- 課題
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- 経営メンバーで共有したい契約書を別のシステムや共有サーバーに入れ直す煩わしさがあった。
- 他社の電子契約サービスを利用していたが、契約種別ごとのフォルダ分け設定ができず、どこに保管すべきかもわからずに困ることがあった。
- 効果
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- 紙での契約書から、電子契約サービスに切り替えたことで業務工数が減り、主業務に集中しやすい環境ができた。
- 契約書の共有、フォルダ分け、閲覧権限などの機能が備わっていて他メンバーに共有しやすくなり、自分でおこなっていた契約締結業務を任せられるようになった。
ジンジャーサイン導入の決め手は「管理のしやすさ」
– 御社では現在、どのような契約業務が多いのでしょうか？
廣岡様：私が関わる契約関連業務としては大きく分けて2つあります。1つは、株主総会における株主からのやりとりの部分です。
そして、次に多いのは雇用契約ですね。今回も4月に多くの社員が入社しましたし、業務委託でのお付き合いも多数あります。そういった部分での新規契約や契約更新で、かなり多くの契約が締結されています。
もともとは、他社の電子契約サービスを活用していたのですが、物足りない部分があり、より使いやすいサービスを求めてジンジャーサインの導入を決定しました。
– 物足りなさは、どのあたりで感じていたのでしょうか？
廣岡様：契約書の管理について自分のアカウント内でしかできないところが、悩みの種でした。
経営メンバーで共有したい契約書があったりするのですが、Googleドライブなど別のシステムや共有サーバーに入れ直す必要があり、そこに煩わしさがありました。
また、契約書を種別ごとに異なるフォルダで管理したいのですが、その設定もできないため、どこに保管すべきかもわからずに困ることもありました。
それがジンジャーサインでは、契約書のフォルダ分け、契約書の共有、閲覧権限などの機能がついているため、どこにどの契約書があるのか、どのメンバーまで共有して良いのかがわかりやすく、ものすごく楽なんです。
またこれまでは、雇用契約に関しても私が契約を直接交わさなければいけなかったんです。通常であれば他のメンバーに任せるべきことなのに、これが結構な工数となっていました。
一方でジンジャーサインでは、ワークフローの機能がついているので、「この内容で問題ないですか？」という承認依頼がメンバーからあがってきて、私は承認さえすれば締結が進んでいくので、非常にスムーズになりました。
これがジンジャーサイン導入の決め手ですね。
電子化によって契約業務にかかる工数が激減
– そもそも電子契約サービスを活用する以前は、紙の書類で締結をされていたと思いますが、紙と電子契約を比較するといかがですか？
廣岡様：電子契約は最高に良いサービスだと思っています。本当に契約業務ってとにかく面倒な部分が多いんです。
特に弊社のような規模の小さい会社は、契約業務だけの事務がいるわけではありません。ですので、経営、営業、管理、メンバーそれぞれが契約業務をおこなっています。
でも、契約業務に時間を割くのではなく、その時間を営業活動にあててほしいじゃないですか。電子契約サービスを導入したことで、そういった無駄な工数が省けている印象がありますね。
管理職においても、スタッフとの雇用契約など今までは手渡しでやっていましたが、電子化に切り替えたことで業務工数は減ってきていますね。
ITツール導入に苦手意識があったが、手厚いフォローでスムーズに浸透
– ジンジャーサインの導入に関して、弊社のカスタマーサクセスチームと、どのように進めていったのでしょうか？
廣岡様：弊社のスタッフ2名がオンボーディングを受けたのですが、そこで学んだ内容は、私含めて全体に使い方を共有できています。
「使い方が分からない」ということがなく、全社でしっかりと使えているので、導入後のフォローが手厚い印象を持っています。
弊社はIT会社ではないので、デジタル人材というよりはアナログ人材が多く在籍しています。ですので、こういったシステム導入のときは、毛嫌いするスタッフが結構いるんです。
過去にもさまざまなITツールを導入してきているのですが、うまく使いこなせずにお金を無駄にしてきたケースもあります。
そういった状況の会社において、ジンジャーサインはすごくスムーズに浸透して、多くの場面で活用できています。
UI・UXもシンプルでわかりやすいですし、サポートの部分も丁寧にしてくださったので、ここまでうまくいったのははじめてのケースかもしれません。
「もう手放せない」と言われるサービスへ
– ちなみに、ジンジャーサインは引き続き機能拡充を進めていますが、今後に期待することはございますか？
廣岡様：弊社は業務委託契約が多い一方で、契約期間は短いんです。つまり、契約更新のタイミングが頻繁に起こるのです。でも、タイミングはみんなバラバラになります。それを見逃さないように管理したいのです。
ですので、そういった際に「もうすぐ契約が切れるタイミングですよ」というアラートが鳴る機能があると嬉しいですね。たとえば、3ヶ月契約で巻いていたとしたら、期限が近づいたらポップアップが出る、みたいなイメージでしょうか。
また、管理画面上でパッと見たときに、契約期間一覧が出ると、非常にありがたいですね。そうなったら、よりジンジャーサインが弊社にとってなくてはならない存在になると思います。
