バックオフィス業務全体の課題だった「集計」「確認」。ペーパーレス化と一元管理で、効率化を目指す

– 複数のジンジャーシリーズを導入いただいておりますが、勤怠管理・人事管理・経費精算で各々どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

緒方さん：勤怠は、他のクラウド勤怠管理システムで管理していました。しかし、やりたいことがその勤怠管理システムだと運用できず困っていました。

具体的に困っていたことは、有給休暇の管理です。働き方改革関連法の施行によって、有給休暇は年間5日間取得することが義務付けられました。

これは人事担当者の方皆様思われていることだと思いますが、取得期限が迫ってきたら、アラート通知があれば、すごくラクですよね。

以前導入していた勤怠管理システムだと、アラート通知がなかったので、私たちが一人ひとり確認する必要がありました。弊社では、入社月によって、有給休暇の付与日が従業員ごとに異なるといったルールでしたので、毎月データを開いて確認しなければならず大変でした。

もちろん、紙やExcelで管理するよりはラクなのですが、完全に自動化されるわけではなかったです。

– 勤怠管理システムを導入して、以前よりはラクになっても、一部で不満があったのですね。人事管理については、いかがでしょうか？

緒方さん：従業員情報の管理は、システムを導入していましたが、システム内で管理できる情報は、氏名・所属・役職などの基礎情報のみでした。

弊社では、独自の福利厚生制度があります。その制度の対象者を見分けるために、対象である従業員には何かしらシステム上でわかるように管理したかったのですが、導入していたシステムは項目を編集することができませんでした。

そのため、従業員の基礎情報とそれ以外を別で管理する必要があり、結局導入する依然とあまり変わらない状況でした。むしろ、データの管理が2つに分かれたことで、より煩雑になっていました。

– 経費精算システムについては、いかがでしょうか？

緒方さん：経費精算は、Excelで管理していました。毎月、従業員が自身の経費をExcelに記入・提出していました。

経理担当者が提出されたExcelを確認すると、従業員の記入漏れや記入ミスがほぼ毎月起きており、その都度従業員に修正の依頼を出していました。

しかし、従業員も忙しいので、ほしいタイミングで修正してもらえないことも多々ありました。そのため、最終的な数値の確定までにかなりの時間を要していました。

– 各分野でさまざまな課題を感じていらっしゃったのですね。

緒方さん：おっしゃる通りです。また、勤怠管理だけだったり、経費精算だけだったりと一部部分だけを効率化するのではなく、バックオフィス業務全体のペーパーレス化と一元化を進めるべきだと考えていました。

ペーパーレス化だけではなく、バックオフィス業務のデータベースを一元化することで、各システム間での情報の共有がスムーズになり、さらに業務効率化になると考えていました。

バックオフィス業務の内製化とデータの一元管理の実現が決め手でした

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

緒方さん：弊社の課題を解決できるイメージが一番湧いたのが、ジンジャーだったからです。

IPOを目指すなかで、一連のバックオフィス業務をシステム化する必要がありました。契約先を複数にしたくなかったので、できるだけ1つのシステムですべてができるシステムを探していました。

ジンジャーは、勤怠管理・人事管理・給与計算・経費精算など、複数のバックオフィス業務を効率化できるだけではなく、データが一元管理されているので、より業務を効率化できるイメージが湧きました。

また、使いやすさも決め手の1つでした。操作が煩雑であれば、従業員は使いにくいと感じ、場合によってはシステムが運用に乗らないといったことも考えられます。そのため、誰でも使えるかというのは、重要な要素でした。

いくつかのシステムを実際に触らせてもらいましたが、ジンジャーが一番シンプルで、直観的に操作しやすかったので、ジンジャーに決めました。

– ジンジャーに期待していることを教えてください。

緒方さん：ジンジャーに期待していることは、勤怠や経費精算を素早く締めることです。

以前は1人の担当者が労働時間を集計して、私がミスや記入漏れなどの確認をおこなっていました。労働時間の集計、確認の双方において、時間がかかっていました。

また、ミスがあり従業員に連絡してもすぐに修正されず、毎月、月末ギリギリにならないと数値を締めることができませんでした。これは、勤怠管理だけではなく、経費精算においても同様でした。

ジンジャーを導入したことで、集計・確認ともに効率化され、余裕をもって月末を迎えられればいいなと考えています。

目先の問題だけではく、将来ありたい自社の姿を考えることが大切

– 最後に、ジンジャーの導入を検討している企業様に、導入のポイントがあれば教えてください。

緒方さん：最終的に、自社がどのような状態になりたいのかを考えて、それに合うシステムを導入することが重要だと思います。

たとえば、弊社は社内でシステムが完結することや数値確定の早期化を求めていました。これらを実現しようとしたときに、バックオフィスのデータを一元管理できることが重要な要素となり、ジンジャーの導入に至りました。

また、目先の問題だけではなく、中長期的に会社をどのようにしていきたいかも合わせて考えると、より自社に合うシステムを探すことができると思います。

今後どのような昨日を開発していくのか。もっというと、どのような世界観をもってシステム運営をおこなっているのか。システムによって、さまざまなので、将来的にありたい姿を考えながら検討すると良いと思います。