กำจัดระบบตอกบัตรแบบเดิมๆ เปลี่ยนมาสู่ระบบเช็คอินเวลาแบบออนไลน์ ที่ช่วยแก้ไขปัญหาด้าน HR ได้ครบวงจร

ประเด็นสำคัญ
  • การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคลจะช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นเรื่องการเช็คเวลาตลอดจนสถานที่ในการบันทึกเวลา แต่ยังคงรักษาระเบียบวินัยของบริษัทได้เป็นอย่างดีด้วย
  • การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคลทำให้ประหยัดทรัพยากรมากมาย ตลอดจนช่วยลดงบประมาณขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
  • ปัจจุบันมีซอฟท์แวร์ (Software) ตลอดจนแอปพลิเคชั่น (Application) ต่างๆ มากมายที่พัฒนามาเป็น HR Software & Application เพื่อช่วยเอื้อประโยชน์ให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และในแต่ละ App ยังสามารถใช้งานได้รอบด้านแบบ 360 องศา ในหนึ่งเดียวอีกด้วย

เราเชื่อว่าพนักงานออฟฟิศหลายคนคงรู้สึกอึดอัดกับระบบตอกบัตรเข้างานของบริษัท แต่พนักงานออฟฟิศอีกหลายคนก็คงจะเริ่มชินชาและเห็นว่าเป็นเรื่องปกติที่ทำกันหรือก็แค่ปฎิบัติตามให้เสร็จๆ ไปเท่านั้น ในขณะเดียวกันก็มีคำถามเกิดขึ้นมามากมายว่าระบบตอกบัตรจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพจริงหรือ แล้วมันยังควรจะมีอยู่ต่อไปจริงหรือเปล่า

มุมมองจากองค์กรในเรื่องระบบตอกบัตร

ทำไมต้องตอกบัตร? … คำถามนี้น่าจะอยู่ในใจพนักงานทุกคน จริงอยู่ว่าถ้าเลือกได้คงไม่มีพนักงานคนไหนอยากตอกบัตรหรือแสกนนิ้วเข้า-ออกงานกันแน่ๆ แต่หากมาลองมองในมุมมองขององค์กรดูก็อาจจะเข้าใจเหตุผลในหลายส่วนที่ว่าทำไมยังคงต้องมีระบบตอกบัตรกันอยู่ และนี่คือหนึ่งในเหตุผลหลากหลายมิติที่องค์กรยังคงจำเป็นต้องมีระบบเช็คการเข้าออกนี้ไว้

  • สร้างวินัยให้องค์กรและพนักงาน : เหตุผลนี้มักถูกหยิบยกมาเป็นอันดับแรกๆ เพราะการเข้าออกงานเป็นเวลา และมีการตอกบัตรเพื่อบันทึกเวลาเข้าออก จะทำให้พนักงานเริ่มทำงานอย่างพร้อมเพรียง เลิกงานอย่างเท่าเทียม และสร้างระบบระเบียบในการทำงานที่ดี ให้พนักงานรู้จักเห็นคุณค่าของเวลา เคารพในกฎระเบียบ และสร้างวินัยในการทำงาน
  • บันทึกหลักฐานการทำงาน : แน่นอนว่าหลักฐานในการทำงานที่ชัดเจนอย่างหนึ่งก็คือชั่วโมงในการทำงานนั่นเอง การมีระบบตอกบัตรหรือบันทึกเวลาเข้าออกในรูปแบบต่างๆ จะช่วยทำให้บริษัทมีหลักฐานในการทำงานของคนคนนั้น และพนักงานเองก็มีหลักฐานในการทำงานของตนเอง ซึ่งชั่วโมงในการทำงานนั้นจะมีส่วนเกี่ยวช้องในการคำนวนเงินเดือน, หรือหักเงินจ้างในกรณีที่ทำงานไม่ครบตามชั่วโมงที่กำหนดได้อีกด้วย ซึ่งหากไม่มีหลักฐานชัดเจนกันทั้งสองฝ่ายก็อาจเกิดการถกเถียงกันได้ภายหลัง หรือไม่มีข้อยุติที่ชัดเจน หลักฐานนี้ยังมีประโยชน์ในอีกหลากหลายด้านรวมถึงส่วนของนอกองค์กรด้วย อย่างเช่น หลักฐานพนักงานที่ส่งให้หน่วยงานรัฐ, หลักฐานการทำงานที่ใช้รับรองกับการทำธุรกรรม, หรือการบันทึกชั่วโมงการทำงานสำหรับบางสาขาอาชีพที่จำเป็นต้องใช้หลักฐานด้านนี้ เป็นต้น
  • ประเมินผลงานประจำปี : วินัยในการทำงานสามารถเป็นส่วนหนึ่งในการประเมินผลงานประจำปีได้ รวมถึงประเมินผลโบนัสได้อีกด้วย ซึ่งเป็นหนึ่งในเกณฑ์สำคัญของการประเมินผลในหลายๆ อย่างเลยทีเดียว
  • ควบคุมการทำงานได้ง่าย : ระบบลงเวลาหรือตอกบัตรในการทำงานจะสามารถทำให้ควบคุมการทำงานของพนักงานได้ง่าย ไม่ยุ่งยากกับการจัดการต่างๆ ที่ต่างคนต่างทำงานอย่างอิสระ
  • ใช้บริหารงบประมาณ : หลักฐานในด้านจำนวนชั่วโมงในการทำงาน, การขาด-ลา-มาสาย, ล้วนแล้วแต่เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการคำนวนรายได้ของพนักงานที่เป็นระบบระเบียบ และสามารถบริหารงบประมาณ ตลอดจนบริหารการใช้จ่ายงบขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังสร้างความเป็นธรรมทั้งสองฝ่าย

อันที่จริงแล้วก็มีหลายบริษัทที่ไม่ใช้ระบบตอกบัตรเข้างานมาเป็นตัวบังคับการทำงาน โดยเฉพาะบริษัทเล็กๆ หรือบริษัทของคนยุคใหม่ที่ให้อิสระกับการทำงาน ไม่ไปยุ่งเรื่องจัดการเวลาของใคร แค่ขอให้ทำงานมีประสิทธิภาพและส่งได้ตามเวลาที่กำหนดเท่านั้น ในยุคนี้ก็เลยมีหลายบริษัทขนาดกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ที่เริ่มปรับตัวเข้าสู่ระบบการทำงานในยุคใหม่แบบนี้บ้าง ไม่จำกัดเรื่องเวลา หันมาโฟกัสที่ผลงานแทน แต่ถึงอย่างไรก็ยังมีหลายบริษัทที่ยังคงเห็นว่าระบบการตอกบัตรเข้างานมีความจำเป็นอยู่แต่จะเปลี่ยนจากระบบตอกบัตรแบบเดิมๆ มาเป็นการใช้โทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เข้ามาช่วยเหลือในเรื่องนี้แทน แล้วก็ช่วยจัดการปัญหาตลอดจนความอึดอัดในยุคก่อนไปได้มากทีเดียว

การจัดการระบบพนักงานในยุคดิจิตอล (Attendance Management in Digital Age)

ในขณะที่โลกยุกปัจจุบันนี้ยังคงมีการใช้ระบบเข้างานสองขั้วอยู่เช่นเดิมคือระบบบันทึกเวลาเข้าออกแบบตอกบัตรหรือสแกนนิ้วมือ กับระบบอิสระในการทำงานขอเพียงแค่สร้างผลงานให้กับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลาก็พอนั้น ยุคแห่งเทคโนโลยีดิจิตอลนี้ก็กำลังมีคำตอบใหม่ที่อยู่ตรงกลางระหว่างสองขั้วนี้มาเป็นเครื่องมือตัวเลือกใหม่ที่หลายองค์กรกำลังสนใจและปรับไปใช้เช่นกัน นวัตกรรมที่ว่านี้ก็คือระบบเช็คเวลาเข้าออกงานและบริหารจัดการบุคคลากร (Attendance Management) แบบกึ่งอิสระที่เป็นการรวมข้อดีของระบบการเข้างานทั้งสองขั้วมาไว้ร่วมกัน

ระบบเข้างานในรูปแบบนี้ที่กำลังนิยมก็คือการผลิตซอฟท์แวร์ด้านทรัพยากรมนุษย์ (HR Software) ตั้งแต่โปรแกรมการบริหารจัดการบุคลากรต่างๆ ไปจนถึงสร้างแอปพลิเคชัน (Application) ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลกลางในระบบคลาวด์ (Cloud System) เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานสำหรับทุกฝ่ายดังนี้

  • ฝ่ายพนักงาน (Attendance) : เพียงแค่ใช้สมาร์ทโฟน (Smart Phone) หรืออุปกรณ์สื่อสาร (Device) ต่างๆ ของตัวเอง โหลดแอปพลิเคชันที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการบุคลากร (Attendance Management) ที่บริษัทกำหนด มาไว้บนอุปกรณ์สื่อสารต่างๆ ของตน จากนั้นก็สามารถ Sign in เข้าระบบเพื่อใช้งาน บันทึกข้อมูลการเข้า-ออก-ขาด-ลา ของตนเองได้ตามสะดวกเลย โดยสามารถจัดการที่ไหนก็ได้ หยืดหยุ่นตามสถานการณ์
  • ฝ่ายทรัพยาการมนุษย์ (HR) หรือ องค์กร (Organization) : สามารถเช็คข้อมูลการทำงาน การบันทึกเวลา หลักฐานเรื่องการเข้า-ออกงาน ตลอดจน ขาด-ลา-มาสาย ได้แบบ Real Time และสะดวกตลอดเวลาในการเช็คที่ไหนก็ได้เช่นกัน

จำลองสถานการณ์ที่ App เช็คเวลาเข้าออกจะเป็นประโยชน์

 ฝั่งพนักงาน 

  • เมื่อพนักงานต้องไปประชุมข้างนอกก่อนเข้าออฟฟิศ : บ่อยครั้งที่พนักงานอาจถูกมอบหมายให้ไปประชุมหรือพบลูกค้าที่บริษัทอื่นในตอนเช้าก่อนเข้าออฟฟิศ ก็สามารถบันทึกเวลาเข้างานได้ตามสะดวก ไม่ต้องมาตอกบัตรที่ออฟฟิศก่อนออกไปบริษัทลูกค้าให้เสียเวลา หรือบริษัทอยู่ไกลก็ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางย้อนไปมา แล้วยังไม่ต้องเสียเวลามาทำเอกสารมากมายย้อนหลัง เพิ่มงานให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและองค์กรที่ยุ่งยากขึ้นไปอีก
  • เมื่อพนักงานมีเหตุจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องลา : เวลามีเหตุจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องลา ก็ไม่อาจจำเป็นต้องโทรมาแจ้งฝ่ายบุคคลหรือคนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรง สามารถจัดการลาใน App ของตนเองได้เลย กรณีที่ไม่สะดวกใจจะโทรสนทนาก็สามารถลงข้อมูลใน App ได้ทันท่วงนี้ ไม่ต้องมาทำเอกสารย้อนหลังให้ยุ่งยาก
  • กรณีไม่สามารถกลับออฟฟิศมาบันทึกเวลาออกงานได้ : บ่อยครั้งที่เวลาออกไปทำงานข้างนอก แต่ไม่สามารถกลับมาออฟฟิศได้ อย่างเช่น เวลาประชุมยืดเยื้อแบบไม่มีกำหนดทำให้เลยเวลาออกงาน, ภัยพิบัติทางธรรมชาติเช่นฝนตกหนักหรือเกิดพายุ, อุบัติภัยทางท้องถนนที่ทำให้การจราจรติดขัดอย่างหนัก, หรือเหตุต่างๆ ที่อยู่เหนือการควบคุม ก็สามารถเข้า App เพื่อเช็คเวลาออกงานได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาโทรแจ้งหรือทำเอกสารย้อนหลัง รวมถึงมีหลักฐานที่ชัดเจนได้ตามการบันทึกของระบบดาวเทียมระบุตำแหน่งเพื่อยืนยันตัวเองที่เป็นหลักฐานที่ชัดเจนถูกต้องได้มากกว่าการบอกปากเปล่าอีกด้วย

 ฝั่งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (HR) หรือ องค์กร 

  • ผู้บริหารต้องการข้อมูลพนักงานแบบเร่งด่วน : ไม่ต้องเสียเวลาหาข้อมูลนาน หรือสรุปข้อมูลกองโต ไม่ต้องแบกเอกสารไปพบผู้บริหาร สามารถให้โปรแกรมสรุปผลได้ทันที วิเคราะห์ผลได้ง่ายดาย และรวดเร็วขึ้น
  • ไม่ต้องหงุดหงิดกับการจัดการเอกสารมากมาย : ไม่ต้องมีเอกสารให้มากมายวุ่นวาย โดยเฉพาะเอกสารย้อนหลังที่ต้องทำงานย้อนหลัง บางครั้งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจลืม เป็นผลเสียกับการทำงาน และทำให้พนักงานเสียประโยชน์ได้
  • เช็คข้อมูลได้แบบ Real Time : การบันทึกข้อมูลของพนักงานโดยตรงนั้นทำให้สามารถเช็คข้อมูลได้แบบ Real Time และข้อมูลถูกต้อง ชัดเจน ทำให้ระบบการเช็คเวลามีประสิทธิภาพ
  • ไม่ต้องโทรตาม : ฝ่ายบุคคลไม่ต้องโทรศัพท์สอบถามเป็นรายบุคคล ซึ่งจะเสียเวลา ประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย และไม่สร้างความหงุดหงิดให้แก่กันและกันด้วย

ประโยชน์ของการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application)

การนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาประยุกต์ใช้กับการทำงานขององค์กรให้เหมาะสมนั้นจะช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งประโยชน์ของการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นมีมากมายเช่นกัน

1.บริหารจัดการข้อมูลได้รวดเร็ว ว่องไว สะดวกสบาย

การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบเดิมอย่างเช่นการตอกบัตรนั้นทำให้เสียเวลามาก และต้องใช้เวลามากในการนำเอาข้อมูลไปใช้ประโยชน์ การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบใหม่นี้จะทำให้บริหารจัดการข้อมูลเป็นไปแบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะการคำนวนต่างๆ ตั้งแต่การคำนวนชั่วโมงการทำงาน, การคำนวนชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงาน, การคำนวนอัตราเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน, ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ นั้น ทำได้อย่างรวดเร็วผ่านโปรแกรม สามารถทราบข้อมูลได้แบบ Real Time และสามารถประมวลข้อมูลได้หลากหลายลักษณะตามต้องการอย่างทันท่วงที

2.ทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว และ เบ็ดเสร็จในจุดเดียว (All in One & One Stop Service)

การเข้าออกงานแบบบันทึกเวลาระบบดั้งเดิม อย่างการตอกบัตร หรือ สแกนนิ้วมือนั้นเป็นเพียงแค่การบันทึกเวลาเข้าออกเฉยๆ การขาด-ลา-มาสาย หรือการดำเนินการเรื่องชั่วโมงการทำงานอื่นๆ นั้นยังคงเป็นระบบใช้มนุษย์จัดการบันทึกอยู่เช่นเคย แต่สำหรับการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นสามารถทำทุกอย่างได้ในที่เดียวทั้งในส่วนของพนักงานเองและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำผ่านระบบฐานข้อมูลกลางที่ผ่านระบบ Cloud ซึ่งเป็นข้อมูลหนึ่งเดียวกัน ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องมีข้อมูลหลายแหล่ง และเป็นบริการแบบ One Stop Service คือเข้ามาใน App เดียวแล้วจัดการได้ทุกเรื่อง ทุกอย่าง

3.สะดวกทุกที่ ทุกเวลา (Anywhere & Anytime) 

พนักงานตลอดจนฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองสามารถเข้า App ได้ทุกที่ทุกเวลาในการบันทึกเวลาเข้างานตามจริง และเหมาะสม ทั้งข้อมูลยังถูกต้องชัดเจนด้วย สามารถเข็คอินได้ทุกแห่งทั่วโลก ทุกเวลา แม้เวลาต่าง Time Zone กัน ซึ่งบางครั้งต้องไปทำงานยังต่างประเทศ ก็สามารถบันทึกเวลาทำงานตามจริงได้ ไม่ต้องรบกวนฝ่าย HR

4.หลักฐานที่ชัดเจนแน่นอน มีข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ (Working Hours Evidence) 

การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นยังทำให้ข้อมูลชัดเจน แน่นอน ถูกต้อง ไม่ได้อ้างอิงจากคำบอกเล่าของพนักงาน ซึ่ง App จะทำงานร่วมกับเทคโนโลยีระบบระบุตำแหน่งและเวลาได้ด้วย ทำให้มีหลักฐานแน่นอนจริงว่าอยู่ ณ สถานที่นั้น เวลานั้นจริงหรือเปล่า เป็นหลักฐานที่ดีกว่าการบอกปากเปล่า

5.พนักงานสามารถบริหารจัดการวันลาได้ด้วยตัวเอง 

พนักงานทุกคนจะมีโควต้าในการลางานประจำตัวอยู่แล้ว เมื่อใช้ App แล้วจะทำให้เรารู้โควต้าที่ใช้ไป ตลอดจนโควต้าที่เหลือ รวมถึงจัดการการลาต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องไปถามฝ่ายบุคคลซ้ำไปซ้ำมาถึงเรื่องโควต้าวันลา หรือสิทธิต่างๆ เพราะทุกอย่างจะคำนวนและปรากฎข้อมูลใน App ให้อัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการบริหารวันลาของตนด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องไปรบกวนคนอื่นหรือฝ่ายบุคคลจนเกินไป

6.ไม่สร้างความขัดแย้งให้กับบุคลากรในองค์กร 

ระบบการบันทึกเวลาแบบเดิมเป็นเพียงการบันทึกเวลาเฉยๆ เท่านั้น การขาด-ลา-มาสาย ยังคงมีการตามข้อมูลกัน หรือโทรสอบถามกัน ซึ่งบางเรื่องก็ไม่มีใครอยากรบกวน หรือยุ่งเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตนเอง ตลอดจนซักถามข้อมูลความเป็นจริงเพื่อบันทึกลงในเอกสาร ซึ่งการสื่อสารระหว่างกันด้วยอารมณ์ในบางครั้งอาจทำให้เกิดการทะเลาะเบาะแว้ง และขัดแย้งกันได้ การใช้ App บันทึกเวลานั้นอาจลดการปะทะหรือทะเลาะในส่วนนี้ไปได้เยอะ และไม่สร้างความบาดหมางหรือความแตกแยกให้กับบุคลากรในองค์กรได้ด้วย

7.ประหยัดทรัพยากร

การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นจะช่วยทำให้องค์กรประหยัดทรัพยกรไปได้หลายอย่าง อย่างเช่น กระดาษในการบันทึกเอกสารต่างๆ ซึ่งยุคนี้เป็นยุคที่ทุกคนพยายามช่วยกันลดการใช้ทรัพยากรให้น้อยลง เพื่อโลกที่ยั่งยืนด้วย นอกจากนี้ก็ยังไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่องมือต่างๆ เพิ่มเติม อย่างเช่น เครื่องมือตอกบัตร หรืออื่นๆ ใช้เพียงแค่เทคโนโลยีที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรใดเดิ่ม

8.ประหยัดงบประมาณ

การประหยัดทรัพยากรนั้นส่งผลต่อการประหยัดงบประมาณโดยตรง ไม่ต้องมีงบจัดซื้ออุปกรณ์ให้สิ้นเปลือง หรืองบในการบำรุงรักษาซ่อมแซม ใช้เพียงแค่งบในการซื้อเทคโนโลยีเท่านั้น กรณีนี้องค์กรใหญ่มักจะเห็นผลในการประหยัดงบประมาณได้ชัดเจนกว่า

9.ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรเยอะ

เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน ทำให้ลดอัตราจ้างพนักงานลงได้ เมื่อทุกคนร่วมกันใช้ App และระบบ Cloud ก็จะช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น การจัดการง่ายขึ้น และไม่จำเป็นต้องใช้คนจัดการมาก ลดปริมาณคนในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ องค์กรสามารถบริหารงานและเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10.สามารถอัพเดท (Update) เทคโนโลยีใหม่ได้เสมอ 

การอัพเดทเทคโนโลยีตลอดจนสิ่งที่เป็นประโยชน์สมัยใหม่กับซอฟท์แวร์ต่างๆ นั้นทำได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และประหยัดกว่าการอัพเดทฮาร์ทแวร์ โดยเฉพาะเทคโนโลยีดิจิตอลที่มีการ Update ได้แบบ Real Time ไม่ยุ่งยากเสียเวลา ทำให้ระบบสามารถมีอะไรใหม่ๆ มาเป็นตัวช่วยที่ดีได้เสมอ ประหยัดกว่าการใช้ฮารด์แวร์หรือซอฟท์แวร์ระบบปิด

11.พักงานเกิดความสบายใจ สุขภาพจิตดี เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อพนักงานไม่ต้องมาหงุดหงิดกับเรื่องการตอกบัตรหรือบันทึกเวลาที่ออฟฟิศก็จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นอิสระมากขึ้น ไม่ต้องมากังวัลกับปัญหาที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานในเรื่องที่ไม่เป็นเรื่อง ทำให้ชีวิตมีความสุข สุขภาพจิตดี ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น

12.บริษัทยังคงสร้างวินัยให้กับการทำงานขององค์กรได้เช่นเดิม

การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) ในระบบใหม่นี้ยังคงมีการบันทึกข้อมูลที่องค์กรจำเป็นต้องใช้เหมือนเดิม และยังคงสร้างวินัยให้กับพนักงานได้เช่นเดิม เพียงแต่ว่าจะเป็นวินัยในการบริการจัดการเวลาแบบยุคใหม่ที่ไม่จำเป็นจะต้องอยู่กับที่เสมอไป แต่ฝึกความรับผิดชอบในการทำงานและการใช้เวลาให้คุ้มค่าได้ดี มีวินัยในการบันทึกข้อมูล วินัยในการทำงานที่ชัดเจน และมีหลักฐานในการทำงานที่ชัดเจนขึ้นอีกด้วย เป็นข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือขึ้นได้ด้วย

HR Management Platform

ปัจจุบันนี้มี HR Management Platform ที่ให้บริการด้านทรัพยากรมนุษย์เกิดขึ้นมากมาย ซึ่งเป็นการนำเอาเทคโนโลยีมาสร้างสรรค์นวัตกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้อย่างยอดเยี่ยมทีเดียว และนี่ก็คือตัวอย่างที่ประสบผลสำเร็จและได้รับความนิยมอย่างดีเยี่ยมอีกด้วย

  • HReasily : หนึ่งในแพลทฟอร์ทด้านการจัดการทรัพยากรบุคคลที่กำลังได้รับความนิยมก็คือ HReasily ซึ่งก่อตั้งมาตั้งแต่ปี ค.ศ.2015 และเป็น HR-tech ที่เชี่ยวชาญตลอดจนได้รับการยอมรับในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้เลยทีเดียว แพลทฟอร์มนี้จะมีบริการตั้งแต่การเช็คอินการเข้า-ออกงาน ไปจนถึงเรื่องการบริหารจัดการเงินเดือน ที่เป็นประโยชน์ทั้งฝ่าย HR และบุคากรในองค์กรทุกคน โดยแพลทฟอร์มนี้มีให้บริการในประเทศไทย, สิงคโปร์, มาเลเซีย, กัมภูชา, ฟิลิปปินส์, อินโดนีเซีย แล้วก็รวมถึงฮ่องกงซึ่งอยู่นอกภูมิภาคนี้อีกด้วย ที่สำคัญซอฟท์แวร์นี้มีบริการหลากหลายภาษาตั้งแต่ อังกฤษ, จีน, ดินโดนีเซีย แล้วก็รวมถึงภาษาไทยอีกด้วย สิ่งที่น่าดึงดูดใจอีกอย่างก็คือแพลทฟอร์มนี้มีให้ทดลองใช้งานได้ฟรี 1 เดือนด้วย หากทดลองใช้แล้วไม่ชอบก็ไม่จำเป็นต้องสมัครบริการต่อได้ สนใจเข้าไปดูรายละเอียดได้ที่ com
  • INFO-TECH : บริษัทที่มีฐานใหญ่อยู่สิงคโปร์และเคลมตัวเองว่าเป็น THE FIRST MOBILE APP WITH COMPLETE HR SOFTWARE องค์กรที่นำเอา HR Software ต่างๆ มาใช้กับมือถือมาเป็นเวลากว่า 21 ปี แล้ว และพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งเขาให้บริการแบบ 360° HR software ที่มีบริการครอบคลุมหลากหลายด้านตั้งแต่ HR Software, Payroll Software, Employee self-service management, ไปจนถึง Fingerprint Readers and Face Recognition Mobile Attendance APP for Time Attendance ระบบสแกนนิ้วมือและจดจำใบหน้าเพื่อบันทึกเวลาการทำงานผ่านสมาท์โฟนนั่นเอง ทั้งนี้บริษัทยังให้บริการ Tailor-made HR Software ที่ออกแบบและปรับเปลี่ยนให้มีคามเฉพาะตัวตามความต้องการของแต่ละบริษัทได้ด้วย ยิ่งไปกว่านั้นมีรางวัลการันตีมากมาย ตั้งแต่ Award of Excellence in INFOCOMM ของเวที Singapore Productivity Award 2017, รางวัลสุดยอด Best HR Management System ของ HR Venders of the year 2018 ที่จัดโดย HRM Asia และรางวัลอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งปัจจุบันบริษัทก็มีการรุกธุรกิจที่ไทยด้วย สนใจลองเข้าไปดูรายละเอียดได้ที่ infotech-thailand.com
  • Weladee : หรือภาษาไทยที่แปลความหมายตรงตัวว่า “เวลาดี” ซึ่งเป็นองค์กรรุ่นใหม่ที่สร้างสรรค์ขึ้นมาเพื่อพัฒนาระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชันโดยเฉพาะ ซึ่งเป็นบริษัทสันชาติไทยที่กำลังได้รับความนิยมและมีชื่อเสียงในเรื่องนี้ทีเดียว สนใจเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ weladee.com
  • One Dee : อีกหนึ่งบริษัทสัญชาติไทยที่แปลความหมายตรงตัวว่า “วันดี” ซึ่งเป็นองค์กรรุ่นใหม่เช่นกันที่หันมาพัฒนาระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชันและเทคโนโลยีทันสมัยต่างๆ ซึ่งสามารถเข็คเวลาเข้าออกได้หลากหลายวิธีการ สามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ onedee.io
  • Happy Work : แอปพลิเคชั่นใหม่ในด้าน HR Solution ที่กำลังมาแรงและได้รับความนิยมอย่างมากโดยเฉพาะจากลูกค้าองค์กรใหญ่ๆ ซึ่ง App นี้เป็นของสตาร์ทอัพไทยรุ่นใหม่ไฟแรงอย่าง JENOSIZE Digital Group ที่มุ่งเน้นพัฒนาเทคโนโลยีเพื่องานทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ สำหรับ Happy Work นอกจากจะมีการออกแบบหน้าตาที่สวยงามทันสมัยแล้วก็ยังถูกสื่อใหญ่ๆ นำไปรีวิวอีกมากมาย และเป็นการให้บริการ Digital HR ที่ครบวงจรทีเดียว สามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://happywork.jenosize.com/en
  • TimeMint.co : อีกหนึ่งในแอปพลิเคชั่นบันทึกเวลาทำงานผ่านระบบออนไลน์ที่ถูกนำไปรีวิวในหลายสื่อและเป็นมาตรฐานที่ดีได้รับความสนใจในวงกว้าง มีการใช้เทคโนโลยีดิจิตอลเพื่อรองรับการทำงานของฝ่าย HR หลายรูปแบบ สามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.timemint.co
  • MATRIX HRM : แม้แต่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีของไทยอย่าง CS LOXINFO ก็กระโดดมาให้บริการด้าน HR Software as a Service หรือ SaaS เช่นกัน โดย MATRIX HRM นั้นเป็นซอฟท์แวร์ครบวงจรรอบรับการทำงานของฝ่าย HR ในหลายๆ ด้าน ตั้งแต่ระบบเงินเดือน (Payroll), ระบบฝึกอบรม (Training), ไปจนถึงระบบบันทึกเวลาเข้าออกผ่าน Mobile Application อีกด้วย สามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.csloxinfo.com/matrix-hrm/

Cloud Service กับระบบ Digital HR ที่เอื้อประโยชน์ซึ่งกันและกัน

ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าระบบที่ส่งผลต่อการพัฒนาเทคโนโลยีดิจิตอลให้ก้าวไกลอย่างมากก็คือระบบคลาวด์ (Cloud System) ที่เป็นระบบฐานข้อมูลกลางในการเชื่อมต่อการทำงานกับแต่ละฝ่ายให้สะดวกรวดเร็ว ทั้งยังอยู่บนพื้นฐานข้อมูลเดียวกัน ระบบคลาวด์นี้ยังเอื้อประโยนชน์ต่อการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ในส่วนต่างๆ อีกด้วย รวมไปถึงระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกในการทำงานที่ระบบคลาวด์นั้นเป็นประโยชน์อย่างมาก

การบันทึกเวลาเข้า-ออกการทำงานผ่านระบบคลาวด์นั้นก็คือการบันทึกเวลาไปยังฐานข้อมูลกลางเดียวกันแบบ Real Time ที่ทำให้ฝ่ายบุคคลตลอดจนผู้บริหารองค์กรเองเช็คข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว การบันทึกเวลาทำงานโดยตรงไปยังระบบคลาวด์นั้นยังจะช่วยทำให้แต่ละคนสามารถบันทึกฐานข้อมูลได้ด้วยตนเอง ให้ระบบเป็นตัวจัดการแทนที่จะใช้มนุษย์ซึ่งอาจทำให้เกิด Human Error ได้ ซึ่งข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในระบบคลาวด์นั้นยังปลอดภัย และนำมาวิเคราะห์คำนวนได้ง่ายตลอดจนทันท่วงทีอีกด้วย ทำให้สะดวกต่อการจัดเก็บ ประหยัดทรัพยากร ประหยัดงบประมาณ และนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การบันทึกเวลาเข้าออกผ่านสมาร์ทโฟนนั้นยังสะดวก สบาย ง่ายดาย ทำให้พนักงานสามารถบริหารจัดการตลอดจนรับผิดชอบในตัวเองได้ดีอีกด้วย และเป็นเครื่องมือทันสมัยที่เข้ากับการทำงานในยุคดิจิตอลนี้อย่างมากทีเดียว ซึ่งระบบคลาวด์ (Cloud System) นี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการองค์กรในยุคดิจิตอลเลยทีเดียว

บทสรุป

ในยุคที่เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อการทำงานมากมายอย่าง Digital Disruption และ Career Disruption นี้ก็ทำให้เกิดการปฎิวัติระบบต่างๆ ในองค์กรมากมายอีกด้วย หนึ่งในนั้นที่กำลังเป็นเทรนด์นิยมตลอดจนเป็นนวัตกรรมที่สร้างสรรค์ขึ้นมาเพื่อเอื้อประโยชน์ให้กับพนักงาน, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือแม้แต่องค์กร ก็คือ ระบบการจัดการงานทรัพยากรบุคคลและการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั่นเอง ซึ่งการพัฒนาเทคโนโลยีนี้เป็นประโยชน์อย่างมากในหลายๆ ด้าน และได้รับการส่งเสริมทั้งจากภาครัฐ, เอกชน, หรือแม้แต่ธุรกิจสตาร์ทอัพในการพัฒนาซอฟท์แวร์ตลอดจนแอปพลิเคชั่นต่างๆ ให้เกิดขึ้นมากมาย องค์กรเองก็สามารถพัฒนาตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานเองก็สามารถเอื้อประโยชน์ที่มีคุณค่าต่อตนเองได้ด้วย การจัดการระบบที่มีประสิทธิภาพและได้รับการยอมรับตลอดจนการร่วมมือด้วยดีจากทุกฝ่ายนี้จะทำให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพทำงานได้ดียิ่งขึ้น สร้างศักยภาพในการแข่งขันได้ยอดเยี่ยม และนี่ก็นับเป็นตัวอย่างของการนำเอาเทคโนโลยียุคดิจิตอลมาปรับใช้ให้เป็นประโยชน์กับงานบริหารจัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ด้วยนั่นเอง

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!

บทความที่เกี่ยวข้อง