3日かかっていた集計業務が2日で完結!従業員の実労働時間をリアルタイムで可視化することで、従業員の業務負担把握!

導入プロダクト
jinjer勤怠

社名
押谷フエルト化成株式会社
業種
製造業
拠点数
6拠点
従業員数
73名
課題
  • 実労働時間の把握を一般職のみおこなっており、従業員全体の正確な実労働時間を把握することができなかった
  • タイムカードに記載されている勤怠データをExcelで集計する月末の締め作業の負担が大きかった
  • 残有休日数の更新は、勤怠の締めのタイミングのみで、個々に管理台帳を作成していた
効果
  • 集計作業に3日かかっていたところが、2日で終わるようになった
  • 有休残日数をリアルタイムで従業員に示すことができ、従業員満足度向上につながった

「人と人の間(ま)を豊かにする」という企業理念のもと、多岐に渡る産業分野に向けて断熱吸音材、断熱材などを日本国内だけではなく、世界に展開されている押谷フエルト化成様。

お客様の声に耳を傾け、独自の素材・加工技術、豊富な情報とグローバルネットワークをもって、付加価値のある製品を提供し続けていらっしゃいます。

 

jinjer勤怠を導入する前は、タイムカードで勤怠を管理されていました。未打刻による打刻修正の際は従業員が自己申告をおこなっており、従業員の正確な労働時間を把握することができていませんでした。

 

また、労働時間の適正な把握のために使用者がこうずべき措置のガイドラインが労働安全衛生法第66条の8の3として法律に明記され、労働時間の管理が全従業員必要になりました。こうした課題と昨今の働き方改革の影響を受け、jinjer勤怠の導入を決断。

 

jinjer勤怠の導入後は、月末の締め作業を待つことなく、従業員の勤務実績を確認することができるようになり、集計作業も短縮することに成功しました。

今回は、押谷フエルト化学株式会社の猪股さんにお話を伺いました。

ソフトに蓄積された有休の残日数とExcelの勤怠実績を照合するのが大変だった

– jinjer勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

猪股さん:タイムカードで管理していました。タイムカードでは、出退勤時刻しか把握できておらず、打刻修正時は従業員の自己申告に頼っており、「客観的な労働時間の把握」に課題がありました。

 

また、タイムカードに記録された従業員の出退勤時刻を、すべてExcelに入力していたため、月末の締め作業の負担が大きかったです。

 

– 月末の締め作業大変そうですね。働き方改革関連法により、5日間の年次有給休暇の取得が義務付けられましたが、有休はどのように管理されていたのですか?

猪股さん:有休の管理は、給与ソフト内に蓄積された有休の残日数を、勤務実績が記録されているExcelと照合するというやり方で管理していました。

 

従業員から有休申請をされる度に、「有休取得日数の基準をクリアしているか」「いつまでにあと何日有休を取得する必要があるのか」とデータを照合する必要があったので、職場の管理者からは大変だという声が上がっていました。

 

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜjinjer勤怠をお選びいただけたのでしょうか?

猪股さん:「勤怠管理システム」と検索すると、多くの勤怠管理システムが出てきます。その中から、いくつかに絞り、比較表を作成して、システムを選んでいきました。

 

比較表を作成するときに、まず自社で求めていること、やりたいことを書き出して、優先順位を付けます。その優先順位ごとにポイントを割り振り、比較している勤怠管理システムの担当者に話を聞いて、可能かどうかでポイントをつけていきます。点数を加算で決めるのではなく、掛け算の採点で点数を算出します。

 

最終的に、そのポイントが一番高かったのが、jinjer勤怠でした。
社労士が監修した勤怠管理システムの比較表はこちら

 

– jinjer勤怠はどのポイントが高かったのでしょうか?

猪股さん:私たちが機能面で重要視していたのは、「外出先であっても打刻ができること」「残業時間を含めた労働時間を正確に管理できること」の2点です。

 

jinjer勤怠は、そこのポイントがほかのシステムより高く、最終的には一番ポイントが高かったです。

 

3日かかっていた集計業務が2日で。有休残日数もjinjerを開けばすぐにわかる

– jinjer勤怠を運用し始めた段階で大変だったことはありましたか?

猪股さん:jinjer勤怠での打刻を習慣化することが大変でした。タイムカードで打刻することに慣れていた従業員からすると、「今後システムで打刻してください」と社内周知だけしてもすぐに適応するのは難しいです。

 

さらに、管理職などタイムカードで打刻をしていなかった階層の従業員に日常化してもらうには苦労しました。実際に、打刻漏れが多く発生していましたね。また、システム慣れしていない一部の従業員はjinjer勤怠に抵抗感を持っていました。

 

しかし、今となっては、jinjer勤怠に慣れた従業員が増えて、打刻漏れも少なくなりました。また、「自分の有休残日数がすぐに確認できて、取得計画が立てやすくなった」など、jinjer勤怠に対してポジティブな声を聞くことが増えました。

 

– jinjer勤怠を導入されて、どのような効果がありましたか?

猪股さん:jjinjer勤怠導入前は、3日かかっていた集計作業を、2日で終わらせることができるようになりました。また、jinjer勤怠ですぐに有休残日数を確認できるので、有給休暇の運用も楽になりました。

 

jinjer勤怠を導入して、一番良かったと感じることは、実労働時間の把握です。もちろん、実労働時間をリアルタイムで把握できるようになったこともありますが、誰にどれだけ仕事の負担がかかっているのかを可視化できるようになって助かっています。

 

導入してしばらく経ち、ようやくデータも集まってきたので、今後はその可視化したデータを、従業員の業務の振り分けなどに活用しようと思っています。

 

– ほかにjinjer勤怠を導入して良かったと感じるポイントはありますか?

猪股さん:サポート担当がいつでも対応してくれるため、わからないことを調べる時間などが削減されたことです。

 

サポートには有償のものと、無料のものがあるのですが、私は有償のサポートプランを選びました。ちなみにですが、サービス検討時に、サポートプランがついていなかったシステムはポイントを下げています。新たにツールを導入するにはさまざまなストレスがあり、システム対応はスムーズに進める環境が第一だと思っていました。

 

実際に、質問したらすぐに対応してくださり、親身に相談にも乗ってくれたので、本当に助かっています。

 

あと、jinjerが開催しているユーザー会も良かったです。

 

※ユーザー会とは、日頃からjinjerをご利用いただいている企業のユーザー様にお集まりいただき、ユーザー様同士やjinjerの営業担当、サポート担当との交流をおこなう会のことです

 

– ユーザー会のどのようなところが良かったですか?

猪股さん:ユーザー会には、jinjer勤怠を導入している企業の担当者が集まっています。

 

使っているシステムは同じでも、運用の仕方は企業によって異なります。実際にシステムを運用している担当者ならではの活用事例の話で盛り上がり、自社でさらにjinjer勤怠を活用するヒントになりました。

 

ほかにも、ユーザー会には「jinjer労務検定」というクイズコンテンツがあり、楽しみながら、労務知識を蓄積することができました。

 

jinjerで従業員が働きやすい環境をつくっていきたい

– 今後、jinjer勤怠をどのように活用していきたいですか?

猪股さん:jinjer勤怠に蓄積されたデータを活用して、業務過多になっている部署、または個人に対して、管理者側からアプローチをして、従業員が働きやすい環境をつくっていきたいと考えています。

 

また、職場管理者の工数もどんどん減らしていきたいです。まだjinjer勤怠を運用し始めて1年以上経過しようやく全社展開が終了いたしました。さらに関係会社にも展開していく予定です。今後社内で運用ノウハウが溜めていき、さらに職場管理者側の工数を削減できると考えています。

 

これらを実現するために、『jinjer勤怠を導入して満足』で終わらせてしまうのではなく、日々アップデートを続けているjinjer勤怠と同じように、勤怠管理者側も機能面や法律を積極的にキャッチアップしていきたいです。

 

 

 

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