株式会社Epsilon Molecular Engineering | バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

株式会社Epsilon Molecular Engineering | バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

株式会社Epsilon Molecular Engineering | バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

ジンジャー導入でバックオフィス業務の内製化を実現!データが一元化され、業務効率アップ!

ジンジャー
導入プロダクト
ジンジャー勤怠、ジンジャー経費、ジンジャー人事労務、ジンジャー給与

社名
株式会社Epsilon Molecular Engineering
業種
製造業
拠点数
3拠点
従業員数
23名
課題
  • 勤怠管理や経費精算の集計や確認業務に時間がかかっており、月末にバタバタと締め作業をすることが多かった。
  • IPOの準備を進める上で、バックオフィス業務全体の内製化、ペーパーレス化を考えていた。
効果
  • データの一元管理が実現し、バックオフィス業務を内製化することができた。
  • 今までリアルタイムで確認できなかった有休残日数や福利厚生の対象者などを、リアルタイムで確認できるようになった。
  •   
  • 今後は、労働時間の集計をさらにスムーズにできることを目指す。

「未来のバイオ分子を創造する」をミッションに、より早く、より優れた分子を提供し、日本のみならず世界の人々により豊かな生活や医療に貢献していらっしゃる株式会社Epsilon Molecular Engineering様。

バイオ分子について、従来の抗体の代替となるものや、従来は実現不可能だった高い疾患への治療薬開発につながるものなど、次世代抗体を社会実装し、豊かな社会作りに取り組んでいらっしゃいます。

ジンジャー導入前は、別の勤怠管理システムで労働時間を集計していましたが、有休管理が正確でない点や、入社時期によりアラートの出る時期が異なる点などが課題でした。人事管理や経費精算も属人的な管理方法で、工数がかかっていたそうです。

ジンジャー導入の決め手は、データの一元化ができることにより、バックオフィス業務を内製化できるという点でした。IPOのために準備が必要であったこともあり、ジンジャーでデータを一元管理できることが決め手だったそうです。また、シンプルで使いやすいことも決め手の1つでした。

ジンジャー導入によって、労働時間などの数値が早期確定することや、バックオフィス業務の内製化が問題なくできることに期待しながら、活用していきたいと考えているそうです。

 

今回は、株式会社Epsilon Molecular Engineeringの緒方さんにお話を伺いました。

バックオフィス業務全体の課題だった「集計」「確認」。ペーパーレス化と一元管理で、効率化を目指す

– 複数のジンジャーシリーズを導入いただいておりますが、勤怠管理・人事管理・経費精算で各々どのような課題を感じていらっしゃいましたか?

緒方さん:勤怠は、他のクラウド勤怠管理システムで管理していました。しかし、やりたいことがその勤怠管理システムだと運用できず困っていました。

具体的に困っていたことは、有給休暇の管理です。働き方改革関連法の施行によって、有給休暇は年間5日間取得することが義務付けられました。

これは人事担当者の方皆様思われていることだと思いますが、取得期限が迫ってきたら、アラート通知があれば、すごくラクですよね。

以前導入していた勤怠管理システムだと、アラート通知がなかったので、私たちが一人ひとり確認する必要がありました。弊社では、入社月によって、有給休暇の付与日が従業員ごとに異なるといったルールでしたので、毎月データを開いて確認しなければならず大変でした。

もちろん、紙やExcelで管理するよりはラクなのですが、完全に自動化されるわけではなかったです。

 

– 勤怠管理システムを導入して、以前よりはラクになっても、一部で不満があったのですね。人事管理については、いかがでしょうか?

緒方さん:従業員情報の管理は、システムを導入していましたが、システム内で管理できる情報は、氏名・所属・役職などの基礎情報のみでした。

弊社では、独自の福利厚生制度があります。その制度の対象者を見分けるために、対象である従業員には何かしらシステム上でわかるように管理したかったのですが、導入していたシステムは項目を編集することができませんでした。

そのため、従業員の基礎情報とそれ以外を別で管理する必要があり、結局導入する依然とあまり変わらない状況でした。むしろ、データの管理が2つに分かれたことで、より煩雑になっていました。

 

– 経費精算システムについては、いかがでしょうか?

緒方さん:経費精算は、Excelで管理していました。毎月、従業員が自身の経費をExcelに記入・提出していました。

経理担当者が提出されたExcelを確認すると、従業員の記入漏れや記入ミスがほぼ毎月起きており、その都度従業員に修正の依頼を出していました。

しかし、従業員も忙しいので、ほしいタイミングで修正してもらえないことも多々ありました。そのため、最終的な数値の確定までにかなりの時間を要していました。

 

– 各分野でさまざまな課題を感じていらっしゃったのですね。

緒方さん:おっしゃる通りです。また、勤怠管理だけだったり、経費精算だけだったりと一部部分だけを効率化するのではなく、バックオフィス業務全体のペーパーレス化と一元化を進めるべきだと考えていました。

ペーパーレス化だけではなく、バックオフィス業務のデータベースを一元化することで、各システム間での情報の共有がスムーズになり、さらに業務効率化になると考えていました。

バックオフィス業務の内製化とデータの一元管理の実現が決め手でした

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか?

緒方さん:弊社の課題を解決できるイメージが一番湧いたのが、ジンジャーだったからです。

IPOを目指すなかで、一連のバックオフィス業務をシステム化する必要がありました。契約先を複数にしたくなかったので、できるだけ1つのシステムですべてができるシステムを探していました。

ジンジャーは、勤怠管理・人事管理・給与計算・経費精算など、複数のバックオフィス業務を効率化できるだけではなく、データが一元管理されているので、より業務を効率化できるイメージが湧きました。

また、使いやすさも決め手の1つでした。操作が煩雑であれば、従業員は使いにくいと感じ、場合によってはシステムが運用に乗らないといったことも考えられます。そのため、誰でも使えるかというのは、重要な要素でした。

いくつかのシステムを実際に触らせてもらいましたが、ジンジャーが一番シンプルで、直観的に操作しやすかったので、ジンジャーに決めました。

 

– ジンジャーに期待していることを教えてください。

緒方さん:ジンジャーに期待していることは、勤怠や経費精算を素早く締めることです。

以前は1人の担当者が労働時間を集計して、私がミスや記入漏れなどの確認をおこなっていました。労働時間の集計、確認の双方において、時間がかかっていました。

また、ミスがあり従業員に連絡してもすぐに修正されず、毎月、月末ギリギリにならないと数値を締めることができませんでした。これは、勤怠管理だけではなく、経費精算においても同様でした。

ジンジャーを導入したことで、集計・確認ともに効率化され、余裕をもって月末を迎えられればいいなと考えています。

目先の問題だけではく、将来ありたい自社の姿を考えることが大切

– 最後に、ジンジャーの導入を検討している企業様に、導入のポイントがあれば教えてください。

緒方さん:最終的に、自社がどのような状態になりたいのかを考えて、それに合うシステムを導入することが重要だと思います。

たとえば、弊社は社内でシステムが完結することや数値確定の早期化を求めていました。これらを実現しようとしたときに、バックオフィスのデータを一元管理できることが重要な要素となり、ジンジャーの導入に至りました。

また、目先の問題だけではなく、中長期的に会社をどのようにしていきたいかも合わせて考えると、より自社に合うシステムを探すことができると思います。

今後どのような昨日を開発していくのか。もっというと、どのような世界観をもってシステム運営をおこなっているのか。システムによって、さまざまなので、将来的にありたい姿を考えながら検討すると良いと思います。

 

 

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