手計算での集計業務。工数がかかっており、他の業務との両立が大変だった

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

加藤さん：タイムカードで労働時間を管理していました。
職員がタイムカードの時間を指定の用紙に記録して、その用紙を事務員が回収及び集計をし、社労士の方に送って確認を依頼するという流れになります。

労働時間の集計は、事務員が手計算でおこなっており、特にパートの方は日勤の時間も手計算だったので大変でした。

–タイムカードで勤怠管理をすることにより、課題だと感じていたことはありましたか？

加藤さん：課題は2つありました。

1つめは、オペや分娩の回数の確認に手間がかかっていたことです。当院では、分娩の回数によって手当てが出ていました。そのため、労働時間のほかに、分娩の回数も記録・集計する必要がありました。

当時、職員自身が勤務記録表にオペや分娩の回数を記入していましたが、記入漏れやミスが発生していました。第三者の記録を頼りに、勤務時間を確認していましたが、すべてを正確に把握しなければならないので、工数がかかっていました。

2つめは、労働時間の集計に丸１日かかっていたことです。

事務員は2人居て、1人が労働時間の集計、もう1人がチェックをおこなっていました。

しかし、業務は勤怠管理のみではありませんので、他の業務と並行しながら取り組む必要がありました。

また、締め日が土日祝日と被ると、休日出勤をしなければならないこともありました。場所に縛られずに、労働時間の集計ができる点に良さを感じていました。

– ジンジャーを導入しようと思ったきっかけは何でしたか？

加藤さん：誰でも簡単に集計できるシステムを導入したいと思ったからです。

基本的に、集計は2名体制でしたが、時には1名体制になることもありました。しかし、決まった人しか集計・確認できないシステムでは、他の人に協力を要請できないことに気がつきました。

そのため、誰でも簡単に使い方を覚えることができて、業務を遂行しやすいシステムを導入したいと考え始めました。

複雑なカスタマイズも、スタッフの迅速かつ丁寧な対応で乗り越えられた。集計業務の工数を大幅削減することにも成功！

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

加藤さん：サポートが手厚く、スタッフの方の対応が良かったからです。
たとえば、実際のシステム画面はどのような表示で、どんな業務ができるのかを伺ったときに、直ぐにデモ画面を見せながら丁寧に説明してくださいました。

不明点を問い合わせた際も、レスポンスが早くて安心感がありました。

また、弊院が求めている機能をカスタマイズするために、しっかりとカウンセリングをしていただいたことも印象的でした。病院は当直など、一般企業とは異なる部分がありますが、ジンジャーなら問題なく利用できそうだと感じました。

– ジンジャーを導入して困ったことはありましたか？

加藤さん：ジンジャーをカスタマイズする段階で、大変だと感じたこともありました。
弊院が求めている設定をおこなうには、どのカスタマイズ方法と結び付ければいいかがわからず、戸惑ってしまったためです。

しかし、スタッフの方の詳細なスケジューリングと、丁寧な指示のおかげで、複雑な設定にも上手く対応することができました。

また、チャット機能が充実していたので、こちらも活用しました。不明点は、スクリーンショット等を用いながら解説してくれて、大変わかりやすかったです。

– ジンジャー勤怠を導入して、良かったポイントを教えてください。

加藤さん：丸1日かかっていた労働時間の集計業務が、3時間で終わるようになったことです。

ジンジャーが自動で正確なデータを算出してくれるので、今まで大変だと思っていた労働時間の手計算やタイムカードと記録用紙の照合も必要なくなりました。

集計業務の時間が短縮され、他の業務に時間を使えるようになったので、業務効率も格段に上がったと感じています。

また、リアルタイムで労働時間が可視化されているため、余裕を持って打刻漏れを確認することができて、本当に助かっています。

やはり、紙ベースの管理では場所に縛られますが、ジンジャーはいつでもどこでも作業できるので、非常に便利だと思います。

ジンジャー勤怠以外のジンジャーシリーズも活用し、さらに効率よく業務をこなしていきたい

– 今後は、ジンジャーをどのように活用していきたいですか？

加藤さん：ジンジャー勤怠以外のジンジャーシリーズも活用していきたいと考えています。

例えば、ジンジャー人事労務は、1つの画面で1人の従業員情報をすべて確認することができます。

現在は紙ベースで人事管理をおこなっており、1人の従業員の情報が社内に散在しています。
そのため、入社時期と有休管理を一度に確認することが難しい状態です。

人事管理もジンジャーでおこなうことで、データを一元化して、勤怠管理だけでなく、人事管理や労務管理の効率化も目指していきたいです。

–最後に、勤怠管理システムの導入を考えている企業様に、導入のポイントがあれば教えてください。

加藤さん：ジンジャーでは、求めている設定の実現がしやすいです。

元々ある設定を活用してもよいですが、カスタマイズすることによって、一般企業などとは違う勤務形態にも対応したシステムとして利用することができます。

もし、不明な点があっても、スタッフの方が迅速に対応してくださるので、直ぐに解決できると思います。

毎月の勤怠集計業務を効率化するのに、ジンジャー勤怠の導入はおすすめです。