ソフトに蓄積された有休の残日数とExcelの勤怠実績を照合するのが大変だった

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

猪股さん：タイムカードで管理していました。タイムカードでは、出退勤時刻しか把握できておらず、打刻修正時は従業員の自己申告に頼っており、「客観的な労働時間の把握」に課題がありました。

また、タイムカードに記録された従業員の出退勤時刻を、すべてExcelに入力していたため、月末の締め作業の負担が大きかったです。

– 月末の締め作業大変そうですね。働き方改革関連法により、5日間の年次有給休暇の取得が義務付けられましたが、有休はどのように管理されていたのですか？

猪股さん：有休の管理は、給与ソフト内に蓄積された有休の残日数を、勤務実績が記録されているExcelと照合するというやり方で管理していました。

従業員から有休申請をされる度に、「有休取得日数の基準をクリアしているか」「いつまでにあと何日有休を取得する必要があるのか」とデータを照合する必要があったので、職場の管理者からは大変だという声が上がっていました。

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

猪股さん：「勤怠管理システム」と検索すると、多くの勤怠管理システムが出てきます。その中から、いくつかに絞り、比較表を作成して、システムを選んでいきました。

比較表を作成するときに、まず自社で求めていること、やりたいことを書き出して、優先順位を付けます。その優先順位ごとにポイントを割り振り、比較している勤怠管理システムの担当者に話を聞いて、可能かどうかでポイントをつけていきます。点数を加算で決めるのではなく、掛け算の採点で点数を算出します。

最終的に、そのポイントが一番高かったのが、ジンジャー勤怠でした。
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– ジンジャー勤怠はどのポイントが高かったのでしょうか？

猪股さん：私たちが機能面で重要視していたのは、「外出先であっても打刻ができること」「残業時間を含めた労働時間を正確に管理できること」の2点です。

ジンジャー勤怠は、そこのポイントがほかのシステムより高く、最終的には一番ポイントが高かったです。

3日かかっていた集計業務が2日で。有休残日数もジンジャーを開けばすぐにわかる

– ジンジャー勤怠を運用し始めた段階で大変だったことはありましたか？

猪股さん：ジンジャー勤怠での打刻を習慣化することが大変でした。タイムカードで打刻することに慣れていた従業員からすると、「今後システムで打刻してください」と社内周知だけしてもすぐに適応するのは難しいです。

さらに、管理職などタイムカードで打刻をしていなかった階層の従業員に日常化してもらうには苦労しました。実際に、打刻漏れが多く発生していましたね。また、システム慣れしていない一部の従業員はジンジャー勤怠に抵抗感を持っていました。

しかし、今となっては、ジンジャー勤怠に慣れた従業員が増えて、打刻漏れも少なくなりました。また、「自分の有休残日数がすぐに確認できて、取得計画が立てやすくなった」など、ジンジャー勤怠に対してポジティブな声を聞くことが増えました。

– ジンジャー勤怠を導入されて、どのような効果がありましたか？

猪股さん：ジンジャー勤怠導入前は、3日かかっていた集計作業を、2日で終わらせることができるようになりました。また、ジンジャー勤怠ですぐに有休残日数を確認できるので、有給休暇の運用も楽になりました。

ジンジャー勤怠を導入して、一番良かったと感じることは、実労働時間の把握です。もちろん、実労働時間をリアルタイムで把握できるようになったこともありますが、誰にどれだけ仕事の負担がかかっているのかを可視化できるようになって助かっています。

導入してしばらく経ち、ようやくデータも集まってきたので、今後はその可視化したデータを、従業員の業務の振り分けなどに活用しようと思っています。

– ほかにジンジャー勤怠を導入して良かったと感じるポイントはありますか？

猪股さん：サポート担当がいつでも対応してくれるため、わからないことを調べる時間などが削減されたことです。

サポートには有償のものと、無料のものがあるのですが、私は有償のサポートプランを選びました。ちなみにですが、サービス検討時に、サポートプランがついていなかったシステムはポイントを下げています。新たにツールを導入するにはさまざまなストレスがあり、システム対応はスムーズに進める環境が第一だと思っていました。

実際に、質問したらすぐに対応してくださり、親身に相談にも乗ってくれたので、本当に助かっています。

あと、ジンジャーが開催しているユーザー会も良かったです。

※ユーザー会とは、日頃からジンジャーをご利用いただいている企業のユーザー様にお集まりいただき、ユーザー様同士やジンジャーの営業担当、サポート担当との交流をおこなう会のことです

– ユーザー会のどのようなところが良かったですか？

猪股さん：ユーザー会には、ジンジャー勤怠を導入している企業の担当者が集まっています。

使っているシステムは同じでも、運用の仕方は企業によって異なります。実際にシステムを運用している担当者ならではの活用事例の話で盛り上がり、自社でさらにジンジャー勤怠を活用するヒントになりました。

ほかにも、ユーザー会には「ジンジャー労務検定」というクイズコンテンツがあり、楽しみながら、労務知識を蓄積することができました。

ジンジャーで従業員が働きやすい環境をつくっていきたい

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

猪股さん：ジンジャー勤怠に蓄積されたデータを活用して、業務過多になっている部署、または個人に対して、管理者側からアプローチをして、従業員が働きやすい環境をつくっていきたいと考えています。

また、職場管理者の工数もどんどん減らしていきたいです。まだジンジャー勤怠を運用し始めて１年以上経過しようやく全社展開が終了いたしました。さらに関係会社にも展開していく予定です。今後社内で運用ノウハウが溜めていき、さらに職場管理者側の工数を削減できると考えています。

これらを実現するために、『ジンジャー勤怠を導入して満足』で終わらせてしまうのではなく、日々アップデートを続けているジンジャー勤怠と同じように、勤怠管理者側も機能面や法律を積極的にキャッチアップしていきたいです。