがでしたか？

山下さん：ジンジャー勤怠を導入後、一度使い方の説明会をしました。その後、使い方についての質問は2つ、3つぐらいきただけで、皆さん使いこなしていました。
ご年配のパートタイムスタッフの方もいるのですが、問題なくジンジャー勤怠を使っています。

システムが苦手でも大丈夫。勤怠管理システムは、仕事を楽にしてくれる

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

山下さん：今、労働時間や有給休暇取得数などの人事データを可視化できていますが、ほかのデータも可視化していきたいと思っています。
人事データを可視化して、分析して、さらに従業員の働き方を良くしていきたいです。

– 最後に、農業業界で勤怠管理システムの導入を考えている企業様に対して、導入のアドバイスをお願いします。

山下さん：私自身、勤怠管理システムの導入を検討しているとき、「今さら頑張っても遅いのではないか？」と思っていました。
システムみたいな難しそうなものを導入するのも、使いこなすのも私には無理だなと思っているときもありました。

しかし、実際に導入してみれば、使いこなすことはそこまで難しくなく、仕事内容によっては、今までの1/10で済みます。

遅いということはないので、ぜひ、仕事を楽にするために、システムの導入を視野に入れていただきたいと今の私は思います。