株式会社マルシン | バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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15時間かかっていた勤怠の集計業務が3時間に!リアルタイムでの有休管理も実現!

導入プロダクト
ジンジャー勤怠

社名
株式会社マルシン
業種
サービス業
拠点数
1拠点
従業員数
80名
課題
  • オンプレミス型の勤怠管理システムを利用していたが、タイムカードとうまく連携させることができず、手計算で集計をおこなっていた
  • 有給休暇を紙で管理しており、従業員ごとに有休残日数を計算することが手間だった。また、従業員から問い合わせがあっても、リアルタイムで有休残日数を伝えることが難しかった
効果
  • ジンジャー勤怠を導入したら、15時間かかっていた集計業務が3時間で終わるようになった
  • 有休残日数を従業員のデータ一覧ですぐに確認でき、従業員からの問い合わせにもスムーズに対応できるようになった

「楽しく遊ぶ、心をつなぐ」という理念のもと、渋谷区笹塚に拠点を置き、事業を展開している株式会社マルシン様。男性専用サウナ、女性専用砂塩風呂、パチンコといったサービスを用意し、日々お客様に憩いの場や楽しく遊べる場を提供していらっしゃいます。

ジンジャー導入以前はオンプレミス型勤怠管理システムを利用していたものの、システムのメンテナンスを自社でおこなうのが難しく、タイムカードの打刻時間をもとに手計算で労働時間を集計しており、工数がかかっていました。

勤怠管理のソフトの破損がきっかけでクラウド型の勤怠管理システム導入を検討し始めたところ、料金が安く有休管理までできるジンジャーに出会いました。スタッフのサポートが手厚いことも、決め手の1つだったそうです。

ジンジャー導入後は、集計にかかる時間だけでなくスタッフ数も削減することに成功。有休の残日数を管理者も従業員もリアルタイムで確認できることで、ストレスも低減されたそうです。

 

今回は、株式会社マルシンの重光さんにお話を伺いました。

オンプレミス型の勤怠管理システムの運用がうまくいっておらず、集計に15時間かかっていた

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

重光さん:オンプレミス型の勤怠管理システムを使っていました。
しかし、タイムカードとの連携がうまくいかず、手作業で労働時間の集計をおこなうなど、属人的な管理方法で工数がかかっていました。

また、オンプレミスのため、ソフトに不具合が発生すると、システムの修正・アップデートにコストも時間もかかります。今後、何年かに一度法改正が実施されることを考えると、クラウド型の勤怠管理システムが良いと考えていました。

– システムのメンテナンスに工数がかかっていた以外に感じていた課題はございますか?

重光さん:労働時間の集計は3名の従業員でおこなっており、5時間程度かかっていました。ですので、1人でやると15時間かかっていたことになります。

システムで労働時間の計算はできますが、タイムカードの打刻時間や計算に間違いがないかWチェックをおこなう分、手間と時間がかかっており、集計時間と人員削減が同時に実現できる方法を探していました。

また、有給休暇は紙ベースで管理していましたが、一人ひとりの出勤日数を入力して有休日数を算出していました。手計算では工数がかかりますし、1人ずつ管理しなければならないので、従業員から有休の残日数を聞かれたときに直ぐに答えられないことも負担に感じていました。

有休の自動算出と有休残日数をリアルタイムで確認できるシステムがあれば良いなと考えていました。

ジンジャーを導入して、15時間かかっていた集計業務が3時間で終わりました

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか?

重光さん:先ほどもお伝えした通り、全社としてはオンプレミス型の勤怠管理システムで管理を実施していました。そのなかで、一部の事業部では、シフト作成・管理を目的に、別の勤怠管理システムを利用していました。シフト管理を目的導入していたので、勤怠管理の機能自体は使っていませんでした。

クラウド型の勤怠管理システムの検討を始めたとき、社内でシフト管理目的でしたが、クラウド型の勤怠管理システムを導入していたので、最初はそのシステムで勤怠管理もおこなおうと考えていました。

しかし、そのシステムだと有休管理が簡単にできないことがわかったため、ほかの勤怠管理システムも見てみようとなり、ジンジャーに出会いました。

ジンジャーの話を聞くと、当時シフト管理目的で導入していた勤怠管理システムより料金が安く、かつ有休管理もできたため、自社にぴったりだなと感じていました。

また、ジンジャーは担当スタッフ制であるため、不明点や困ったことがあった際、すぐに対応してもらえるので、安心感がありました。毎回スタッフが変わってしまうと、弊社の状況を逐一説明しなければありませんが、その部分の工数が省けることが良かったです。

– ありがとうございます。ジンジャーを導入して良かったと感じていることはありますか?

重光さん:勤怠の集計時間が大幅に削減されたので、ジンジャーを導入して良かったと感じています。

導入後、操作方法に慣れ始めると、今まで3人で5時間かかっていた集計時間が、1人で2~3時間で終わるようになりました。

また、有休の管理もかなりスムーズになりました。従業員の有休のデータを一覧で見ることができるので、一人ひとりのデータを開く手間が省けましたし、従業員から有休の残日数を聞かれたときにすぐに回答できるようになりました。

従業員自身がマイページで有休の残日数を確認することもできるので、こちらが忙しいときには自分で見てもらうこともできます。

会社の規模拡大に伴って、ほかのジンジャーシリーズも導入していきたい

– 今後、ジンジャーをどのように活用していきたいですか?

重光さん:会社の規模拡大に応じて、ジンジャー給与などのほかのジンジャーシリーズも導入していきたいです。

現時点では、ある程度人力で運営できていますが、事業拡大を進めていけば、必然的に従業員数も増えて管理にかかる工数が増えます。そのときに、ほかのジンジャーシリーズも導入し、最終的にはバックオフィス業務の一元管理ができるように努めていきたいです。

– 最後に、勤怠管理システムの導入を検討している企業様にメッセージをお願いします。

現状のままExcelや紙で勤怠を管理するか、勤怠管理システムを導入するかで迷っているのであれば、導入することをぜひおすすめします。

新しいシステムを導入するときは、費用もかかりますし、操作方法や設定を覚えて運用に乗せるまで苦労することもあります。しかし、慣れると集計時間のために拘束されていた時間が大幅に減り、ほかの業務に手が回るようになります。

また、時間に追われプレッシャーに感じながら集計作業をしなくてよいので、精神的にもかなり楽になるというメリットを得ることもできます。

費用対効果に見合うのであれば、勤怠管理システムを導入することに挑戦してみてはいかがでしょうか。

 

ジンジャー勤怠

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