有給休暇義務化における「基準日」とは?従業員管理の重要性を解説 | jinjerBlog

有給休暇義務化における「基準日」とは?従業員管理の重要性を解説

2019年4月、改正労働基準法が施行されました。働き方改革関連法にもとづいて、労働時間の上限規定や有給休暇の取得推進などが盛り込まれていることが大きなポイントです。

有給休暇の取得推進については、企業は各従業員に対して「基準日」を設定し、一定の有給休暇を消化させることが重要です。

本記事では、基準日の意味や取り決め方、管理上の注意点などを紹介します。

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働き方改革が始まり、「有給休暇の日数管理や従業員からの有休残日数の問い合わせ工数の削減を法対応しながら実現したい・・・」というお問い合わせを多くいただくようになりました。

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1. 有給休暇の取得義務化における「基準日」とは

改正労働基準法により、年10日以上有給休暇が付与される従業員に対して、最低5日の有給休暇を消化させることが、すべての企業に義務づけられました。

年10日以上の有給休暇を付与した日が「基準日」であり、その日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる必要があります。

たとえば、2020年4月1日に入社した正社員の場合、6ヶ月後の10月1日に10日間の有給休暇が付与されます。

10月1日にこの従業員の基準日となり、企業側は2021年9月30日までに5日以上の有給休暇を消化させなければなりません。

1-1. 従業員が自主的に5日以上取得している場合は企業側から働きかける必要はない

従業員が自分で5日以上の有給休暇を取得する場合は、さらに取得するよう企業側から働きかける必要はありません。

また、無理やり多くの有給休暇を取得させることもできないので、気をつけましょう。

1-2. 有給休暇を取得するタイミングは従業員の希望に合わせる

有給休暇の取得義務化では、労働基準法第39条の7で使用者が「時季を指定して」取得させるように定められています。

ただし、企業側が勝手に日付を決めることはできず、まずは、従業員に有給休暇を取得したい日を聞き、できる限りその日に有給をとらせるようにしなくてはなりません。

そのうえで、どうしても業務に支障が出る場合は時季を変更して取得してもらうことが可能です。これは一般的に「時季変更権」といわれますが、時季変更をするにはあらかじめ就業規則に記載する必要があります。

関連記事:年次有給休暇とは?付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

2. 有給の基準日を変更することは可能!3つのパターンを紹介

基本的には入社後6ヶ月の時点で年10日の有給休暇が付与されるため、その日を基準日とするケースが多いですが、福利厚生や有給休暇の管理を簡易にするため、有給休暇の基準日を変更することが可能です。

ただし、年次有給休暇の基準日を変更する際は、本来の基準日よりも前倒して付与しなくてはなりません。これは、従業員にとって不利益な取り扱いとならないようにするためです。

それでは、具体的に基準日を変更するケースを3つご紹介します。

2-1. 入社してすぐに有給休暇を付与するケース

病気などの事情ですぐに有給休暇が必要になる場合もあるため、入社した時点で有給休暇を付与するケースがあります。

入社時に有給休暇を一部、もしくは全て付与した場合の基準日は、最初に有給休暇を付与した日となるため、中止ましょう。

たとえば、2020年4月1日の入社時点で10日間の有給休暇を付与した場合は、その日が基準日となり、翌年3月31日までの1年間で5日の有給休暇を取得させる必要があります。

2-2. 10日間の有給休暇を分割して付与するケース

入社後6ヶ月時点で与えるべき10日間の有給休暇を分割して付与する企業もあります。

たとえば、入社してすぐ2020年4月1日に5日間を付与し、さらに本来の基準日である10月1日に5日間の有給休暇を付与するケースなどです。

有給を分割付与する際に注意しておきたいことは、「残りの有給を付与する日」「取得義務のある期間」「2年目以降の基準日」の3つです。

まず、有給を分割付与した際は、本来の基準日までに残りの有給を付与しなくてはなりません。

例えば、2019年4月1日に入社した従業員に、入社時点で5日の有給を付与した場合、残り5日分の有給は本来の基準日である2019年10月1日までに付与しなくてはなりません。

この際、有給を5日取得させなければならない期間は、有給付与日数が10日に達した日から1年後になります。ただし、残りの有給を付与するまでに取得した日数は、取得義務のある5日から差し引いて問題ありません。

また、有給を分割付与した場合、2年目以降に有給を付与するのは初回に付与した日から1年以内になります。先に挙げた例を用いると、2019年4月1日に初回の付与を行っているため、2年目の付与(=基準日)は2020年4月1日までに設定しなければなりません。

2-3. 2年目の有給休暇を前倒して付与し、基準日を統一するケース

中途入社が多い企業などでは、管理が煩雑になることを避けるため、1年目の付与を行った後は会社全体で基準日をを統一することもあるでしょう。

基準日を統一する際に注意しておきたいことは、本来の基準日よりも前倒して新しい基準日を設けなくてはならないことと、有給取得の義務に重複がある期間の取り扱いを決めておくことです。

例えば、2019年6月15日に入社し、1回目の付与を原則通り2019年12月15日に行った後、基準日を全社で統一する場合は、新たな基準日を2020年12月15日よりも前に設定しなくてはなりません。

また、この際、1回目の付与は2019年12月15日に行っているため、この日から1年以内に有給を5日を取得させなければなりませんが、2回目の付与日を2020年10月1日など本来の基準日よりも前に設定しているため、1回目と2回目に付与された有給をそれぞれ5日取得させなければならない期間に重複(ダブルトラック)が生まれます。このとき、どちらの日数からどのように消化していくのかなど、確実に5日を取得させるためのルールを作り、有給の基準日統一に関して就業規則に記載しておくことが必要になります。

なお、ダブルトラックの間にどのように有給を取得すればよいかは、1回目の基準日2019年12月15日から、2回目の基準日の1年後2021年9月30日までの21.5ヵ月間に、9日(21.5ヵ月÷12ヵ月×5日)の有給休暇を取得させることも可能です。

3. 有給休暇の「基準日」を管理する際の5つの注意点

企業側は有給休暇の基準日をしっかりと管理しておく必要があります。

基準日を忘れたり、有給休暇の取得促進を怠ったりすると、最悪の場合、罰金が課されることがあるので注意しましょう。ここでは、基準日を管理する際の5つの注意点を紹介します。

3-1. 基準日は従業員ごとに異なる

中途入社した社員も同じく、原則として雇い入れ日から6ヶ月後が基準日となるなるため、有給休暇の基準日が従業員ごとに異なることになり、注意が必要です。たとえば、4月1日に入社した従業員の基準日と、5月15日に中途入社した従業員の基準日は、それぞれ10月1日と11月15日となり、異なります。

次に紹介するように、従業員ごとの管理簿を作成して、それぞれの基準日を把握しましょう。

3-2. 基準日を記載した有給休暇管理簿を作成し3年間保管する

企業は、従業員ごとに有給休暇を管理する書類を作成して、3年間保管する必要があります。この書類に記載する必要がある内容は、基準日・取得日数・取得日の3つです。

有給休暇管理簿は個別で作成するほか、従業員名簿に追記する形で作成する方法もあります。また、求められた際に出力できる状態であれば、紙ではなくデータで管理することは問題ありません。

関連記事:年次有給休暇義務化にともなう管理簿とは?作成方法と保存期間を解説

3-3. アルバイトやパート従業員の基準日も正社員と同じ

パート・アルバイトであっても、正社員と同じく雇い入れから6ヶ月が経過し、その出勤率が8割以上であれば年次有給休暇を付与しなくてはなりません。したがって、パート・アルバイトの有給休暇の基準日も管理する必要があります。

ただし、週の所定労働日数が4日以下、かつ週の所定労働時間が30時間未満の労働者に付与する日数は、正社員の場合と異なるため、注意ましょう。パート・アルバイトなどフルタイムでない従業員に付与される有給休暇の日数は以下の通りです。

パート・アルバイトに付与する年次有給休暇の日数一覧表

上記の表の通り、週4日勤務で3.5年以上継続して働いているアルバイトや、週3日勤務で5.5年以上継続して働いているアルバイトには、年10日以上の有給休暇が付与されるため、基準日を管理して1年間で5日以上の有給休暇を消化させる必要があります。

関連記事:パート・アルバイトにも有給休暇はある!付与日数や発生条件について解説

3-4. 有給休暇に関する内容は就業規則へ記載する必要がある

休暇についての規定は、会社の就業規則へ記載しなければなりません。

対象となる従業員には年5日の有給休暇を取得させることや、取得の時季は従業員の希望を尊重することなどを記載しましょう。

また、有給休暇について、以下の取り扱いをしたい場合は就業規則に記載しておきましょう。

・時季変更
・計画年休(労使協定も必要)
・基準日の変更、統一
・半日単位の有給の取得

・時間単位の有給の取得(労使協定も必要)

関連記事:有給休暇の義務化で就業規則を変更する場合に注意すべき2つのポイント

3-5. 基準日を適切に管理しないと企業側に罰則が科される

有休を付与した基準日から1年以内に年5日の有給休暇を与えなかった場合や、有給休暇に関する規定を就業規則に記載しなかった場合は、30万円以下の罰金が科されます。

「有休の取得が義務化されたのは知っていたが、特に社内でルールを設けていなかった」という方は、自社の有休管管理が法改正と照らし合わせて問題がないか確認しておきましょう。

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4. 有給休暇の「基準日」管理を楽にする2つの方法

有給休暇の基準日を適切に管理するため、以下2つのポイントを参考にしてください。

4-1. 従業員全員の基準日を統一しておく

従業員全員の基準日を統一しておくことは、有休管理のポイントの一つです。多くの従業員が在籍する大企業や、中途入社が多く従業員ごとに入社日が異なる企業においては、それぞれの基準日を管理するのが難しいでしょう。

そのため、統一した基準日を自社で設定しておくことで、より簡単に管理することができ、有給休暇の付与忘れを防ぐことができます。

4-2. 基準日に有給休暇取得の計画表を作成する

上司や同僚に気を使って自由に有給休暇を取得できない状況もあるでしょう。基準日に有給休暇の取得予定表を作成しておくことで、基準日を管理しやすいだけではなく、有給休暇の取得忘れ防止や、取得しやすい環境づくりにつながります。

5. 有給休暇の取得推進は企業の義務!基準日はしっかりと管理しよう

今回は、有給休暇の取得義務化における基準日の決め方や管理ポイントを紹介しました。

適度な有給の取得は労働者のリフレッシュにつながり、結果として企業全体の生産性アップも期待できます。

それぞれの労働者の基準日をしっかりと管理し、有給の取得推進を図っていきましょう。

関連記事:【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

年次有給休暇の管理工数をゼロにしたい
人事担当者様へ

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年次有給休暇を紙で管理している場合、従業員ごとの付与日数や残日数を算出するのにも一苦労です。

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