" />

เขียน Job Description (คำบรรยายลักษณะงาน) อย่างไรให้ดีและเคลียร์

Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง เห็นความลื่นไหลของระบบงาน และที่สำคัญทำให้ทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบได้กับเครื่องจักรที่เฟืองแต่ละตัวต่างก็มีหน้าที่ของตัวเอง แน่นอนว่าถ้าเฟืองใดเกิดปัญหาขึ้น เครื่องจักรย่อมสะดุดได้เช่นกัน

Job Description
Job Description หรือที่นิยมเรียกกันสั้นๆ ว่า JD ก็คือคำบรรยายลักษณะงานของแต่ละตำแหน่ง ภาษาไทยทางการอาจเรียกว่า “ใบพรรณนาหน้าที่งาน” หรืออาจเรียกให้เข้าใจขึ้นว่า “เอกสารแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบ” ซึ่งจะต้องระบุคุณสมบัติ ขอบเขตการทำงาน ภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ รวมถึงโครงสร้างของการบริหารงานให้ชัดเจนที่สุด JD ที่ดีนั้นจะสามารถระบุได้ว่าตำแหน่งนั้นจะต้องทำงานอะไรบ้าง ตำแหน่งนี้อยู่โครงสร้างไหนของบริษัท มีสายการบังคับบัญชาอย่างไร รวมไปถึงฝ่าย HR สามารถรู้ได้ว่าควรจะพัฒนาทักษะอะไรให้ตำแหน่งนี้เกิดความก้าวหน้าด้วย

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ต้องทำหน้าที่สรรหาบุคลากรนั้นอาจจะต้องเป็นหัวเรี่ยวหัวแรงหลักในการจัดทำ Job Description แต่ละตำแหน่งให้เหมาะสมแล้ว Job Description ที่ดีนั้นก็ไม่ควรเขียนขึ้นโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพียงฝ่ายเดียว เพราะไม่มีทางที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะรู้รายละเอียดในการทำงานของทุกฝ่ายได้หมดแน่ๆ สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทำมากที่สุดก็คือการเป็นเจ้าภาพหลัก ประสานงานแต่ละส่วนในการจัดทำ Job Description แต่ละตำแหน่งนี้ โดยให้ผู้ปฎิบัติงานจริงในตำแหน่งนั้นๆ เขียนลักษณะงานตามที่เกิดขึ้นจริง แล้วก็ต้องให้หัวหน้างานระดับสูงดูภาพรวมของ Job Description ว่าสอดคล้องกับนโยบายบริษัทหรือเป้าหมายความสำเร็จอื่นๆ หรือไม่ จากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงจัดทำ Job Description สุดท้ายเพื่อเป็นมาตรฐานของบริษัทอีกครั้ง

Job Description (JD) มีประโยชน์อย่างไร

วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)

  1. กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น
  2. เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ
  3. เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
  4. ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

ประโยชน์ของ Job Description (JD)

  • ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม
  • ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน
  • ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน
  • ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน
  • ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน
  • สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง
Salary V.S. Bonus

+ ตั้งฐานเงินเดือนที่เหมาะสม : Job Description ที่ดีจะต้องละเอียด ชัดเจน ครบถ้วน และเข้าใจง่าย นั่นจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถประเมินฐานเงินเดือนที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งได้อย่างเป็นธรรมอีกด้วย

+ ประเมินโบนัสได้ถูกต้อง : Job Description ที่ดีจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถประเมินประสิทธภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น และยังทำให้เรามองเห็นศักยภาพของพนักงานแต่ละคนได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเช่นกัน ทั้งยังทำให้บริษัทสามารถประเมินโบนัสประจำปีให้เหมาะสมกับแต่ละคนได้อีกด้วย

Job Description (JD) ที่ดี ควรมีลักษณะดังนี้

+ เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง : Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานบริษัทแต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ที่ปฎิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อบริษัท

+ กระชับ ได้ใจความ : ถึงแม้ว่าความหมายของ Job Description ก็คือการบรรยายลักษณะของงาน แต่การเขียนบรรยายนั้นไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่ง JD ที่ดีควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย

+ เข้าใจง่าย : JD ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ, จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ส่วนหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม หรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

+ ครบถ้วน : ความซื่อตรงและซื่อสัตย์ต่อกันเป็นสิ่งที่ควรยึดถือ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคนเช่นกัน การเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นได้เหมือนกัน ทางที่ดีควรเขียน JD ให้ครบตั้งแต่แรก เพื่อความยุติธรรมต่อทั้งสองฝ่าย

JD ที่ไม่ใส่ใจ สร้างปัญหาได้อย่างไม่น่าเชื่อ
ใครว่า JD ไม่สำคัญ  หากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เขียน JD ไม่เคลียร์แล้ว นอกจากคนทำงานในตำแหน่งนั้นๆ จะมึนงงกับบทบาทหน้าที่ของตัวเอง JD ที่ไม่เคลียร์อาจทำให้เกิดการทำงานทับซ้อนกันได้ หรือไม่ก็เกิดพื้นที่สีเทาที่ไม่รู้ว่าใครกันแน่ที่จะต้องรับผิดชอบทำงานส่วนนี้อย่างแท้จริง หากเกิดกรณีดังกล่าวขึ้นนั้นอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานในบริษัทได้ อาจเกิดการทะเลาะกัน เกี่ยงงานกัน หรือไม่ก็แก่งแย่งชิงดีชิงเด่น สร้างความบาดหมางในการทำงานได้ บางทีอาจจะทำให้งานของบริษัทออกมาแย่ หรือองค์กรเสื่อมเสียชื่อเสียง ซึ่งไม่มีใครคาดเดาหายนะที่เกิดจากการทำ JD ที่ผิดพลาดได้ อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่เกิดจากเพียงน้ำผึ้งหยดเดียว

โครงสร้างของ Job Description (JD) ควรประกอบไปด้วย

+ ตำแหน่ง / สังกัด (ฝ่าย หรือ แผนก)

+ คุณสมบัติ / ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน

+ หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงาน

+ โครงสร้างตำแหน่ง / สายงานบริหาร / สายงานบังคับบัญชา

+ อัตราจ้าง / เงินเดือน

Standard V.S. Update

Job Description ที่ดีควรเขียนให้เป็นมาตรฐานแบบครั้งเดียวจบหรือไม่?

การสร้างมาตรฐานเป็นสิ่งที่ดีและควรทำ แต่การที่ไม่ยอมปรับมาตรฐานให้ทันการเปลี่ยนแปลง หรือให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริง ก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำเช่นกัน กรณีนี้เราจะเห็นได้ชัดว่าบริษัทที่ไม่ใส่ใจ Job Description อย่างละเอียด จะไม่สามารถสื่อสารการทำงานตำแหน่งนั้นๆ ได้ชัดเจน เหตุสำคัญอาจมาจากความขี้เกียจของฝ่ายบริหารงานบุคคล ตลอดจนความไม่ใส่ใจของผู้บริหาร บริษัทลักษณะนี้มักจะเขียน JD ขึ้นมาเพื่อให้เป็นมาตรฐานเท่านั้น แต่ถามว่าใช้งานจริงได้หรือเปล่านั้น ก็อาจไม่แน่ใจ คำบรรยายลักษณะงานมักจะเป็นคำพูดกลางๆ ไม่ลงลึกในการทำงานนัก และคนเขียนอาจจะไม่ใช่คนทำงานจริง ลักษณะงานที่เกิดขึ้นอาจเป็นการก็อปปี้มาจากบริษัทอื่นๆ โดยไม่ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับตัวเองเลยด้วยซ้ำ ที่สำคัญ JD เหล่านี้มักจะถูกเขียนขึ้นเพียงครั้งเดียว ไม่มีการแก้ไข และใช้กันต่อๆ ไปอย่างมึนงง

JD ที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนั้นไม่ดีหรือเปล่า?

ยุคปัจจุบันนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลายแห่งหันมากระตือรือร้นและใส่ใจในรายละเอียดของ Job Description ในแต่ละตำแหน่งมากขึ้น และมีการปลูกฝังแนวความคิดใหม่ที่ว่า JD ที่ดีควรมีการอัพเดท ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง เสมอๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ การทำงานจริงในตำแหน่งนั้น หรือแม้แต่ทักษะที่ควรเพิ่มเติมเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ยิ่งเราปรับเปลี่ยน Job Description ให้ชัดเจนและละเอียดมากขึ้นเท่าไร เราก็จะสามารถหาบุคคลากรที่เหมาะสมได้มากเท่านั้น โอกาสความสำเร็จก็จะมากขึ้นตาม และทำให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลง่ายขึ้นได้ด้วย

รวมศัพท์ JD ที่เหมาะสมกับระดับงาน

Job Description ที่ดีควรใช้คำที่แสดงถึงการ action หรือเห็นภาพของการกระทำหน้าที่นั้นๆ ได้อย่างชัดเจน เพื่อผู้ปฎิบัติตามจะรู้บทบาท ความรับผิดชอบ และสิ่งที่ควรกระทำ ตามตำแหน่งและสถานะของตน มาลองดูตัวอย่างคำศัพท์ที่แนะนำให้ใช้สำหรับเขียน JD ในแต่ละระดับงานกัน

ผู้จัดการ หัวหน้าแผนก พนักงาน
วางแผน ควบคุม สั่งงาน จัดหา จัดเตรียม
รับผิดชอบ แนะนำ เสนอแนะ จัดทำ บันทึก
บริหาร ติดตาม รายงาน ติดต่อ รายงาน
พิจารณา กำหนด แจ้ง รวบรวม ปรับปรุง
ตัดสินใจ ประชุม ชี้แจง คำนวณ สรุป
อนุมัติ ตรวจสอบ วิจัย โต้ตอบ
ประเมินผล มอบหมายงาน ดำเนินการ
ให้คำปรึกษา ประสานงาน ปฏิบัติงาน

 

บทสรุป

  • แต่ละองค์กรต่างก็มีการประกอบธุรกิจที่แตกต่างกันไป ตำแหน่งงานในองค์กรมีทั้งที่เหมือนและแตกต่างกัน แต่รายละเอียดในการทำงานแต่ละที่ก็มักจะไม่เหมือนกันเสียทีเดียว ฉะนั้นแต่ละองค์กรควรมี Job Description เป็นของตัวเอง เขียนขึ้นเพื่อให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน ลักษณะงาน และหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน
  • Job Description ที่ดีนั้นไม่ควรเกิดจากการเขียนโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ควรเกิดจากการร่วมมือกันเขียนรายละเอียดร่วมกัน ทั้งในส่วนของพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ, หัวหน้างาน, ผู้บริหาร, ไปจนถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล
  • Job Description ควรเขียนอย่างชัดเจน สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ถูกต้อง และครบถ้วน
  • ควรอัพเดท Job Description อย่างสม่ำเสมอ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง ตามลักษณะการทำงานจริง รวมถึงสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันให้มากที่สุดด้วย

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!