【図解付き】有休付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

正社員だけではなく、パートやアルバイトの従業員に対しても、有給休暇の付与日数の計算が必要です。2019年4月から働き方改革関連法が施行され、有給休暇の取得が義務化されたこともあり、人事・労務管理の現場では、より厳格な有給休暇の管理が求められるようになりました。

しかし、従業員数が多かったり、正社員とパートタイムの従業員が混在している職場では、タイムカードを集計して有給休暇の付与日数を計算するだけでも大変です。

有給休暇の付与日数の考え方を知り、正しく効率的な計算方法を学びましょう。

「3分でわかる有休管理の工数削減方法」

働き方改革が始まり、「有給休暇の日数管理や従業員からの有休残日数の問い合わせ対応の工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用術と勤怠管理システムです。

有休を紙で管理している方には、無料で使えるExcelでの管理をおすすめしています。この資料には、関数を組んだExcelを付録しています。

また、Excelで管理している方には、勤怠管理システムをおすすめしています。どのような操作画面なのかをご紹介します。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「3分でわかる有休管理の工数削減方法」をご参考にください。

 

1. 有給休暇の付与日数の正しい計算方法は?

年次有給休暇の付与日数を正しく計算するためには、3つのポイントを理解する必要があります。

まず、付与日数を計算する前に従業員の出勤率を調べ、有給休暇の付与条件に該当するかどうかをチェックしましょう。有給休暇の付与日数は、継続勤務年数によって変動します。

ただし、パートタイムの従業員の場合は、通常の従業員よりも勤務日数が少ないことが多いため、比例付与をおこないます。

1-1. 付与日数を計算する前にまず「出勤率」をチェック

年次有給休暇を付与する条件の一つが、所定労働日数の8割以上出勤しているかどうかです。まず、この「出勤率」を計算しましょう。

出勤率は、「出勤日÷全労働日(その期間の所定労働日数)×100」で計算できます。出勤日には、有給休暇の取得や、育児・介護休業、労災による休業なども含まれます。

たとえば、4月1日に入社し、有給休暇の付与日(基準日)が10月1日の場合、所定休日数が18日とすると全労働日は165日です。従業員の出勤日が132日の場合、132÷165×100=80%で、ちょうど出勤率が8割あるということがわかります。

1-2. 通常の従業員は「継続勤務年数」に基づき付与日数を計算

年次有給休暇の日数は、労働基準法で定められた10日の休暇に加え、雇入れの日(入社日)からの「継続勤務年数」に基づいて増加します。

正社員の場合、有給休暇の付与日数と勤続勤務年数の関係は、以下の図で表すことができます。

 継続勤務年数  6ヶ月  1年6ヶ月  2年6ヶ月  3年6ヶ月  4年6ヶ月  5年6ヶ月  6年6ヶ月以上
 付与日数  10日  11日  12日  14日  16日  18日  20日

 

まず、従業員の入社日を調べ、継続勤務年数を計算することで、付与日数を求められます。たとえば、2018年4月1日に入社した従業員の場合、継続勤務年数は2年6ヶ月であるため、上記の表から付与日数が14日であるとわかります。

1-3. パートタイムの従業員は週所定労働日数に基づき比例付与

注意が必要なのは、パートタイムの労働者の場合です。パート、アルバイト、派遣社員などの労働者は、週2日~3日で働くなど、正社員よりも労働日が少ないケースが少なくありません。

この場合、1週間あたりの所定労働日数(週所定労働日数)に基づき、年次有給休暇の付与日数を比例して付与します。

1週間あたりの所定労働日数を労働契約で定めていない場合は、その期間の所定労働日数を概算しても問題ありません。正社員同様、継続勤務年数にしたがい付与日数が増加するため、雇入れの日に基づき計算しましょう。

関連記事:アルバイトの有給休暇の日数や条件についてわかりやすく解説

2. 有給休暇の計算時の2つの注意点

年次有給休暇の付与日数を計算する際に注意したいことは、有給休暇の繰り越し基準日の変更の2点です。

年内に消化されなかった有給休暇は、最大2年まだ翌年度に繰り越すことができるため、未消化分も忘れずに計算する必要があります。また、従業員全体で有給休暇の付与日を統一することや、法定の基準日を途中で変更する場合は、次回分の有給休暇を前倒しで付与する必要があります。

2-1. 有給休暇の繰り越しを忘れずに

従業員に付与された有給休暇のうち、未消化分は翌年度に繰り越すことが可能です。そのため、未消化分の有給休暇を計算し、翌年度の付与日数に加算することを忘れないようにしましょう。

ただし、有給休暇の請求権には時効があり、労働基準法第115条において有効期間は2年と定められています。

【労働基準法第115条】
この法律の規定による賃金(退職手当を除く)、災害補償その他の請求権は二年間、この法律の規定による退職手当の請求権は五年間おこなわない場合においては、時効によって消滅する。
引用元:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=322AC0000000049#537

2-2. 基準日を途中で変更する場合は「前倒し」での付与が必要

年次有給休暇を付与する「基準日」は、原則として雇入れの日から6ヶ月後の日です。しかし、これでは従業員1人ひとりの付与日がばらばらになってしまうため、事務処理の簡略化を目的として、全社員の基準日を統一する企業も少なくありません。

労働基準法上、基準日を後から変更する場合は、短縮された期間をすべて出勤したとみなし、次回の有給休暇を前倒しで与える必要があります。たとえば、2020年4月1日に入社した従業員の法定基準日は2020年10月1日ですが、これを次回から2021年4月1日に統一するとします。

本来、次回の11日分の有給休暇は2021年10月1日に与えられますが、基準日が変更されたため、2021年4月1日に付与しなければなりません。有給休暇の付与日数の計算が大きく異なってきますので、法定基準日を変更する場合は注意が必要です。

関連記事:有給休暇取得日の賃金計算で知っておきたい3つのポイント

3. 有給休暇の計算工数を軽減させるために

年次有給休暇の計算は、従業員数が増えれば増えるほど手間がかかります。特に正社員とパートタイムの従業員が混在する職場は、付与日数の計算方法が異なるため、人事・労務管理業務が煩雑になりがちです。

エクセルの数式・マクロ機能や、勤怠管理システムの活用で、有給休暇の計算を効率化しましょう。

3-1. エクセルで「年次有給休暇取得計画表」を作成する

エクセルの関数機能を遣い、年次有給休暇取得計画表を作成すると、有給休暇の計算を自動化できます。たとえば、従業員の入社年月日のデータを参照し、関数処理することによって次回の有休発生日を自動で計算することができます。

また、一部の数値を手入力しなければならないものの、有給休暇の計算の手間が省けるため、エクセル運用のノウハウがある企業に向いています。

3-2. 勤怠管理システムで勤務情報や有給休暇を一元管理

勤怠管理獅子テムであれば、従業員一人ひとりの勤務データを集計し、有給休暇の付与日数や、付与年月日などの自動計算が実現します。

正社員とパートタイムの従業員が混在している職場や、従業員数が多い職場であっても、システム側が有給休暇を自動算出してくれるため、人事・労務管理の手間がほとんどかかりません。

また、2019年4月の働き方改革関連法の施行により、有給休暇の取得義務が課されました。勤怠管理システムには、有給休暇の消化状況をリアルタイムで把握可能な機能もあるため、改正後の労働基準法にも対応できます。

関連記事:有給休暇義務化にともなう管理簿とは?作成方法と保存のポイントを解説

4. 有給休暇の正しい計算方法を理解し、効率的な有休管理をしよう

今回は、年次有給休暇の正しい計算方法や注意点を解説しました。有給休暇の付与日数は、原則雇入れの日(入社日)からの継続勤務年数に基づいて計算します。

パートタイム従業員の場合は、週所定労働日数を計算し、有給休暇を比例付与します。上記のことを踏まえて、有給休暇の管理工数を削減し、業務効率化を図りましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。