年次有給休暇義務化にともなう管理簿とは?作成方法と保存期間を解説 | jinjerBlog

年次有給休暇義務化にともなう管理簿とは?作成方法と保存期間を解説

タブレットで従業員の稼働状況を見ている様子

働き方改革の一環として、有給休暇を取得させることが企業の義務となりました。

以前であれば有給休暇を取得するのは従業員の決定に任されていたものが、今度は使用者の義務と規定されたのです。

企業は、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対しては、基準日から1年以内に最低でも年間5日間以上の有給休暇を取得させなければなりません。

その有給休暇の取得状況を把握するために用いられるのが年次有給休暇管理簿です。

では年次有給休暇管理簿の作り方や保存期間などのルールについて見ていきましょう。

関連記事:年次有給休暇とは?付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

法改正に対応しながら有給休暇の管理工数削減

働き方改革が始まり、「有給休暇の日数管理や従業員からの有休残日数の問い合わせ対応の工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用術と勤怠管理システムです。

有休を紙で管理している方には、無料で使えるExcelでの管理をおすすめしています。この資料には、関数を組んだExcelを付録しています。

また、Excelで管理している方には、勤怠管理システムをおすすめしています。どのような操作画面なのかをご紹介します。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「3分でわかる有休管理の工数削減方法」をご参考にください。


1. 年次有給休暇管理簿とは?

タブレットでデータ管理をする人

年次有給休暇管理簿とは、従業員一人ひとりの有給休暇の取得状況を記録する帳簿のことをいいます。

働き方改革関連法の施行前は、多くの企業が従業員の有給休暇取得状況を有給休暇の残日数で管理していました。

従業員があとどのくらい有給休暇を取得できるか分かればよかったのですが、今後は企業が従業員の有給休暇の残日数はもちろん、有給休暇取得状況を把握することが求められます。

その背景には、2019年に施行された働き方改革関連法にて、有給休暇の取得義務が規定されたことがあります。もし就業規則に記載せずに時季指定の権利を行使した場合、労働基準法第89条の規定に違反し、1件につき30万円以下の罰金が科されます。年5日以上の有休取得は、このような決まりを厳守したうえでおこなわなければなりません。

当サイトでは、「有休の取得が義務化したことは知っていたが、自社のルールがきちんと対応しきれているか不安」という方に向け、有給休暇の年5日取得を含め、働き方改革に対応した勤怠管理対策について解説した資料をご用意いたしました。資料は無料で配布しておりますので、有休取得の義務化への対応に不安のある担当者様は、こちらよりダウンロードしてご確認ください。

関連記事:【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

2. 年次有給休暇管理簿の作成方法

出典:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説(厚生労働省)

年次有給休暇管理簿は従業員も雇用主も有給休暇の取得状況を把握するうえで非常に重要なものですが、必ず記載しなければならない項目が定められています。それが基準日・日数・時季の3つです。それぞれについて解説します。

2-1. 基準日

基準日とは、従業員に対して有給休暇を付与した日を指します。

有給休暇が発生する要件は雇用した日から起算して6ヶ月間連続勤務しており、その期間の全労働日の8割以上出勤することですが、有給休暇の権利が発生する入社から半年経過した日を基準日とする企業が多いようです。

雇用形態にかかわりなく、ある会社に在籍し始めた日が雇用した日となり、上記の条件が適用されます。こうした条件を考慮して、有給休暇を取得する権利を得た日が「基準日」となります。

それ以降は毎年基準日が更新され、年次有給休暇管理簿に記載されます。

基準日の変更などで基準日が二つ発生する場合は、二つ分を記入しておきます。

関連記事:有給休暇義務化における「基準日」とは?従業員管理の重要性を解説

2-2. 有給日数

基準日から1年以内に保有する日数を記載します。注意してきたいポイントは、「付与日数」ではなく、「保有日数」を記載しておくことです。

入社2年目以降は、前年度に使いきれなかった有給休暇の繰り越しが発生するため、その年に付与された日数ではなく、その従業員が保有している有給日数を記入する必要があります。有給の繰り越しの仕組みについては以下の記事で詳しく解説していますので、不安な方はぜひご覧ください。
有給休暇の繰越とは?その仕組みや最大保有日数を解説

なお、基準日が二つある場合は、一つ目の基準日から二つ目の基準日の1年後までに保有している有休日数を記載します。

2-3. 取得時季

年次有給休暇を取得した日付を記載しておきます。半日単位や時間単位の取得が可能な場合は、取得した時間数を記載しておくと良いでしょう。

3. 年次有給休暇管理簿の保存期間

カレンダーをめくる男性のイラスト

年次有給休暇管理簿の記載方法も非常に重要ですが、忘れてはならないのが年次有給休暇管理簿を一定期間保存しておかなければならないという点です。

働き方改革によって、有給休暇の取得状況を書面によって管理することが義務付けられたため、開示を求められた場合には速やかに提示できるようにしておくべきでしょう。

年次有給休暇管理簿は有給休暇を与えた期間中および該当期間満了後3年間保存しておかなければなりません。3年間保存していれば、その後は破棄できます。

年次有給休暇管理簿の保管はあくまで有給休暇を従業員に取得させなければならないことを企業に思い起こさせるものであって、年次有給休暇管理簿を保管すること自体が目的ではありません。

年次有給休暇管理簿を保管していないからといって罰則があるわけではありませんが、必ず年次有給休暇管理簿を作成して3年間は保存しておくようにしましょう。

3-1. 年次有給休暇を取得させなかった場合は…

年次有給休暇管理簿の保存に関しては罰則がないものの、年次有給休暇を年間5日間以上取得させなかった場合については罰則が規定されています。

年間5日間の有給休暇を取得させなかった雇用主には、30万円以下の罰金が科されることがあります。

さらに従業員が有給休暇を申請した場合に、雇用主の判断で有給休暇を取得させずにいると6ヶ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金となる恐れがあります。

このほかにも就業規則に雇用主が時季指定をして有給休暇を取得させることが記載されていない場合には、同様に30万円以下の罰金が科されることもあります。

罰金の金額自体はそれほど大きくはないですが、有給休暇を取得させない企業という悪い評判はなかなか消えないので、年次有給休暇管理簿でしっかり管理して年間5日間の有給休暇を取得させることは非常に重要といえます。

組織に不利益を与えないようにするためには、有給取得の義務化だけでなく、働き方改革において定められている事項を厳守しなければなりません。当サイトでは、有給取得をはじめ働き方改革による法改正の内容や、行うべき勤怠管理について解説した資料をご用意しています。自社の各対応が法律的に問題ないか確認したい方は、こちらからダウンロードページをご覧ください。

4. 年次有給休暇管理簿は紙の管理表にする?エクセルにする?

厚生労働省が年次有給休暇管理簿のExcelフォーマットを無料で公開しているため、エクセルや紙での管理をしたい場合は、こちらを活用すると良いでしょう。(フォーマットはこちら→「年次有給休暇取得管理台帳」)

しかし、従業員一人ひとりの有給管理簿をエクセルや手書きの表で管理することは、毎回記入する手間が発生するほか、義務化された有給休暇の年5日取得がしっかりと済んでいるか都度確認する必要があり、煩雑になりがちです。

そこでおすすめしたのが、勤怠管理システムによる有給休暇の管理です。年次有給休暇管理簿は勤怠情報や賃金台帳と一緒に管理しても良いとされているため、勤怠管理システムでの帳簿作成が可能です。

勤怠管理システムであれば、従業員が有給を取得した日を自動で記録してくれるほか、基準日や有給日数とあわせてcsvデータなどで従業員ごとに情報を出力してくれる機能もあるため、管理簿の作成がワンクリックで終わります。

さらに、勤怠管理システムでは有給休暇の年5日取得が済んでいない従業員とその管理者にアラートを出すこともできるため、管理簿の作成だけでなく有給休暇の確実な取得にも役立ちます。

5. 年次有給休暇管理簿の作成で健全な企業づくりを

疑問が解決して喜んでいる様子

年次有給休暇管理簿は、企業が従業員の心身の健康に配慮していることの表れの一つといえるでしょう。

企業イメージがさまざまな場面で大切となるため、年次有給休暇管理簿の作成と適切な管理によって企業イメージをさらに向上できるかもしれません。

人材不足が深刻となっている現在、優秀な人材を集めるためにも効果的です。

年次有給休暇管理簿の作成はある程度の手間がかかりますが、従業員の有給休暇の取得状況に気を配って健全な企業づくりに励んでいきましょう。

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有給休暇の未取得は罰金が科せられます
人事担当者様へ

年次有給休暇の法律違反は「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」
が科せられます。

しかし、人事担当者様のお仕事は有給休暇の管理だけではありませんので、業務の効率化や自動化によって、手間なく管理業務を実現することが鍵です。

今回は、Excelを工夫することで有給休暇の管理工数を削減するノウハウブックをご用意しましたので、有休管理に手間を感じている方は、ぜひご覧ください。

資料は無料でご覧いただけます。

この資料が人事担当者様の管理工数削減の一助となれば幸いでございます。

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