契約書を紛失した時はどうすればいい？素早い対処法やリスクなど解説

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電子契約

更新日: 2023.1.20
公開日: 2022.6.14 MEGURO

企業間で契約が行われる場合、その契約に関する契約書が作成されるのが一般的です。
作成された契約書はそれぞれの企業で保管されますが、何らかの手違いによって、保管していたはずの契約書を紛失してしまう可能性も考えられます。

本記事では、契約書を紛失した際に起こりうるリスクや契約書の紛失に気づいた際に取るべき対処法、契約書を紛失しないための防止策などについて説明します。

1. 契約書を紛失した際に起こりうるリスクとは？
2. 契約書の紛失に気づいた際に取るべき対処法
3. 契約書を紛失しないための防止策
4. 電子契約の導入は契約書紛失の防止に効果的な対処法

自社の契約書は適切に管理されていますか？｜【従業員周知用】ビジネスにおける契約マニュアル

「契約書が見つからない」
「まだ契約期間が残っている契約書を破棄してしまった」
そんなトラブルが発生する前に、契約書の管理を見直す必要があります。

契約書は一定期間、適切に管理する必要があります。
ですが、実際には取引を担当している部署や各従業員単位で保管している場合もあるでしょう。
適切な保管期間を知らない担当者が誤って契約書を破棄してしまうこともあるかもしれません。

紛失などを防ぐためには、法務部で契約書を管理するほかにも、全従業員が契約について理解を深めることが重要です。
本資料では契約に関する基礎知識から契約書の保管期間、保管方法についても解説しています。運用方法の見直し理由を説明する際にも活用できるので、ぜひご覧ください。

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1. 契約書を紛失した際に起こりうるリスクとは？

契約書を紛失した際に起こりうるリスクとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

・取引内容などの重要な情報が外部に流出してしまう可能性がある
・トラブルなどが発生した際に不利になる
・企業や組織としての信用を無くす

それぞれのリスクについて、説明します。

1-1. 取引内容などの重要な情報が外部に流出してしまう可能性がある

契約書には、自社と取引先の間で取り決めを行った重要な内容が記されていることが多いです。

どのような内容に関して契約を行った、どのような条件で契約を行ったという情報は、まったく無関係の第三者からすれば、価値のない情報かもしれません。

しかし、競合関係にある企業などに取引内容などが漏洩してしまえば、その情報をもとに自社にとって不利な交渉をしかけられる可能性もあります。

1-2. トラブルなどが発生した際に不利になる

取引先との間で何かトラブルが発生した場合、通常は契約書に記されている内容にもとづいて対処を行います。

しかし契約書を紛失してしまい手元になければ、そういった対処を行うことができずに、「言った言わない」の水掛け論になってしまうでしょう。

契約書を確認できれば、自社に有利な形でトラブルを解決できる場合でも、契約書がないがゆえに不利な条件を呑まなければならないことも考えられます。

1-3. 企業や組織としての信用を無くす

上述したようなリスクがあるがゆえに、契約書というものはきちんと保管しておくのが当然のこと、と考えられています。

その契約書を紛失してしまうというのは、企業や組織の管理体制としていかがなものかと思われて、信用を無くしてしまうことも十分考えられます。

その取引自体に影響が出るだけでなく、今後の取引にも大きな影響を与えかねません。

このように、契約書を適切に管理していない場合、大きな問題に発展する可能性があります。現時点で適切に管理しているとは言えない場合は、すぐに管理方法を見直す必要があるでしょう。
また、このときに「従来のやり方を変更することは従業員の負担になる」という点に注意しなければなりません。管理方法を変更する背景や、正しく管理されないことのリスクを伝えない場合、管理自体を軽視されてしまい、適切に管理できなくなる可能性があります。
管理を徹底させるためには、正しく管理されているかを確認するとともに、適切に管理する必要性を従業員に理解してもらう必要があるでしょう。

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