株式会社ヒューマンフォーラム - ジンジャー（jinjer）| クラウド型人事労務システム

ジンジャーを導入する以前は、勤怠管理や給与計算をバラバラのシステムで管理していたため、システム間の情報連携に工数がかかっていました。

ジンジャー導入後は、データの一元管理を実現し、これまでオフィスに出社しないとできなかった業務が在宅でも可能になり、働き方の多様化が進みました。

今回は株式会社ヒューマンフォーラムの岩崎さん、今西さん、山口さん、高島さんにお話を伺いました。

バラバラなシステムで管理していたので、システム間の情報連携が手間でした

ージンジャーを導入する前は、どのように管理をしていたのでしょうか？

今西さん：当初弊社では、勤怠管理、給与計算、給与明細の発行を、それぞれ別のシステムでおこなっていました。

しかし、各システム間で情報が自動連携されるわけではありません。そのため、連携するときは各システムからデータをすべてダウンロードして、データを加工した後、適宜各システムにアップロードをして、情報を最新の状態に更新していました。

このような情報の連携方法では、情報を更新する度に時間がかかり、非効率であると感じていました。そのため、勤怠管理、給与計算、給与明細の発行のシステムを1つにまとめたいなと考えていました。

また、基本情報や異動履歴などの情報を集約した人事データベースを持っておらず、紙で管理していました。紙での管理だとほしい情報を探すのに時間がかかりますし、多くが機密情報になるため事務所から持ち出すことができず、在宅ワークでは対応できないなどの不便さを感じておりました。

そのような業務フローに課題を感じていたためクラウド化を進めようと考えていた矢先に、実務担当をしている山口さんが、ご家族の転勤で遠方へお引越しをすることになりました。

本社にある事務所への通勤が困難な状況でしたが、クラウド化に向けて動いていたため、結果として退職せずに引き続き就業可能になったのは非常に良かったです。

ー数多くのシステムがある中で、なぜジンジャーをお選びいただけたのでしょうか？

今西さん：社内のシステムをまとめて一本化できるからです。

弊社では勤怠管理、給与計算、給与明細の発行を別々のシステムでおこなっていたので、情報連携の効率化を図るために一つにまとめたかったです。また、それらの管理を1つの人事データベースに集約し、1つのマスタで管理できるのがジンジャーだけだったことも、選んだ理由です。

山口さん：あと、ジンジャーは人事情報の履歴を残すことができる点も、選んだ大きな理由です。

ほかのシステムだと、ある従業員が入社時はA支店で働き、その2年後にB支店に異動していた場合、A支店で働いていたという人事情報はシステム上に残りません。
「過去にどういう所属だったのか」「上司は誰だったか」「賃金はいくらだったのか」という人事情報を確認したいときは、紙を探し出して確認するしかありません。

ジンジャーを使って、より従業員が働きやすい体制にしていきたい

ー今後は、どのようにジンジャーを活用していきたいですか？

岩崎さん：各従業員の残業時間や扶養内なのかどうかを、確認したいときに確認できるようになればいいなと思っています。リアルタイムで確認できるようにすることで、「今月残業しすぎて、これ以上残業できない」「扶養がギリギリで12月のシフトが入らずに人がいない」などといった問題を防止したいです。

また、ジンジャーで従業員ごとの負荷を可視化し、業務負荷を分散することで偏りが生まれない管理体制をつくっていきたいです。

高島さん：社内の働き方を多様化していきたいです。
2021年の年末調整は、ジンジャーを使っておこないました。紙でおこなうより、本当に何倍もラクだったのですが、その中でも便利だと感じたのは、在宅勤務者への対応でした。
今まで紙の年末調整用紙を郵送していたのですが、ジンジャーでは、URLを送るだけで回答できるので、スタッフも非常にラクでした。

今後は、年末調整だけではなく、さまざまな労務周りの手続きをジンジャーでペーパーレス化することで、多様な働き方を実現していきたいです。

ー最後に、システムの導入を考えている企業様に、導入のポイントがあれば教えてください。

岩崎さん：今回、システムを1つにまとめるために、さまざまなシステムを検討しましたが、多くが別々のシステムで運用していたときの費用のほうが低かったです。

しかし、別々のシステムだと、情報の連携が大変でした。表面的な費用だけではなく、運用で必要な工数などの観点からも見て、システムの検討をおこなうと、システム選びで後悔しないのではないかと思います。

山口さん：システムを導入するにあたって、検討当時はそこまで重要視していなかったですが、振り返ると非常に重要だと感じるのが「サポート」です。
システムを導入する際、企業規模が大きいほど、社内が複雑なほど、設定が細かくなり大変です。そんなときに、サポートしてくれるスタッフの方の存在は非常にありがたいです。

導入時に、システムの設定のことも視野に入れて、必要であれば有料のサポートプランを選ぶなども検討したほうがいいかと思います。