【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説 | jinjerBlog

【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

正社員だけではなく、パートやアルバイトの従業員に対しても、有給休暇の付与日数の計算が必要です。2019年4月から働き方改革関連法が施行され、有給休暇の取得が義務化されたこともあり、人事・労務管理の現場では、より厳格な有給休暇の管理が求められるようになりました。

しかし、従業員数が多かったり、正社員とパートタイムの従業員が混在している職場では、タイムカードを集計して有給休暇の付与日数を計算するだけでも大変です。

有給休暇の付与日数の考え方を知り、正しく効率的な計算方法を学びましょう。

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「3分でわかる有休管理の工数削減方法」

働き方改革が始まり、「有給休暇の日数管理や従業員からの有休残日数の問い合わせ対応の工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用術と勤怠管理システムです。

有休を紙で管理している方には、無料で使えるExcelでの管理をおすすめしています。この資料には、関数を組んだExcelを付録しています。

また、Excelで管理している方には、勤怠管理システムをおすすめしています。どのような操作画面なのかをご紹介します。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「3分でわかる有休管理の工数削減方法」をご参考にください。

1. 年次有給休暇の発生要件と付与ルール

有給休暇の付与日数を計算する前に、まずは有給休暇が付与される条件を確認しておきましょう。

1-1. 出勤率が8割以上であり、雇い入れ日から6ヵ月間継続勤務していることが発生要件

年次有給休暇は、従業員が雇い入れ日から6ヶ月間継続勤務し、その出勤率が8割以上の場合に付与されます。

出勤率は、「出勤日÷全労働日(その期間の所定労働日数)×100」で計算できます。なお、実際に労働していなくとも、出勤日には以下の日を含めて計算します。

・業務上の理由による負傷や疾病で療養のために休業した期間
・育児休暇・介護休暇
・産前産後の女性が第六十五条の規定によつて休業した期間
・年次有給休暇

たとえば、4月1日に入社し、有給休暇の付与日(基準日)が10月1日の場合、所定休日数が18日とすると全労働日は165日です。従業員の出勤日が132日の場合、132÷165×100=80%で、ちょうど出勤率が8割あるということがわかります。

1-2. 有給の増え方と上限日数

年次有給休暇は、入社後半年が経過した時点で10日以上を付与することが労働基準法で定められています。その後は1年ごとに日数を増やして付与することが決められています。

具体的には、最初に10日分の有給休暇を付与した以降、3回目の付与までは10日、11日、12日と1日ずつ有給休暇の日数を増やしていきます。4回目の付与からは毎回2日分を増やしていくため、付与日数は14日、16日、18日…となります。

毎年2日ずつ有給休暇の日数を増やしていき、20日に達してからは毎年20日ずつ付与します。したがって、有給休暇の付与日数の上限は1年につき20日となっています。

ただし、上記の付与ルールはあくまでも労働基準法が定めている最低基準なので、これよりも多く有給日数を与えても問題ありません。たとえば1年目から20日付与したり、30日など20日よりも多く有給を付与することも可能です。

また、有給休暇は入社した時点で5日与え、半年経過した時点で残りを付与するなど2回に分けて付与したり、労使協定を締結すれば年5日を上限として半日や時間単位で取得させることも可能です。

関連記事:有給休暇の労働基準法における定義|付与日数や取得義務化など法律を解説

関連記事:年次有給休暇とは?付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

2. 有給休暇の付与日数の正しい計算方法は?

表計算ソフトのイラスト

従業員の出勤率を調べ、有給休暇の付与条件に該当するかどうかをチェックができたら、次は具体的な付与日数を計算します。有給休暇の付与日数は、継続勤務年数によって変動します。

ただし、パートタイムの従業員の場合は、通常の従業員よりも勤務日数が少ないことが多いため、比例付与をおこないます。

それぞれの付与の方法について解説いたします。

2-1. 正社員・契約社員など一般の従業員は「継続勤務年数」に基づき付与日数を計算

年次有給休暇の日数は、労働基準法で定められた10日の休暇に加え、雇入れの日(入社日)からの「継続勤務年数」に基づいて毎年付与する日数が増えていきます。

正社員など一般の従業員の場合、有給休暇の付与日数と勤続勤務年数の関係は、以下の図で表すことができます。

正社員の年次有給休暇の付与日数一覧

まず、従業員の入社日を調べ、継続勤務年数を計算することで、付与日数を求められます。たとえば、2018年4月1日に入社した従業員の場合、2020年の10月時点では継続勤務年数が2年6ヶ月であるため、上記の表から付与日数が14日であるとわかります。

なお、「一般の従業員」に当てはまる要件は以下の通りです。

・週の所定労働時間が30時間以上
・所定労働日数が週5日以上、または年間の所定労働日数が217日以上

2-2. パート・アルバイトの従業員は週所定労働日数に基づき比例付与

注意が必要なのは、パートタイムの労働者の場合です。パート、アルバイト、派遣社員などの労働者は、週2日~3日で働くなど、正社員よりも労働日が少ないケースが少なくありません。

パート・アルバイトなどで週の所定労働時間が30時間未満である場合、1週間あたりの所定労働日数(週所定労働日数)に応じて、年次有給休暇を比例付与します。

パート・アルバイトへの年次有給休暇の付与日数一覧

1週間あたりの所定労働日数を労働契約で定めていない場合は、年間の所定労働日数で付与日数を計算します。正社員同様、継続勤務年数に従い付与日数が増加するため、雇入れの日に基づき計算しましょう。

具体的に、週での労働に数ごとに有給休暇の付与日数をご紹介します。

所定労働日数が週5日の場合(所定労働日数が年217日以上)

週の所定労働時間が30時間未満であっても、週5で働いている場合は一般の従業員と同じ日数の有給休暇が付与されます。なお、年に10日以上の有給休暇が付与されると、有給休暇を年5日取得させる義務が発生するため、忘れずに管理しましょう。

所定労働日数が週4日の場合(所定労働日数が年169~216日)

週4日か年間169~216日の所定労働日数で働いている場合は、雇い入れ日から半年が経過した時点で7日の年次有給休暇が付与されます。

継続して3年6ヶ月勤務した場合は年に10日の有給休暇が付与され、この年から有給取得年5日の義務が適用されます。

所定労働日数が週3日の場合(所定労働日数が年121~168日)

週の所定労働日数が3日の場合は、雇い入れ日から6ヶ月が経過した時点で5日の年次有給休暇が付与されます。その後は1年経過するごとに6日・6日・8日・9日と付与され、継続勤務年数5年6ヶ月で10日の年次有給休暇が付与されます。

所定労働日数が週2日の場合(所定労働日数が年73~120日)

週の所定労働日数が3日の場合は、初回の基準日を迎えたタイミングで3日の年次有給休暇が付与されます。その後は1年ごとに4日・4日・5日・6日・7日分が付与されます。

所定労働日数が週1日の場合(所定労働日数が年48~72日)

週1日勤務のパート・アルバイトであっても、雇い入れから6ヶ月が経過した段階で1日の年次有給休暇が付与されます。

関連記事:アルバイトの有給休暇の日数や条件についてわかりやすく解説

3. 有給休暇の日数を計算する際の注意点3つ

注意のイメージ

年次有給休暇の付与日数を計算する際に注意したいことは、有給休暇の繰り越し基準日の変更、出勤率が8割に満たなかった時の対応の3点です。

年内に消化されなかった有給休暇は、最大2年まで持ち越すことができるため、未消化分も忘れずに計算する必要があります。また、従業員全体で有給休暇の付与日を統一することや、法定の基準日を途中で変更する場合は、次回分の有給休暇を前倒しで付与する必要があります。

3-1. 有給休暇の有効期限は2年間で、翌年に繰り越すことができる

有給休暇の請求権には時効があり、労働基準法第115条*において有効期間は2年と定められていることから、従業員に付与された有給休暇のうち、未消化分は翌年度に繰り越すことが可能です。そのため、未消化分の有給休暇を計算し、翌年度の付与日数に加算することを忘れないようにしましょう。

したがって、付与された有給休暇を1日も使わなかった場合、保有できる有給休暇の最大日数は40日になります。

なお、事例を用いた有給休暇繰り越し日数の計算方法の紹介や、繰り越した有給の消化順などは、以下の記事で詳しく説明していますので、是非ご覧ください。
有給休暇の繰越とは?その仕組みや最大保有日数を解説

*【労働基準法第115条】
この法律の規定による賃金(退職手当を除く)、災害補償その他の請求権は二年間、この法律の規定による退職手当の請求権は五年間おこなわない場合においては、時効によって消滅する。
引用:労働基準法|e-Gov

3-2. 基準日を途中で変更する場合は「前倒し」での付与が必要

年次有給休暇を付与する「基準日」は、原則として雇入れの日から6ヶ月後の日です。しかし、これでは従業員1人ひとりの付与日がばらばらになってしまうため、事務処理の簡略化を目的として、全社員の基準日を統一する企業も少なくありません。

労働基準法上、基準日を後から変更する場合は、短縮された期間をすべて出勤したとみなし、次回の有給休暇を前倒しで与える必要があります。

たとえば、2020年4月1日に入社した従業員の法定基準日は2020年10月1日ですが、これを次回から全社員と統一にするとします。本来、次回の11日分の有給休暇は2021年10月1日に与えられますが、基準日を変更する場合は本来の基準日よりも前倒して付与しなければならないため、2021年10月1日よりも前に付与することになります。

有給休暇の付与日数の計算が大きく異なってきますので、法定基準日を変更する場合は注意が必要です。

3-3. 出勤率が8割に満たなかった年も勤務継続年数に含まれる

有給休暇は出勤率8割以上が発生要件であるため、出勤率が8割に満たなかった年は有給休暇が付与されません。ただし、出勤率が8割未満の年も勤務継続年数には含まれるため、有給休暇の日数を計算する際には注意しましょう。

たとえば、勤務継続年数が1年6ヶ月の年に出勤率が8割未満で有給休暇が11日分付与されなくても、翌年に出勤率が8割以上であった場合は勤務継続年数は2年6ヶ月となるため、11日分ではなく12日分が新たに付与されます。

3-4. 【確認】有給の理由によって取得を拒否はできないが、時季変更権はある

有給休暇の日数計算とは別に、有給休暇を取得させるときの注意点を一つご紹介します。

有給休暇の取得申請をする際、従業員に取得の理由を申告させている企業もあるかもしれませんが、その理由によって有給休暇の取得を拒否することはできません。取得する日時についても同様に、原則として従業員が望む日付に有給休暇を取得させなければなりません。

とはいえ、繁忙期など「今休まれると困る」という場合もあるでしょう。労働基準法では「事業の正常な運営を妨げる場合」においては、従業員から有給休暇取得の請求があった時季を使用者側が別の時季にずらすことを認めています。

4. 有給休暇の日数計算工数を軽減させるために

携帯電話を使うイラスト

年次有給休暇の計算は、従業員数が増えれば増えるほど手間がかかります。特に正社員とパートタイムの従業員が混在する職場は、付与日数の計算方法が異なるため、人事・労務管理業務が煩雑になりがちです。

エクセルの数式・マクロ機能や、勤怠管理システムの活用で、有給休暇の計算を効率化しましょう。

4-1. エクセルで「年次有給休暇取得計画表」を作成する

エクセルの関数機能を遣い、年次有給休暇取得計画表を作成すると、有給休暇の計算を自動化できます。たとえば、従業員の入社年月日のデータを参照し、関数処理することによって次回の有休発生日を自動で計算することができます。

また、一部の数値を手入力しなければならないものの、有給休暇の計算の手間が省けるため、エクセル運用のノウハウがある企業に向いています。

有給休暇の計算、管理工数を削減できるExcelテンプレートを公開しておりますので、ご活用ください。

4-2. 勤怠管理システムで勤務情報や有給休暇を一元管理

紙ベースで有給休暇の日数や従業員の勤怠状況を管理している場合、有給休暇の残日数を確認して勤務継続年数から有給休暇を付与するだけでも一苦労です。

勤怠管理システムであれば、従業員一人ひとりの勤務データを集計し、有給休暇の付与日数や、付与年月日などの自動計算が実現します。

正社員とパートタイムの従業員が混在している職場や、従業員数が多い職場であっても、システムが自社の就業規則に基づいて有給休暇の付与日数を自動算出してくれるため、人事・労務管理の手間がほとんどかかりません。

有給休暇の自動算出から付与、取得の申請・承認までシステム内で完結するほか、有給休暇の取得状況を従業員・管理者共にスマホやパソコンでいつでも確認することができます。有給休暇は年5日分の取得が義務化されていますが、取得日数が5日に満たない場合はアラートを出すこともでき、働き方改革にも対応しています。

この他にも、有給休暇の管理工数を減らす方法や勤怠管理システムで有給休暇をどのように管理できるかをまとめた無料のガイドブックを配布しております。ぜひご覧ください。

5. 有給休暇の正しい日数計算を理解し、管理を効率化しよう

システムのイメージ

今回は、年次有給休暇の正しい計算方法や注意点を解説しました。有給休暇の付与日数は、原則雇入れの日(入社日)からの継続勤務年数に基づいて計算します。

パートタイム従業員の場合は、週所定労働日数を計算し、有給休暇を比例付与します。上記のことを踏まえて、有給休暇の管理工数を削減し、業務効率化を図りましょう。

有休の付与日数の計算、取得管理、残日数の確認に手間を感じている人事担当者様へ

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

年次有給休暇を紙で管理している場合、従業員ごとの付与日数や残日数を算出するのにも一苦労です

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、まずはExcelでの効率化を検討してみましょう。

今回は、無料の有休管理Excel付きの業務効率化BOOKをご用意しましたので、有休管理にお手間を感じている方がいらっしゃいましたら、ぜひご覧ください。

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