有給休暇の前借りは可能?従業員から依頼された場合の対応 | jinjerBlog

有給休暇の前借りは可能?従業員から依頼された場合の対応

企業に従事していて一定の条件を満たしている従業員には、正社員やパートといった雇用形態を問わず、有給休暇が付与されます。付与される有給休暇は勤続年数によって異なりますが、従業員はその範囲内で休暇を取り、リフレッシュしていくことになります。

しかし、なかには付与された有給休暇を使い切ってしまい、翌年分の有給休暇の前借りを希望する従業員もいるかもしれません。もし従業員から前借りを依頼された場合、企業はどう対処すればいいのでしょうか。この記事では、有給休暇の前借りについて紹介します。

前借りを頼まれたときの対処法と気をつけたいトラブルについても解説しているので、適正な有給休暇の運用のためにもチェックしておきましょう。

関連記事:【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

有給休暇の前借は可能ですが、注意が必要です

有給休暇を前借させることは法律的に問題ありませんが、付与の基準日が他の従業員とずれてしまうため、注意が必要です。

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1. 有給休暇の前借りは制度として可能?

小銭を積んでいる写真

有給休暇の前借りとは、付与基準日に達する前に翌年分の有給休暇の付与を求めることです。そもそも、こういった有給休暇の前借りは制度として可能なのでしょうか。まずは、前借りの可否について見ていきましょう。

1-1. 有給休暇の前借りは違法ではないが、応じる義務はない

有給休暇の前借りを行うこと自体に問題はありませんが、自社内で特に有給休暇の前借制度がない場合、従業員からの要求に応じる義務はありません。

労働基準法第39条では、有給休暇について以下のように定めています。

「使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。」

「使用者は、一年六箇月以上継続勤務した労働者に対しては、雇入れの日から起算して六箇月を超えて継続勤務する日(以下「六箇月経過日」という。)から起算した継続勤務年数一年ごとに、前項の日数に、次の表の上欄に掲げる六箇月経過日から起算した継続勤務年数の区分に応じ同表の下欄に掲げる労働日を加算した有給休暇を与えなければならない。」
引用:e-Gov|労働基準法 

労働基準法は最低限の労働条件を定めた法律であるため、それを上回る条件を設けることに問題はありません。つまり、年次有給休暇は雇い入れから半年経過し、その出勤率が8割以上の場合に付与されますが、雇い入れから半年の経過を待たずに付与したとしても、労働基準法を上回る取り扱いであるため、違法ではないのです。

ただし、自社内に有給休暇の前借りが制度としてない場合、従業員から要求されても、それに応じる義務はありません。特に、前倒して有給休暇を付与した場合は基準日が他の従業員とずれてしまい、管理が煩雑になるといったデメリットもあるため、前借りさせるかは慎重に判断しましょう。

関連記事:有給休暇の労働基準法における定義|付与日数や取得義務化など法律を解説

2. 有給休暇の前借りを依頼されたときの対応

パソコンでデータ分析をしている様子

前項で紹介したとおり、有給休暇の前借りに応じる必要性はありません。しかし、従業員の事情を考慮して有給休暇の前借りに応じたいというときも、当然出てくるでしょう。ここからは、有給休暇の前借りを依頼されたときの対応について2つ紹介します。

2-1. 法定有給休暇以外の休暇(特別有給)を前借りさせる

前項で言及した有給休暇についての条文は、あくまで労働基準法で付与が義務付けられている「年次有給休暇」についての規定です。そのため、法の範囲が及ぶのは年次有給休暇のみとなります。

企業のなかには、「バースデー休暇」や「リフレッシュ休暇」などといった独自の有給休暇を設定しているところもあるでしょう。こういった法で定められた日数以上の有給休暇を「特別有給」といい、労働基準法の効力は受けません。

そのため特別有給を与えている企業であれば、前借りに対応することが可能です。なお特別有給を与える場合は、事前に就業規則で特別有給について規定し、相当する場合に限って有給を付与できることを周知しておかなくてはいけません。就業規則に規定していない場合はこの対応ができませんので、十分に注意しましょう。

2-2. 有給休暇の分割付与を行なう

有給休暇の分割付与とは、入社初年度の有給休暇について付与基準日よりも前に一部を分割して付与し、付与基準日に残りの日数を付与する制度のことです。

たとえば「4月1日入社の新入社員に対して4月時点で有給休暇を5日付与し、付与基準日の10月1日に残りの5日間の有給休暇を付与する」というケースが、分割付与にあたります。

分割付与については法律で規定されているわけではなく、行政通達(平成6年1月4日基発第1号)で可能であることが言及されています*。

ただし分割付与した場合は、翌年以降の付与基準日が前倒しで有給休暇を付与した日付になります。たとえば、4月1日に入社した新入社員の本来の付与基準日が10月1日で、5月1日に分割付与をした場合、翌年の付与基準日が5月1日になるということなのです。

分割付与であれば有給休暇を前倒して付与できますが、後々管理しにくくなる危険性があるため注意が必要です。特に有休の分割付与は企業によってルールが様々であるため、自社の運用が法的に問題ないか不安になる方もいらっしゃるでしょう。

当サイトでは、そのような方に向け、労働基準法に照らし合わせた正しい有休付与ルールについてまとめた資料を無料で配布しておりますので、自社の有給休暇の付与ルールが法律的に問題ないか確認したい方はこちらから資料ダウンロードページをご覧ください。

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参考:厚生労働省|労働基準法の一部改正の施行について

2-3. 試用期間中の新入社員に有給休暇の前借りを依頼された場合

前章で紹介したように、新入社員に有給休暇を先取り(前借り)で付与したい場合、有給休暇の分割付与で対応する企業もありますが、基本的には入社6か月に満たない新入社員に有給休暇を付与する義務は企業側にはありません。

また、新入社員が分割して前倒しに付与した有給休暇を取得した場合、「先に付与した日を基準日として次年度より扱う」ことが必要になるため、有給を前倒して取得した社員のみ、他の社員と基準日が異なり、企業側は有給の残日数を管理することが困難になります。

そのため、先で示したように既に就業規則として明記している範囲で、特別有給を付与する形で有給を前借りさせるのが良いでしょう。

関連記事:有給休暇義務化における「基準日」とは?従業員管理の重要性を解説

3. 有給休暇の前借りに関するトラブルと対策

3本指を出している男性

有給休暇は基本的に前借りできませんが、特別有給もしくは分割付与の制度を利用すれば、従業員の希望に沿うことが可能です。

しかし、むやみやたらにこういった制度を活用することはおすすめしません。なぜなら、トラブルに発展するリスクが高いためです。最後に、有給休暇の前借りに関するトラブルと対策法について見ていきましょう。

3-1. 有給休暇を前借りした従業員が辞めてしまうトラブル

もっとも懸念されるのが、有給休暇を前借りした従業員が付与基準日前に退社してしまうトラブルです。たとえば、4月1日に入社した本来の付与基準日が10月1日の社員に対して、有給休暇の前借りで5月1日に有給休暇を与えたとしましょう。

この社員が8月1日に会社を退職した場合、付与基準日前に会社を退職することになるため、本来であれば支払った給与を返還してもらう手続きを行ないたいところですが、この手続は法律上あまり好ましくありません。そのため、「本来は欠勤になるはずだった日に対して特別有給を与えた」という処理を行なわなくてはいけないのです。

企業にとっての損失となるので、よほどのことがない限りは有給休暇の前借りに応じないことが大切です。

3-2. 希望者が殺到して管理が複雑になるトラブル

どのような手法を用いたにせよ、一度有給休暇の前借りを認めてしまえば、希望者が殺到してしまうことが考えられます。そうなると「どの従業員が何日前借りしている」「この従業員は付与基準日がここに移動した」といった情報をすべて管理しなくてはいけなくなり、企業の管理負担が大幅に増加してしまいます。

最悪の場合、有給休暇を適切に管理できずに従業員からの信頼を大きく低下させてしまう可能性もあります。どうしても有給休暇の前借りを制度として導入したいときは、勤怠管理システムの導入などで適切な管理ができる環境を整えることが大切です。

4. 有給休暇の前借りはトラブルの原因になりやすいため注意

車とキャリーバックとパスポートの写真

有給休暇の前借りは特別休暇や分割付与を活用することで、付与基準日前の従業員に有給休暇を与えることが可能です。

どうしても付与基準日よりも前に有給休暇を利用したいという従業員がいるときは、ぜひ活用してみてください。ただし、通常とは異なるスケジュールで有給休暇を与えてしまうと、その従業員が基準日前に辞めてしまったり管理が複雑になったりする危険性があります。

できるだけイレギュラーな有給休暇の付与は避け、勤怠管理システムを導入するなどして、正しく有給休暇を管理していきましょう。

関連記事:年次有給休暇とは?付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

有給休暇の前借は可能ですが、注意が必要です

有給休暇を前借させることは法律的に問題ありませんが、付与の基準日が他の従業員とずれてしまうため、注意が必要です。

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