電子契約サービス導入前に抱えていた課題・ジンジャーサイン選定の理由

－ジンジャーサインを導入するきっかけをお教えください。

角田様：弊社は小さい事務所なので、契約書の締結業務はすべて代表の私が行っていました。

捺印はもちろん、契約書の製本作業や郵送などもすべて私がしていたので、それらの工数を削減したいというのが一番のきっかけでした。

また、お客さんによっては「電子契約」を使うことで良い印象をもってもらえるというのも大きな要因でした。

IT系のお客さんはもちろん、「電子契約」を使ったことがないお客さんにも「新しいサービスを積極的に使っている事務所」という印象をもっていただけます。

－電子契約ではなく紙での契約がいいと言われることはありますか？

角田様：ほとんどありません。ITに明るくない人も、今まで使ったことがない人も抵抗なく契約いただけます。

一部、どうしても紙での契約が良いというお客さんもいらっしゃいますが、全体の1～2件のみです。

－導入検討に際してのポイントをお教えください。

角田様：導入支援の手厚さです。通常業務をしながらの導入は工数が割けずスタートできないこともあります。

実際にサービスを導入して毎月費用をかけているのに使っていないものって実はいっぱいあるんですよね。だから支援をしていただけることはかなり重要です。

導入後に定期的にご連絡いただけるのも非常にありがたいです。

意見を吸い上げていただけるのは安心感があります。

契約書の郵送費約4,500円を削減できてお客様との会話のネタにもなるジンジャーサイン

－現在、電子化している契約書と毎月の締結件数をお教えください。

角田様：業務委託契約書がほとんどです。私は中小企業のお客様が多いので。そういう企業間の業務委託契約書とそれに伴ってマイナンバーを扱う仕事ですから、特定個人情報と個人情報の扱いに関する覚書をしなければいけないんです。

それらを月に2~3件使っています。今後は新規契約や契約更新時にも使っていくと思います。

－一番コストカットできた部分をお教えください。

角田様：人件費と郵送費の削減が大きいです。

契約書を正式に送付する際は、1回目は押印しないで2部を相手方に送ります。

先方が捺印後弊社に返送いただき、私が判子を押して1部は返してって形になるんで、郵送回数が1回、2回、3回と生じるんですよね。

契約書がちゃんと渡されたのかを確認したいので赤のレターパックを使っているのですが、一回の契約で1,500円ぐらいかかっています。

また、印刷して製本したりするので、作業の時間が非常にかかるんですよね。そういった時間も含めてまるっと浮くのは大きいですね。

小さい事務所なので、手渡しかつ追跡できるレターパックがそもそも必要なのかという論点もありますが、小さい事務所だからこそ信用を得るために必要なんじゃないかなと考えておりました。

電子契約はこれらの信用を崩さずに安全性を担保できるので非常に助かっております。

－さきほどブランディング効果や印象が良くなるというお話がありましたが、そのほかに何か具体的な効果がありましたでしょうか？

角田様：お客様に「この電子契約ってどうなんですか？」と聞かれた事がありました。

どういう効果があるんですか？みたいな事を聞かれて、話のネタになりました。

我々にとって話のネタになることはかなり重要です。

例えば労働契約とかも電子契約で締結できるじゃないですか。「労働契約も紙じゃなくて良いですよね」のように話のきっかけを作れるのは関係性を構築する意味では結構大きいですよね。

－最後になりますが、今後ジンジャーサインの機能面や使い方、ご要望も含めて、お伺いしたいです。

角田様：もし可能であれば、誤字脱字チェックとかできればいいなと思います。難しいとは思うんですけどそれらのチェックもできるようになればかなり工数が削減されます。

また、今後も定期的にご連絡いただけると嬉しいです。