打刻はExcelに手入力、集計業務も手作業。属人的な勤怠管理方法で非効率だった

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

髙橋さん：従業員一人ひとりに出退勤の時刻をExcelに手入力で打刻してもらい、管理者がExcelに入力された勤怠データをもとに、手作業で労働時間の集計していました。

– Excelで勤怠管理をする中で、課題だと感じていた部分はありますか？

髙橋さん：課題は2つありました。

1つ目は、打刻が手入力だったため正確な労働時間がわからないことです。月末にまとめて出退勤時刻を入力する従業員もいたため、その時刻が正確かどうか疑念を抱くこともありました。

また、残業時間についても、リアルタイムで把握することができなかったため、客観的で正確な労働時間を管理することは不可能でした。そのため、働きすぎてしまう従業員もいましたが、その状況を把握することは難しかったです。

2つ目は、勤怠データの郵送に時間や手間、コストがかかりすぎていたことです。

Excelとは別に、勤務時間の申請書を紙媒体で管理していました。

申請書とExcelデータに齟齬がなければ、申請書を従業員自身が印刷・捺印をおこない、本社に郵送していましたが、データの収集には1週間かかる上、郵送コストは一月当たり1万円でした。

また、勤怠データを提出する前に各教室の管理者によるチェックが入るため、修正箇所があると従業員の負担も増え、効率が悪い状態でした。

機能面が充実しているだけでは運用できない。専任スタッフの手厚いサポートが決め手

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

髙橋さん：ジンジャー勤怠は専任のスタッフが付く体制で、非常に安心感があったからです。

システムを導入すること自体は、比較的簡単にできることだと思いますが、運用に乗せるということは容易ではないと考えています。

例えば、自社に合ったシステムの設定をおこないたい場合、毎回スタッフが異なるとその都度自社の状況や仕組みの説明をしなければなりません。

特に、各部署はどのような役割を担っているのか、どのようなフローで労務回りの業務をおこなっているのか、会社によって大きく違うでしょう。

それを毎回、1から説明していたのでは、非常に時間がかかりますし、お互いの信頼関係を築くことも難しいでしょう。

しかし、ジンジャー勤怠は専任制をとっているため、「どのような体制で勤怠管理をおこなっているか」「何がどこまで進んでいるのか」をきちんと理解していただいている状態で、「何が問題で苦戦しているのか」について直ぐに把握し対応いただけるので、安心して相談ができるというメリットがありました。

実際に、導入直後は操作方法や設定について、たくさん連絡をしましたが、その度きめ細やかで丁寧な対応をしていただき、今では運用に乗り始めています。これは、継続的に同じスタッフが担当してくれるからこそ成り立っていると強く感じています。

– ありがとうございます。ほかに重要視していたポイントはありましたか？

髙橋さん：従業員にとって使いやすい操作画面かどうかということを重要視していました。

管理者にとって使い勝手が良いシステムというのは、バックオフィス業務の効率化を図る上で大切なことだと思います。

しかし、実際に打刻をおこなうのは従業員であるため、従業員が見づらいと感じるデザインや操作方法が複雑なシステムでは浸透せず、運用がうまくいかないだろうと考えていました。

ジンジャー勤怠はシンプルなデザインで、操作方法も比較的簡単であったため、しっかりと運用に乗せられるイメージができました。

– ジンジャー勤怠を導入して、良かったポイントを教えてください。

髙橋さん：ジンジャー勤怠を導入して良かったポイントは、2つあります。

1つ目は正確な労働時間の把握が可能になったことです。

日々の出退勤の時刻はもちろん、残業時間の管理もリアルタイム可視化できるようになりました。導入前は残業が多かった従業員も、現在の残業時間を把握することができるため、働きすぎを防ごうという動きが顕著になりました。

また、正確な労働時間が客観的にわかるようになったことで、柔軟な働き方にも対応しやすくなりました。

変形労働制であっても、ジンジャー勤怠であれば簡単にスケジュール管理ができるため、助かっています。

2つ目は、集計にかかる工数を大幅に削減できたことです。

集計時間には、毎月約60時間かかっていました。具体的には、1日3時間程度の確認作業を週5日おこなっており、他の業務にかけるべき時間を奪われている状況でした。

ジンジャー勤怠導入後は、毎月約10時間となり、導入前の1/6の時間で集計業務が終わるようになりました。1日あたりの確認作業も30分と、かなり楽になりました。

従業員一人ひとりがデータを印刷し郵送することもなくなりましたので、従業員の負担も軽減されました。

他の業務に割ける時間が増えたため、新事業の講師募集、採用活動の準備に充てる時間を作り出すことができ、具体的にどのようなフローで実施するのか検討することができました。

ジンジャー勤怠で可視化された勤怠データを利用し、従業員とのコミュニケーションの機会を増やしていく

– 今後は、ジンジャーをどのように活用していきたいですか？

髙橋さん：ジンジャー勤怠を導入して生まれた時間とデータを活用して、従業員とコミュニケーションを取っていきたいと考えています。

例えば、遅刻が多い従業員は、業務や労働環境に悩みを抱えているということもあると思います。

そのような状況を、ジンジャー勤怠をもとに把握できる従業員のコンディションの変化を素早くキャッチし、従業員と面談をおこなって問題の早期解決につなげていきたいです。

– 最後に、システム導入を検討している企業さんへのメッセージをお願いします。

髙橋さん：システム導入にあたって、サポートの手厚さは事前によく確認しておくことが大事だと思います。

例えば、機能面を充実させるためにオプションを付けることは簡単です。

しかし、システムを本当に運用に乗せたいと思ったときに、自社に合った設定にするにはどうしたら良いのか、他にも困ったことやわからないことが出てきたときに、直ぐに対応してもらえることや、自社の状況を理解してくれているスタッフがついてくださることは、大きな安心材料だと感じています。

どんな機能があるかという部分も重要ではありますが、長く使うことを想定し、サポート内容を見ておくことはおすすめです。